Wynajem mieszkania dla firmy może być wynajem na cele prowadzenia działalności gospodarczej lub na cele mieszkaniowe. W obu przypadkach stronami umowy będą: osoba fizyczna (właściciel lokalu) oraz osoba prawna (firma). Oba stosunki prawne mają jednak zupełnie inny charakter. Czym jest wynajem mieszkania dla firmy na cele mieszkaniowe, a czym na cele użytkowe? i jak sporządzić prawidłową umowę najmu?
Wynajem mieszkania dla firmy na cele użytkowe
Wynajem mieszkań dla firm to najczęściej wynajem lokali na cele użytkowe, czyli na cele prowadzenia działalności gospodarczej. W takim mieszkaniu firma może prowadzić swoją działalność gospodarczą, która z reguły sprowadza się do stworzenia w lokalu biura obsługi klienta, pomieszczeń socjalnych, sekretariatu, sali konferencyjnej czy gabinetu prezesa.
Ponieważ wynajmowane pomieszczenia nie służą celom mieszkaniowym, taki najem nie podlega przepisom, które regulują relacje na linii wynajmujący-lokator. Najważniejszą cechą tego typu stosunku najmu jest fakt, że nie stosuje się do niego przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów.
Oznacza to, że wynajmujący nie jest ograniczony w zakresie podwyższania czynszu czy wypowiadania umowy najmu. Łatwiej może pozbyć się niechcianych lokatorów lub zmieniać warunki wynajmu.
Jeśli z firmą zawierana jest umowa najmu na cele użytkowe, dokument powinien określać, czyim zadaniem jest dostosowanie lokalu do potrzeb prowadzonej w nim działalności gospodarczej.
Umowa musi określać także kwestie odpowiedzialności za ewentualne uchybienia i zabezpieczać właściciela nieruchomości przed nieuczciwym zachowaniem najemcy. Zwykle dokument zobowiązuje najemcę do pokrycia szkód, które powstały w związku z użytkowaniem wynajmowanych pomieszczeń.
Czy z firmą można zawrzeć umowę najmu okolicznościowego lub instytucjonalnego?
Umowa najmu mieszkania dla firmy na cele użytkowe może przyjmować jedynie formę najmu zwykłego. Dlaczego?
Osoba fizyczna nie zawrze z firmą umowy najmu okazjonalnego, ponieważ aby można było skorzystać z takiej formy umowy najmu – spełnione muszą zostać dwa warunki: wynajmującym musi być osoba fizyczna, a najem musi dotyczyć celów mieszkaniowych.
Ta opcja pozostaje zatem poza zasięgiem, tymczasem jest ona bardzo korzystna dla wynajmującego, który może w przypadku takiej formy najmu korzystać ze specjalnych przepisów, dających mu lepszą ochronę własnych interesów (ułatwienie w zakresie eksmisji lokatora).
Umowa najmu instytucjonalnego także nie będzie dostępna dla osoby prywatnej i firmy, ponieważ można zawrzeć ją tylko w przypadku, kiedy właściciel nieruchomości prowadzi własną działalność gospodarczą, skupioną na wynajmie lokali.
Jeżeli więc najem dotyczy osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności, nie może być mowy o najmie instytucjonalnym. Jedyną opcją pozostaje umowa najmu zwykłego, sformułowana tak, aby dobrze zabezpieczać interesy obu stron. Również do niej nie będzie można zastosować jednak przepisów ustawy o ochronie lokatorów.
Wynajem mieszkania firmie na cele mieszkaniowe
Jak zostało wspomniane, oprócz umów najmu na cele użytkowe, osoba fizyczna może zawrzeć z przedsiębiorstwem również umowy najmu na cele mieszkaniowe. Jak sama nazwa wskazuje, lokal musi służyć wtedy nieprowadzeniu działalności, lecz zamieszkiwaniu.
W praktyce umowa najmu z firmą na cele mieszkaniowe dotyczy przedsiębiorców, którzy wynajmują mieszkania dla swoich pracowników, na przykład w celu zakwaterowania ich w trakcie delegacji lub w ramach benefitu, który zwiększa atrakcyjność zatrudnienia – stanowi część wynagrodzenia za pracę.
Umowa najmu z firmą na cele mieszkaniowe rodzi stosunek najmu, w którym mamy już do czynienia z wynajmującym i lokatorem. Przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów znajdą więc zastosowanie i będą regulowały kwestie zmiany warunków najmu czy wypowiedzenia umowy.
Jak napisać umowę najmu firmie na cele mieszkaniowe?
Wynajem mieszkania firmie na cele mieszkaniowe niewiele różni się od wynajmu mieszkania osobie fizycznej. Zawarta w tym celu umowa musi zawierać kilka niezbędnych elementów formalnych, ale warto ująć w niej także dodatkowe ustalenia, które pozwolą uchronić się przed nieporozumieniami.
Zaleca się, aby umowa najmu z firmą określała:
- datę i miejsce zawarcia,
- strony umowy najmu,
- przedmiot umowy najmu,
- cel zawarcia umowy,
- wysokość czynszu, termin i sposób płatności,
- sposób rozliczania opłat za media,
- czas trwania umowy,
- prawa i obowiązki stron,
- warunki wypowiedzenia umowy.
Dokument będzie ważny po podpisaniu go przez obie strony stosunku najmu. Warto też uwzględnić w nim dodatkowo:
- wysokość kaucji i sposób jej rozliczenia,
- wytyczne dotyczące sposobu korzystania z lokalu (przede wszystkim zakaz podnajmowania lokalu osobie trzeciej oraz zastrzeżenie dotyczące dokonywania zmian w lokalu).
Zwolnienie z podatku VAT
Warto pamiętać, że usługa najmu lokalu lub dzierżawy nieruchomości (zgodnie z art. 43 ustawy o VAT) podlega zwolnieniu z podatku VAT. Warunkiem skorzystania z takiego zwolnienia jest zawarcie umowy z firmą na cele mieszkaniowe, nieużytkowe.
Jeśli więc osoba fizyczna zawiera zwykłą umowę najmu z firmą na cele mieszkaniowe, nie musi odprowadzać VAT-u od swoich przychodów z tego tytułu.
Inaczej jest w przypadku wynajmu lokalu na cele prowadzenia działalności gospodarczej lub w sytuacji, kiedy wynajmującym jest podmiot gospodarczy, nawet jednoosobowa działalność gospodarcza.
W obu przypadkach wynajem będzie objęty podatkiem VAT według stawki 23%. Poza tym, wynajmując mieszkanie na cele użytkowe firmie, trzeba liczyć się z obowiązkiem zapłaty wyższego podatku od nieruchomości. Ogólne koszty takiego wynajmu są zatem znacznie wyższe niż koszty wynajmu na cele mieszkaniowe.
A czy wynajmując mieszkanie firmie, trzeba wystawiać jej fakturę VAT? Wynajmujący, który zawarł umowę najmu na cele mieszkaniowe – nie musi wystawiać firmie faktur, chyba że ta sobie tego zażyczy. Umowa najmu oraz comiesięczne płatności wystarczą przedsiębiorcy, aby zaliczyć wydatki związane z najmem w koszty.
Zsumowanie informacji
Jeśli jesteś osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, która wynajmuje lokal innej firmie na cele mieszkaniowe, to najlepiej sporządzić zwykłą umowę najmu mieszkania – która dobrze zabezpieczy obie strony umowy najmu, czyli najemcę, jak i wynajmującego. Jeśli jednak prowadzisz działalność gospodarczą, warto wtedy sporządzić umowę najmu instytucjonalnego.
