Jak napisać wypowiedzenie usług księgowych? Prowadząc firmę, wiele osób decyduje się dzisiaj na korzystanie z usług innych przedsiębiorstw, w tym przede wszystkim z usług księgowych. Takie rozwiązanie ma wiele zalet, ale nie każde biuro rachunkowe oferuje równie wysoką jakość obsługi, dlatego czasami konieczne okazuje się wypowiedzenie umowy księgowej. Jak zakończyć współpracę z biurem rachunkowym?
Umowa z biurem rachunkowym
Firma rozpoczynająca współpracę z biurem rachunkowym zawiera z księgową tak zwaną umowę o świadczenie usług księgowych, a także umowę o powierzenie danych osobowych (wymagania GIODO). Co więcej, przedsiębiorca udziela księgowym pełnomocnictwa do składania zeznań podatkowych w jego imieniu.
Umowa z biurem rachunkowym określa nie tylko strony takiej współpracy, ale również ich prawa i obowiązki. W jej treści muszą znaleźć się także takie informacje jak:
- czas trwania umowy,
- okres wypowiedzenia,
- warunki wypowiedzenia umowy,
- konsekwencje wypowiedzenia umowy,
Dobra umowa z biurem rachunkowym powinna chronić interesy obu stron, w tym zwłaszcza klienta. To na podstawie jej zapisów można wypowiedzieć współpracę księgowej w ramach outsourcingu.
Warunki wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym
Możliwość i zasady wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym określa sama umowa. Jeśli przedsiębiorca chce zakończyć taką współpracę, powinien dokładnie zapoznać się z treścią dokumentu, ponieważ warunki świadczenia usług strony mogą ustalać między sobą w sposób dowolny.
Istnieje szansa, że wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym nie będzie rodziło żadnych konsekwencji dla klienta i nastąpi w trybie natychmiastowym. Znacznie częściej jednak umowa dopuszcza takie rozwiązanie tylko w przypadku niewykonania obowiązków przez jedną ze stron.
Jeśli w treści umowy nie ma informacji na temat możliwości natychmiastowego zakończenia współpracy, zastosowanie znajdują przepisy ogólne. Umowę zawartą na czas nieokreślony można wypowiedzieć więc z zachowaniem okresu wypowiedzenia, który wynosi zwykle maksymalnie 3 miesiące, ze skutkiem na koniec miesiąca. Dokładną długość okresów wypowiedzenia wyznaczają przepisy Kodeksu cywilnego, w brzmieniu:
Przepisy te obowiązują wtedy, kiedy w umowie nie ma wzmianki na temat ustalonych przez strony okresów wypowiedzenia.
Co jest ważne przy rozwiązywaniu umowy z biurem rachunkowym?
Wypowiedzenie umowy księgowej nie jest prostym zadaniem, ponieważ biuro rachunkowe zajmuje się bardzo ważnymi sprawami firmy. Decydując się na zakończenie współpracy, warto sprawdzić, jak zapisy umowy odnoszą się do tematu przekazania klientowi dokumentacji księgowej.
Jeśli dokumentacja jest prowadzona w formie elektronicznej, biuro ma obowiązek przechowywać ją zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Księgowy nie powinien uzależniać zwrotu takiej dokumentacji od kwestii finansowych rozliczeń z klientem.
Duże znaczenie ma także zapis dotyczący zachowania poufności danych i przechowywania informacji zgodnie z przepisami RODO. Po zakończeniu współpracy księgowy powinien być zobowiązany do zachowania tajemnicy i nieudostępniania informacji na temat klienta osobom trzecim.
Takie zasady można wprowadzić również za pomocą aneksu przy wypowiadaniu umowy.
Jak wypowiedzieć umowę usług księgowych?
Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym wymaga złożenia pisemnego wypowiedzenia. Stosowny dokument można przygotować w oparciu o wzór wypowiedzenia usług księgowych i przekazać drugiej stronie.
Warto pamiętać, że umowa nie ulegnie rozwiązaniu od razu, lecz z opóźnieniem nawet 3-miesięcznym (okres wypowiedzenia).
Wypowiedzenie usług księgowych musi uwzględniać co najmniej:
- datę i miejsce sporządzenia,
- dane klienta – przedsiębiorstwa wypowiadającego umowę,
- dane biura rachunkowego,
- oświadczenie o wypowiedzeniu umowy,
- oznaczenie umowy, która jest wypowiadana (numer),
- określenie okresu wypowiedzenia, przewidywanej daty zakończenia współpracy,
- żądanie zwrotu dokumentów,
- podpis osoby upoważnionej.
Jakie dokumenty musi zwrócić klientowi biuro rachunkowe?
W wypowiedzeniu umowy z biurem rachunkowym warto zawrzeć zwrot wyrażający żądanie zwrotu dokumentów firmy, mimo iż jest to obowiązkiem księgowych. Po dokumentację nie trzeba udawać się osobiście.
Można zamówić w tym celu kuriera lub poprosić biuro księgowe o nadanie dokumentów pocztą. Konieczne jest jednak sporządzenie przy tym protokołu z listą przekazanych dokumentów.
Gdyby któregoś z nich brakowało, należy jak najszybciej wezwać biuro do uzupełnienia braków.
Biuro rachunkowe musi zwrócić klientowi przede wszystkim:
- deklaracje ZUS,
- ewidencję środków trwałych,
- ewidencję faktur,
- rejestr VAT,
- ewidencję przebiegu pojazdów,
- ewidencję wartości niematerialnych i prawnych,
- ewidencję wyposażenia,
- księgi podatkowe,
- dokumenty kadrowo-płacowe,
- umowy,
- potwierdzenia zapłaty,
- wyciągi bankowe.
Po odebraniu dokumentacji firma powinna przechowywać ją przez okres co najmniej 5 lat w formie papierowej. Jest to czas, w trakcie którego dokumenty mogą zostać skontrolowane przez Urząd Skarbowy, Inspekcję Pracy lub ZUS.
Odzyskanie i samodzielne przechowywanie dokumentacji to nie jedyne formalności, jakie czekają przedsiębiorcę po wypowiedzeniu umowy z biurem księgowym.
Konieczne jest także odwołanie udzielonego pełnomocnictwa w Urzędzie Skarbowym oraz zaktualizowanie zmian w CEIDG. Firma powinna dopełnić tego obowiązku w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania umowy.
Podobne wzory pism:
