Jak napisać wezwanie do zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia? Mogłoby się wydawać, że przelanie pracownikowi wyższego lub zupełnie nienależnego wynagrodzenia to błąd pracodawcy, za który to ten ponosi odpowiedzialność.
Tymczasem zgodnie z przepisami, pracownik ma obowiązek dokonać zwrotu nadpłaconego lub nienależnie wypłaconego wynagrodzenia. Jeśli w wyniku pomyłki dojdzie do takiej sytuacji, pracodawca powinien sporządzić wezwanie do zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia, na które pracownik ma obowiązek zareagować.
Obowiązek zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia wynika z przepisów Kodeksu cywilnego
Pismo o zwrot nienależnie wypłaconego wynagrodzenia lub nadpłaconego wynagrodzenia pracodawca sporządza na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego, a konkretnie artykułu 405 KC w brzmieniu:
”Kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości.”
Tymczasem, jak mówi Kodeks pracy, pracownikowi należy się wynagrodzenie za pracę faktycznie wykonaną. Za czas niewykonywania pracy osoba zatrudniona może zachowywać prawo do wynagrodzenia w określonych sytuacjach, jeśli stanowią tak przepisy prawa pracy.
Natomiast w innych przypadkach – kiedy pracownik otrzyma wyższe wynagrodzenie, niż wynika to z umowy o pracę lub gdy otrzyma wynagrodzenie nienależne – powinien zwrócić odpowiednio całe wynagrodzenie lub różnicę kwot między wynagrodzeniem należnym i nienależnym.
Nadpłata wynagrodzenia – nawet ta z winy pracodawcy – jest dla pracownika bezpodstawnym wzbogaceniem się. Pracodawca może żądać zatem zwrotu nadpłaconych środków. Natomiast osoba zatrudniona ma obowiązek takie środki oddać. Zgodnie z treścią artykułu 409 KC:
Oznacza to, że jedynie pracownik, który wykorzystał już otrzymane bezprawnie środki, może uniknąć obowiązku ich zwrócenia pod warunkiem, że nie wiedział o istnieniu wspomnianych przepisów. W pozostałych przypadkach nawet jeśli osoba zatrudniona zdążyła już wydać otrzymane środki, ma obowiązek zwrócić je pracodawcy.
Nadpłaty wynagrodzenia nie można potrącić z pensji pracownika
Chociaż nadpłata wynagrodzenia z winy pracodawcy obliguje pracownika do zwrotu otrzymanych w taki sposób środków, to ich faktyczne odzyskanie nie jest prostym zadaniem.
Z punktu widzenia przełożonego, zwrot nadpłaconego wynagrodzenia najłatwiej byłoby uzyskać za pomocą potrącenia odpowiedniej kwoty z następnej wypłaty dla danego pracownika.
Nie jest to jednak działanie zgodne z przepisami, ponieważ Kodeks pracy stanowi wyraźnie, że pracodawca może dokonywać z wynagrodzenia tylko ściśle określonych potrąceń i w ściśle określonych granicach.
W praktyce, pracodawcy wolno jest potrącić z wynagrodzenia – po odliczeniu od niego zaliczki na podatek, składek na ubezpieczenie społeczne i wpłat do pracowniczego planu kapitałowego – jedynie takich należności jak:
- należności wynikające z zadłużenia pracownika, egzekwowane przez komornika na mocy tytułów wykonawczych, na przykład na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, ale również na pokrycie innych długów,
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi przez pracodawcę,
- kary pieniężne nałożone na pracownika na podstawie art. 108 Kodeksu pracy, między innymi za nieprzestrzeganie przepisów przeciwpożarowych czy przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
Przepisy ograniczają nie tylko rodzaj dozwolonych potrąceń, ale także ich wysokość. Zatem pracodawca może potrącić z wynagrodzenia pracownika do ⅗ wynagrodzenia w przypadku egzekucji należności dotyczących świadczeń alimentacyjnych oraz do połowy wynagrodzenia w przypadku egzekucji innych należności.
Przełożonego obowiązuje też tak zwana kwota wolna od potrąceń, która wynosi:
- równowartość minimalnego wynagrodzenia za pracę przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy, np. kar porządkowych,
- 80% minimalnego wynagrodzenia w przypadku innych potrąceń.
Jak odzyskać nadpłacone lub nienależnie wypłacone wynagrodzenie?
Pracodawca ma dwie możliwości odzyskania środków utraconych ze względu na nadpłatę wynagrodzenia lub wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia nienależnego. Może on sporządzić pismo o zwrot wynagrodzenia w formie potrąceń, czyli prośbę o zgodę na potrącenie nadpłaty z kolejnego wynagrodzenia lub kilku, kilkunastu kolejnych pensji.
Takie rozwiązanie jest bowiem dozwolone wyłącznie za pisemną zgodą osoby zatrudnionej. Może też stanowić dla niej korzystne rozwiązanie, ponieważ rozbicie takiego zwrotu na kilka potrąceń przyjmie wygodniejszą formę „spłaty ratalnej”.
Jeśli jednak pracownik nie pracuje już w danym zakładzie pracy lub nie wyraża zgody na dokonywanie potrąceń z jego wynagrodzenia, rozwiązanie to nie wchodzi w grę. Pracodawcy pozostaje zatem wniosek o zwrot nienależnie wypłaconego wynagrodzenia lub wniosek o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia.
Takie pismo powinno zawierać przede wszystkim termin na dokonanie stosownego zwrotu. Jeśli bowiem pracownik nie zareaguje na nie przed wskazaną datą, przełożony będzie miał prawo skierować sprawę do sądu, który wyda nakaz zapłaty.
Jeżeli takie postępowanie nie doprowadzi do zwrotu nadpłaconych środków, sąd nada klauzulę wykonalności tytułowi egzekucyjnemu i pracodawca będzie mógł ściągnąć należne środki za pomocą komornika.
Pisemna prośba o zwrot nadpłaty wynagrodzenia sporządzana przez pracodawcę do pracownika powinna zawierać:
- datę i miejsce sporządzenia,
- dane pracownika,
- dane pracodawcy,
- oznaczenie kwoty nadpłaconego lub nienależnie wypłaconego wynagrodzenia,
- wskazanie podstawy prawnej, z której wynika obowiązek dokonania zwrotu,
- oznaczenie terminu na dokonanie zwrotu ze wskazaniem sposobu przekazania środków,
- pouczenie o skierowaniu sprawy na drogę sądową w przypadku niedotrzymania terminu,
- podpis pracodawcy.
Podobne wzory pism:
- Pismo do pracownika o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia
- Wezwanie do zwrotu zaliczki wzór
- Wniosek do komornika o zwrot pieniędzy wzór
- Wezwanie do usunięcia wad przez dewelopera wzór
- Wezwanie do zapłaty abonamentu RTV odwołanie
- Wniosek o zwolnienie spod egzekucji wynagrodzenia za pracę wzór
- Odpowiedź do komornika na zajęcie minimalnej krajowej wzór
