Jak napisać wniosek o wydanie duplikatu świadectwa pracy? Świadectwo pracy to bardzo ważny dokument, niezbędny między innymi w celu ustalenia dni urlopowych u nowego pracodawcy. Świadectwo pracy zawiera również informacje na temat sposobu rozwiązania poprzedniej umowy o pracę.
W przypadku zagubienia lub zniszczenia takiego dokumentu należy ubiegać się o wystawienie jego duplikatu. Jak sporządzić wniosek o wydanie duplikatu świadectwa pracy?
Czym jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy jest dokumentem, który pracodawca wystawia po zakończeniu stosunku pracy łączącego go z pracownikiem. Nie ma przy tym znaczenia, w jaki sposób doszło do rozwiązania umowy o pracę – czy nastąpiło to z inicjatywy pracownika, czy pracodawcy.
Jeśli pracodawca nawiązuje z pracownikiem kolejną umowę po ustaniu stosunku pracy, nie ma obowiązku wystawiania świadectwa pracy. Powinien jednak sporządzić taki dokument na żądanie pracownika.
W świadectwie pracy musi pojawić się szereg istotnych informacji na temat stosunku pracy pracownika. Pismo powinno zawierać między innymi:
- oznaczenie okresu trwania stosunku pracy,
- oznaczenie rodzaju wykonywanej pracy i stanowiska pracownika,
- wskazanie powodu wygaśnięcia stosunku pracy,
- opis uprawnień należących się pracownikowi z tytułu ubezpieczenia społecznego.
Świadectwo pracy jest dokumentem potrzebnym pracownikowi w momencie rozpoczynania pracy u innego pracodawcy. Na podstawie tego pisma przełożony może wyliczyć między innymi przysługujące pracownikowi dni urlopowe. W przypadku utraty takiego dokumentu należy więc postarać się o uzyskanie jego kopii.
Możliwość wystawienia duplikatu świadectwa pracy a przepisy
Czy można wystawić duplikat świadectwa pracy? To pytanie zadają sobie zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Wniosek o wydanie duplikatu świadectwa pracy pracownik wnosi na podstawie art. 94 Kodeksu pracy w brzmieniu:
– złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Świadectwo pracy stanowi część dokumentacji pracowniczej, dlatego pracownik może żądać wydania jego kopii.
Jak napisać wniosek o wydanie duplikatu świadectwa pracy?
Zgubienie świadectwa pracy to duży problem, ponieważ dokument ten będzie niezbędny zarówno osobie, która zamierza poszukiwać nowego zatrudnienia, jak i osobie przechodzącej już na emeryturę. Na szczęście, zniszczenie czy zgubienie świadectwa pracy to nie koniec świata – pracownik może ubiegać się o wystawienie duplikatu, czyli kopii takiego dokumentu.
Wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy musi zawierać kilka niezbędnych elementów formalnych, takich jak:
- miejsce i data,
- dane wnioskodawcy, czyli imię, nazwisko i numer PESEL pracownika,
- oznaczenie dokumentu, którego dotyczy wniosek,
- oznaczenie okresu zatrudnienia, którego dotyczy dokument,
- wskazanie adresu, pod który pracodawca ma przesłać kopię świadectwa pracy.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy powinien przyjmować formę elektroniczną lub papierową. Oznacza to zatem, że można taki wniosek zgłosić pracodawcy nawet za pośrednictwem wiadomości e-mail.
Jest to o tyle ważne, że przepisy nie mówią o tym, kiedy pracodawca ma obowiązek wydać taki duplikat na wniosek byłego pracownika. Zatem w przypadku, kiedy czas oczekiwania na otrzymanie kopii świadectwa pracy okaże się bardzo długi, dobrze posiadać potwierdzenie złożenia wniosku o jego wydanie.
Jak pracodawca wystawia duplikat świadectwa pracy?
Każdy pracodawca powinien wiedzieć, jak wystawić duplikat świadectwa pracy – w końcu sytuacje skutkujące utratą takiego dokumentu zdarzają się stosunkowo często. Wystawienie duplikatu, czyli kopii świadectwa pracy nie jest trudnym zadaniem, jeśli zakład pracy nadal funkcjonuje. Wystarczy dotrzeć do oryginalnego dokumentu i na tej podstawie przygotować jego duplikat.
Druk musi uwzględniać informacje na temat:
- wymiaru czasu pracy pracownika,
- liczby dni urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika,
- okresu korzystania z urlopu bezpłatnego,
- wykorzystania urlopu wychowawczego.
Warto pamiętać, że na duplikacie świadectwa pracy musi znaleźć się zarówno data wystawienia oryginału dokumentu, jak i data wystawienia jego kopii. Poza tym duplikat musi zawierać te same informacje, co pierwotna wersja dokumentu – zmienia się jedynie jego nazwa na „duplikat świadectwa pracy”.
Kopię świadectwa pracy powinna podpisać ta sama osoba, która podpisywała oryginał dokumentu, jeśli jednak jest to niemożliwe, kopię podpisuje osoba zajmująca jej stanowisko. Adnotację na ten temat również zamieszcza się na duplikacie.
>W przypadku, gdy firma zawiesiła działalność i sama nie może wystawić duplikatu świadectwa pracy, powinna skierować byłego pracownika do ZUS – zakład powinien wystawić kopię tego dokumentu.
Czy wydanie kopii świadectwa pracy jest odpłatne?
Zgodnie z przepisami, wniesienie wniosku o wydanie duplikatu świadectwa pracy nie podlega żadnej opłacie. Należy wiedzieć jednak, że firma może powołać się na regulacje zawarte w art. 15 ust. 3 RODO w brzmieniu:
Oznacza to, że pierwszą kopię świadectwa pracy każdy pracodawca powinien wydać nieodpłatnie. Natomiast za kolejne duplikaty tego samego dokumentu może pobierać opłatę, w rozsądnej wysokości związanej z kosztami administracyjnymi. Nie jest to jednak zasada, a prawo, z którego nie wszystkie firmy aktywnie korzystają.
