Jak napisać pismo o zwrot oryginałów dokumentów? Wniosek o zwrot oryginałów dokumentów można złożyć do sądu, a także do urzędów i organów państwowych, takich jak ZUS, KRUS czy US. Wnioskodawca nie zawsze ma jednak gwarancję uzyskania pozytywnej odpowiedzi na swoje pismo.
Wiele zależy od tego, czy jego prośba będzie dobrze uzasadniona. Co na temat zwrotu oryginałów dokumentów mówią przepisy i jak sporządzić wniosek dotyczący zwrotu oryginałów dokumentów?
Zwrot oryginałów dokumentów w przepisach
Zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego, organy państwowe nie mają obowiązku sporządzania kopii dokumentów, ponieważ wykonanie notatek, kopii czy odpisów leży po stronie petenta. Wykonanie kopii na żądanie i dokonanie zwrotu oryginałów jest możliwe w przypadku wykazania przez stronę tak zwanego ważnego interesu, czyli w uzasadnionych przypadkach.
W orzecznictwie istnieje też nieco łagodniejsza interpretacja tych przepisów. Sprowadza się ona do podkreślenia istoty norm konstytucyjnych i ogólnych zasad prawa administracyjnego – w tym przede wszystkim do konieczności respektowania prawa strony do czynnego udziału w postępowaniu.
Organ powinien współdziałać przy wykonywaniu przez stronę jej uprawnień, czyli nie tylko wykonać kopie dokumentów, ale również doręczyć je osobie uprawnionej. Zwolniony z tego obowiązku mógłby być podmiot, który nie dysponuje odpowiednim sprzętem. Inną przyczyną odmowy może być też duża ilość dokumentów do skopiowania.
Zgodnie z linią orzeczniczą sądów wojewódzkich, organ ma obowiązek wydania kopii dokumentów na żądanie strony na podstawie art. 73 KPA (jawność postępowania). Według sądów odmowa wydania kopii dokumentów jest uzasadniona tylko wtedy, kiedy strona w świadomy sposób nadużywa swojego prawa.
Zwrot dokumentów z urzędu
Wniosek o zwrot oryginałów dokumentów z urzędu może złożyć petent, którego sprawa została zakończona. W trakcie trwania postępowania administracyjnego można wnioskować natomiast o wydanie kopii dokumentów z akt sprawy.
Uchwałę, która potwierdza takie prawo strony wydali sędziowie Naczelnego Sądu Administracyjnego. Celem wdrożenia przepisów było natomiast zapewnienie stronom postępowania konstytucyjnego prawa dostępu do dokumentów w postępowaniu administracyjnym.
Według Rzecznika Praw Obywatelskich strona postępowania administracyjnego musi mieć możliwość utrwalania akt sprawy, która toczy się z jej udziałem. Powinna mieć więc dostęp do akt, a urząd ma obowiązek przygotować dla niej ewentualne kopie dokumentów.
Dostęp do akt sprawy przez strony postępowań jest jednym ze standardów sprawiedliwego postępowania administracyjnego – stanowią one istotny element zasady państwa prawnego.
Warto przytoczyć tutaj przepisy KPA, w brzmieniu:
Dalsza część tego artykułu przyznaje stronie prawo żądania uwierzytelnienia takich kopii lub odpisów, o ile jest to uzasadnione „ważnym interesem strony”. Na odmowę można zaś złożyć zażalenie.
Zwrot dokumentów z sądu
Jeśli strona postępowania sądowego chce ubiegać się o zwrot dokumentów, może złożyć wniosek o zwrot oryginałów dokumentów z sądu, powołując się na treść Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku Regulamin wewnętrznego urzędowania sądów powszechnych.
Akt prawny przewiduje, że w toku postępowania można wydać stronie złożony przez nią w sprawie przedmiot lub dokument, jednak tylko na zarządzenie przewodniczącego posiedzenia lub sędziego sprawozdawcy.
Wydanie stronie dokumentu z sądu może nastąpić dopiero pod warunkiem złożenia przez nią do akt sprawy uwierzytelnionego odpisu lub wypisu z dokumentu, ewentualnie jego kserokopii. Zainteresowany powinien przygotować więc wniosek o zwrot dokumentów i dołączyć go do przygotowanej kserokopii.
Zwrot oryginałów dokumentów z ZUS
Wniosek o zwrot oryginałów dokumentów z ZUS składają najczęściej osoby, które zmieniają miejsce pracy i próbują odzyskać od przełożonego swoją dokumentację pracowniczą, w tym zwłaszcza poprzednie świadectwa pracy.
Niekiedy okazuje się jednak, że pracodawca przekazał je do ZUS, a stamtąd dokumentacja przekazana została do innego oddziału, o czym powinien zostać poinformowany zarówno ubezpieczony, jak i płatnik składek.
Wniosek do ZUS o zwrot oryginałów dokumentów można złożyć w momencie, kiedy dokumenty zostały już wykorzystane i skopiowane. Zwykle zainteresowany dowiaduje się o tym za sprawą wydanej na ich podstawie decyzji, czasem jeszcze przed jej wydaniem. Dokumentacja nie jest zwracana automatycznie.
Osoba, której dotyczy sprawa, powinna wypełnić więc wzór wniosku o zwrot oryginałów dokumentów i złożyć go w odpowiednim oddziale ZUS. Pismo musi zawierać takie dane jak:
- imię,
- nazwisko,
- miejsce zamieszkania,
- PESEL wnioskodawcy.
W odpowiedzi na wniosek ZUS pozwala odebrać dokumenty osobiście lub przesyła je pocztą. W pierwszym przypadku warto uprzednio uzgodnić z pracownikiem oddziału termin wizyty.
Jakie elementy zawiera wniosek o zwrot oryginałów dokumentów?
Wniosek o zwrot oryginałów dokumentów musi zawierać kilka niezbędnych danych formalnych, umożliwiających identyfikację wnioskodawcy (i samej dokumentacji), a także odpowiednie w danej sytuacji uzasadnienie. Warto podać w nim także podstawę prawną wydania dokumentów.
Pismo powinno zawierać też listę dokumentów do zwrotu oraz niezbędne sformułowanie „wnoszę o zwrot oryginałów dokumentów” wraz ze wskazaniem, o jakie dokumenty chodzi, na przykład „dokumenty z akt sprawy o numerze … “.
