Wzór protokołu z zebrania wspólnoty mieszkaniowej

Protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej nie jest sporządzany obowiązkowo, lecz w ramach dobrej praktyki – dla celów dowodowych. Dokument powinien określać między innymi czas oraz miejsce zebrania, a także porządek obrad i wyniki głosowania nad uchwałami.  

Jakie elementy musi zawierać protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej?

Zgodnie z przepisami, wspólnota mieszkaniowa musi zorganizować zebranie członków wspólnoty przynajmniej raz w roku w pierwszym kwartale. Takie zebranie można udokumentować z pomocą naszego wzoru protokołu z zebrania wspólnoty mieszkaniowej.

Druk zawiera między innymi opis porządku obrad, czy informacje o przebiegu posiedzenia, w tym omówienie wniosków i uchwał. Załącznikiem do druku powinna być lista obecności członków wspólnoty. Przykładowy protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej zwykle jest jednak o wiele dokładniejszy i ujmuje:

• otwarcie zebrania,
• stwierdzenie prawidłowości zwołania zebrania,
• określenie liczby obecnych członków wspólnoty i ich udziałów,
• wskazanie, czy zebranie może podejmować wiążące uchwały,
• określenie trybu zbierania głosów,
• wskazanie przewodniczącego i sposobu jego wybrania,
• wskazanie protokolanta,
• przebieg dyskusji nad uchwałami,
• wyniki głosowania,
• wolne wnioski członków wspólnoty.

Jaki jest cel przygotowania protokołu z zebrania wspólnoty?

Druk przykładowego protokołu z zebrania wspólnoty można wykorzystać przede wszystkim po to, aby przekazać dokument osobom nieobecnym na zebraniu. Pismo pełni bowiem rolę dowodową. Stanowi formę opisu zebrania z uwzględnieniem najważniejszych decyzji, jakie członkowie wspólnoty podjęli w ramach głosowania nad uchwałami.

Protokół nie zawiera jednak treści uchwał – te mogą stanowić załącznik do dokumentu. Sam protokół ma być bowiem zwięzły i rzeczowy. Jeśli uchwały podejmowane podczas zebrania wywołują skutki prawne, zebranie członków wspólnoty mieszkaniowej powinno być protokołowane przez notariusza.