Jak napisać zgodę pracownika na monitoring? Pracodawca nie może prowadzić monitoringu wizyjnego bez wiedzy i zgody swoich pracowników. Wynika to między innymi z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Nie każdy wie bowiem, że dane osobowe to również wizerunek, utrwalony na nośniku pamięci.
Pracodawca ma więc obowiązek poinformować swoich pracowników o monitoringu w miejscu pracy, a także uzyskać ich zgodę na „przetwarzanie danych osobowych”.
Kiedy pracodawca ma prawo zainstalować monitoring w zakładzie pracy?
Monitoring w miejscu pracy nie zawsze jest rozwiązaniem uzasadnionym. Przepisy Kodeksu pracy jasno wskazują, kiedy pracodawca może zainstalować kamery w zakładzie pracy.
Zgodnie z treścią art. 22:
Oznacza to, że monitoring w miejscu pracy będzie uzasadniony, jeśli ma na celu:
- zapewnienie bezpieczeństwa,
- ochronę mienia,
- kontrolę produkcji,
- zachowanie w tajemnicy informacji poufnych.
Pracodawca musi poinformować pracowników o monitoringu
Informacja o monitoringu dla pracownika jest obowiązkowa, a mówią o tym przepisy Kodeksu pracy. Zgodnie z treścią art. 22(2):
§ 7. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
§ 8. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w § 6.
Z przepisów wynika, że informacja dla pracowników o monitoringu powinna zostać im przekazana najpóźniej na dwa tygodnie przed uruchomieniem kamer.
Poza tym, w dokumentach dostępnych dla pracowników powinna znaleźć się informacja o celu, zakresie i sposobie stosowania monitoringu w pracy. Te same informacje powinien przedstawić pracodawca osobom zatrudnionym w treści oświadczenia o monitoringu w pracy.
Instalację kamer w zakładzie pracy poprzedza zatem:
- Ustalenie celu, sposobu i zakresu monitoringu.
- Umieszczenie tych ustaleń w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu.
- Informacja dla pracowników o funkcjonowaniu monitoringu w zakładzie pracy – przedstawiona do podpisu (świadczy o zapoznaniu się z tymi informacjami)
- Rozmieszczenie na terenie zakładu pracy oznaczeń informujących o stosowaniu monitoringu.
Jak przygotować informację dla pracowników o monitoringu?
Oświadczenie o monitoringu w pracy – zgodnie z przepisami – powinno odnosić się do celu, zakresu i sposobu zastosowania formy monitoringu. W tym miejscu pracodawca może odnieść się do:
- chęci zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom,
- zapewnienia ochrony mienia,
- zagwarantowania zachowania w tajemnicy informacji, które mogłyby narazić go na szkodę,
- umożliwienia wykrywania zachowań szkodzących pracodawcy.
W treści takiego zawiadomienia należy określić, czy monitoring będzie obejmował zapis wizji, fonii czy wizji i fonii. Istotne jest również wskazanie, kto będzie miał dostęp do danych monitoringu, co ma związek z przepisami o ochronie danych osobowych.
Czy potrzebna jest zgoda pracowników na monitoring?
Wiele osób zastanawia się, czy zgoda pracownika na monitoring wizyjny jest niezbędna, aby pracodawca mógł zainstalować kamery zgodnie z prawem. Niektórzy obawiają się, że takie nagrania posłużą później wskazaniu uchybień w wykonywaniu obowiązków służbowych, a tym samym doprowadzą do odebrania im premii czy możliwości awansu, a nawet zwolnienia z pracy.
Warto wiedzieć więc, że formalnie zgoda na monitoring w pracy nie jest niezbędna. Pracodawca może zainstalować w zakładzie kamery bez zgody pracowników – wskazuje na to art. 22(2) Kodeksu pracy.
Poza tym wykazano, że takie działanie jest w pełni zgodne z RODO, o ile pracodawca dopełni wspomnianego obowiązku poinformowania pracowników o celu, zakresie i sposobie stosowania monitoringu. Oczywiście, nadal istotna będzie też intencja pracdawcy – musi to być chęć zapewnienia bezpieczeństwa w firmie lub ochrona jej mienia.
Pracodawca przed zainstalowaniem kamer ma obowiązek poinformować pracowników o swoich zamiarach, a dla własnego bezpieczeństwa powinien udzielić takiej informacji na piśmie i na nim uzyskać podpis każdej osoby zatrudnionej.
Co, jeśli pracownicy zechcą sprzeciwić się instalacji kamer w miejscu pracy? np. monitoring pomieszczeń sanitarnych? W takim przypadku musieliby podważyć zasadność przesłanek, jakimi kierował się ich pracodawca, podejmując decyzję o wdrożeniu monitoringu i ogólne stosowanie monitoringu wizyjnego.
Nikogo nie dziwi obecność kamer na hali produkcyjnej czy w magazynie – mają one zabezpieczać produkcję i towar przed uszkodzeniem czy kradzieżą. Czy takie same motywy będą zasadne w biurze?
Okazuje się, że w większości przypadków monitoring wizyjny będzie zasadny nawet w takim miejscu pracy. Może służyć między innymi ochronie przewagi technologicznej czy zabezpieczeniu dokumentów przed kradzieżą.
Warto podkreślić również, że pracownicy nadzorowani przez kamery są chronieni przed nadużyciami ze strony pracodawcy, ponieważ ten nie może używać nagrań z monitoringu do kontrolowania zachowań pracowników czy ich efektywności.
Co więcej, nie może nawet tworzyć na tej podstawie ewidencji czasu pracy, zatem jego możliwości korzystania z nagrań są mocno ograniczone.
