Jak napisać wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym? Zawarcie umowy z biurem rachunkowym to dla przedsiębiorców bardzo wygodne rozwiązanie. Profesjonalni księgowi przejmują wtedy bardzo odpowiedzialne zadania, a osoba prowadząca firmę może skupić się na innych czynnościach. Czasem przedsiębiorca chce zmienić jednak wybrane biuro rachunkowe lub całkowicie z niego zrezygnować, a wtedy konieczne staje się wypowiedzenie umowy dotychczasowemu usługodawcy.
Umowa z biurem rachunkowym
Przy zakończeniu współpracy z biurem rachunkowym najważniejszym dokumentem będzie zawarta wcześniej umowa o świadczenie usług. To ona określa bowiem między innymi prawa i obowiązki stron, a także obowiązujące okresy wypowiedzenia czy kary umowne.
Umowa z biurem rachunkowym może zostać zawarta na czas określony lub nieokreślony. Powinna ustalać zasady przekazywania dokumentacji księgowej, a także sposób jej przechowywania. Co ważne, gdy biuro prowadzi za firmę dokumentację w formie elektronicznej, powinno przechowywać ją i przekazać klientowi w obu formach – papierowej i elektronicznej.
Ponadto umowa z księgową odnosi się też do kwestii RODO i poufności danych. Powinna zobowiązywać biuro księgowe do zachowania poufności również po zakończeniu współpracy, co oznacza, że nie może udostępniać danych przedsiębiorstwa osobom trzecim.
Zasady wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym odbywa się na zasadach określonych w samej umowie, ponieważ przedsiębiorcy mają prawo w dowolny sposób ustalać zasady swojej współpracy. Najważniejszy zapis w takim przypadku dotyczył będzie trybu wypowiedzenia umowy – ze skutkiem natychmiastowym lub z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
Z reguły wypowiedzenie usług księgowych w trybie natychmiastowym możliwe jest tylko wtedy, kiedy jedna ze stron wykonuje swoje obowiązki nienależycie lub uchyla się od wykonywania swoich obowiązków.
Jeśli jednak rozwiązanie umowy ma na celu rozpoczęcie współpracy z inną firmą, taki tryb zakończenia współpracy nie znajdzie zastosowania. Przedsiębiorca będzie mógł natomiast wypowiedzieć umowę księgowej za wypowiedzeniem.
Okres wypowiedzenia określają przepisy Kodeksu cywilnego, ale pierwszeństwo nad nimi mają zapisy samej umowy. Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym może nastąpić zatem w ciągu jednego, dwóch lub maksymalnie trzech miesięcy. Z reguły okres wypowiedzenia uzależniony jest od okresu trwania umowy – im dłuższy okres trwania umowy, tym dłuższy okres wypowiedzenia.
Zgodnie z treścią art. 764 Kodeksu cywilnego:
Ważną zasadą jest też konieczność wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym na piśmie. W świetle prawa tylko pisemne wypowiedzenie umowy będzie skuteczne, dlatego do przygotowania stosownego dokumentu warto wykorzystać gotowy do wypełnienia wzór wypowiedzenia usług księgowych.
Jak napisać wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym?
Wzór wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym znacząco ułatwia przygotowanie stosownego pisma w tej sprawie. Po wypełnieniu go odpowiednimi danymi i podpisaniu dokument wystarczy dostarczyć księgowej pocztą lub osobiście, uzyskując przy tym potwierdzenie odbioru.
Wypowiedzenie umowy księgowej zawsze powinno zawierać takie elementy jak:
- data i miejsce sporządzenia,
- dane przedsiębiorcy,
- dane biura rachunkowego,
- dane wypowiadanej umowy – numer, data,
- oświadczenie o wypowiedzeniu umowy,
- datę zakończenia współpracy, czyli oznaczenie okresu wypowiedzenia,
- żądanie zwrotu dokumentacji firmowej,
- podpis.
Warto pamiętać, że wzór wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym można wykorzystać w różnych sytuacjach, nie tylko zmieniając usługodawcę na innego, ale również:
- w celu samodzielnego prowadzenia księgowości,
- w przypadku zakończenia/zawieszenia działalności firmy,
- w celu zatrudnienia własnej księgowej,
- w przypadku niezadowolenia z poziomu świadczonych usług.
Jakie dokumenty musi przekazać przedsiębiorcy biuro rachunkowe?
Jak zostało wspomniane, po zakończeniu współpracy biuro rachunkowe powinno przekazać firmie całą jej dokumentację. Przedsiębiorca nie musi osobiście udawać się po dokumenty – może poprosić o nadanie ich pocztą lub samodzielnie zamówić kuriera.
Ważne, aby przy przekazaniu dokumentacji sporządzony został protokół z listą wszystkich dokumentów. Na takiej liście widnieją przede wszystkim:
- zebrane umowy,
- faktury i rachunki,
- księgi podatkowe,
- potwierdzenia zapłaty należności,
- wyciągi bankowe,
- deklaracje ZUS,
- rejestry VAT,
- ewidencje środków trwałych, wyposażenia,
- dokumenty kadrowo-płacowe.
Jakich formalności należy dopełnić po rozwiązaniu umowy z biurem rachunkowym?
Zawierając umowę z biurem rachunkowym, przedsiębiorca udziela księgowym pełnomocnictwa, dzięki któremu pracownicy biura mogą reprezentować firmę przed urzędami, na przykład przed ZUS-em czy Urzędem Skarbowym.
Po zakończeniu takiej współpracy upoważnienie to należy odwołać. Konieczne jest także wprowadzenie odpowiednich zmian w CEIDG.
Poza tym, jeśli przedsiębiorca wypowiada umowę, ale nie kończy działalności, powinien pomyśleć również o znalezieniu innego biura rachunkowego lub samodzielnej księgowej. Co ważne, umowę z wybranym biurem może podpisać jeszcze w trakcie trwania umowy z poprzednim usługodawcą – podczas obowiązującego okresu wypowiedzenia.
W taki sposób zadba o zachowanie ciągłości prowadzenia swoich ksiąg podatkowych. Bardzo ważne będzie jednak dopilnowanie sprawnego przekazania dokumentów nowym księgowym.
