Jak odzyskać dokumenty z byłego biura rachunkowego? Wydanie dokumentów przez biuro rachunkowe powinno nastąpić automatycznie po rozwiązaniu umowy między biurem a klientem. Księgowy nie ma żadnych podstaw prawnych, aby przetrzymywać dokumentację związaną z prowadzeniem innej firmy.
Jeśli biuro odmawia zwrotu dokumentów księgowych, popełnia przestępstwo, zatem jak odzyskać dokumenty z biura rachunkowego? najskuteczniejszym sposobem jest sporządzenie pisemnego wezwania do zwrotu dokumentacji – jak takie pismo przygotować, aby wywołało oczekiwane skutki?
Rozwiązanie umowy a zwrot dokumentacji księgowej
Umowa zawarta z biurem rachunkowym może zostać rozwiązana na kilka sposobów. Jednym z nich jest upływ czasu, na jaki została ona zawarta (umowa na czas określony). Pozostałe sposoby rozwiązania umowy o prowadzenie księgowości to:
- rozwiązanie umowy za porozumieniem stron,
- rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem w trybie natychmiastowym,
- rozwiązanie umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
Niezależnie od tego, w jaki sposób została rozwiązana umowa o usługi księgowe, zakończeniu współpracy powinno towarzyszyć niezwłoczne wydanie dokumentów księgowych. W momencie wygaśnięcia umowy nie ma już żadnych podstaw prawnych, które pozwalałyby księgowym przechowywać taką dokumentację.
Żądanie wydania dokumentów przez biuro rachunkowe przedsiębiorca może wystosować już w swoim wypowiedzeniu umowy, a także później, jeśli biuro zwleka z wydaniem dokumentów czy wręcz otwarcie odmawia ich zwrotu.
Bezprawne przetrzymywanie dokumentów
Jeśli biuro nie zwraca dokumentacji byłemu klientowi, to jest to bezprawne przetrzymywanie dokumentów księgowych, czyli przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego. Zgodnie z przepisami Kodeksu karnego (art. 276):
Zatem biuro rachunkowe nie ma prawa odmawiać byłemu klientowi zwrotu dokumentów, które dotyczą prowadzenia jego firmy. Za niedopełnienie obowiązku zwrotu grozi:
- kara grzywny,
- kara ograniczenia wolności,
- kara pozbawienia wolności do lat dwóch.
Dokumentacja księgowa to własność przedsiębiorstwa
Zwrot dokumentów przez biuro rachunkowe jest uzasadniony nie tylko na podstawie przepisów Kodeksu karnego, ale również na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego. Należy wiedzieć bowiem, że dokumentacja księgowa traktowana jest jako wyłączna własność przedsiębiorstwa, którego dotyczy. Mówi o tym Kodeks cywilny w art. 55:
Na tej podstawie, właściciel dokumentów, czyli przedsiębiorca, ma prawo żądać ich wydania, bowiem wedle art. 222 Kodeksu cywilnego:
Zatem wezwanie do wydania dokumentów księgowych to nic innego jak powołanie się właśnie na te przepisy, przy czym warto zauważyć, że tak naprawdę przedsiębiorca nie powinien być zmuszony do występowania z takim pismem – zwrot powinien nastąpić automatycznie.
Jeżeli jednak biuro odmawia wydania dokumentów nawet po tym, jak przedsiębiorca wystąpił z oficjalnym pismem w tej sprawie, problem należy zgłosić do prokuratury.
Zwrot dokumentacji księgowej a rozliczenie umowy
Bardzo ważną kwestią w momencie rozwiązywania umowy z biurem rachunkowym jest rozliczenie się z klientem zarówno w zakresie zaległych opłat, jak i dokumentacji związanej z prowadzeniem jego firmy.
Należy wiedzieć, że biuro rachunkowe nie może korzystać z takich dokumentów jak z karty przetargowej w rozliczeniach z przedsiębiorcą. Zwrot dokumentacji księgowej obowiązuje bezwarunkowo, nawet jeśli klient nie uregulował należnych wobec biura płatności.
Księgowy nie może zatrzymać takich dokumentów i odmawiać ich zwrotu do momentu spłaty zobowiązań przez przedsiębiorcę. Nie ma też prawa stosować braku zwrotu dokumentacji w roli sankcji za brak opłat.
W takiej sytuacji biuro rachunkowe powinno najpierw zwrócić dokumenty księgowe, wypełniając tym samym swój obowiązek, aby uchronić się przed ryzykiem ewentualnej kary za bezprawne przetrzymywanie dokumentacji, a później wystosować do klienta pisemne wezwanie do uregulowania płatności w ustalonym terminie.
Jak napisać wezwanie do zwrotu dokumentacji księgowej?
Wezwanie do zwrotu dokumentów księgowych pełni istotną rolę dowodową na wypadek, gdyby sprawa przetrzymania dokumentacji zakończyła się postępowaniem sądowym. Takie wezwanie najlepiej sporządzić więc w formie pisemnej. Pismo w sprawie zwrotu dokumentacji musi uwzględniać między innymi:
- datę i miejsce,
- oznaczenie umowy, która wygasła,
- oznaczenie stron: dane klienta i dane biura rachunkowego,
- termin wydania dokumentacji księgowej,
- prośba o natychmiastowy obowiązek zwrotu dokumentów,
- oznaczenie dokumentów podlegających zwrotowi (lista),
- ostrzeżenie o zgłoszeniu sprawy do prokuratury w przypadku braku zwrotu w terminie.
Tak przygotowane wezwanie przedsiębiorca może złożyć osobiście, uzyskując przy tym potwierdzenie odbioru pisma na osobnej kopii lub wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
Jak odbywa się zwrot dokumentacji księgowej?
Biuro rachunkowe nie ma prawa przetrzymywać bezprawnie dokumentacji księgowej ani odmawiać jej wydania, ale nie może też przekazać takich dokumentów przypadkowej osobie. Prawo do odbioru dokumentacji firmy ma jedynie jej właściciel lub jego przedstawiciel ustawowy.
Między innymi z tego względu czynności wydania dokumentacji towarzyszy protokół przekazania dokumentów księgowych, czyli pokwitowanie, które potwierdza fakt wydania dokumentów i odebrania ich przez osobę uprawnioną.
Taki protokół odnosi się między innymi do:
- daty i miejsca wydania dokumentów,
- danych podmiotu wydającego dokumenty,
- danych podmiotu przyjmującego dokumenty,
- ilości i rodzaju dokumentów (lista).
Najczęściej, protokół uwzględnia też nakaz sprawdzenia kompletności i poprawności przekazanej dokumentacji w terminie 2 tygodni.
Podsumowanie
Umowa o świadczenie usług księgowych to umowa o charakterze wzajemnym, czyli obie strony umowy (biuro rachunkowe oraz właściciel firmy) mają względem siebie pewne obowiązki. Skoro to biuro rachunkowe zobowiązuje się do prowadzenia ksiąg rachunkowych, właściciel firmy zobowiązany jest płacić co miesiąc określone w umowie wynagrodzenie.
A jeśli któraś ze stron umowy nie wywiąże się należycie ze swoich obowiązków, druga strona może umowę rozwiązać. Do rozwiązania umowy o świadczenie usług księgowych może także dojść za porozumieniem stron lub na koniec okresu, na który umowa została podpisana.
Gdy dojdzie już do zakończenia współpracy na linii właściciel firmy – biuro rachunkowe – pracownik biura powinien zwrócić wszystkie dokumenty księgowe, poprzedzając tę czynność protokołem przekazania dokumentów księgowych.
