Zebrania czy obrady, zwłaszcza te związane z przeprowadzeniem głosowania, muszą zostać udokumentowane protokołem. Taki dokument zawiera przede wszystkim oznaczenie rodzaju zebrania, informacje o posiedzeniu (miejsce, data, godzina), określenie osoby przewodniczącego i protokolanta, a także osób obecnych na posiedzeniu w przypadku zebrania spółki.
W zależności od tematu zebrania dokument może uwzględniać nieco inne informacje. W każdym protokole pojawia się jednak godzina rozpoczęcia i zakończenia zebrania, a także określenie, czy zebranie jest prawomocne do podejmowania uchwał.
Protokół z zebrania powinien uwzględniać opis przebiegu obrad, czyli powitanie uczestników, wybór protokolanta i przewodniczącego, stwierdzenie ważności zebrania, przedstawienie planu zebrania, zapoznanie uczestników z projektami, ewentualne przyjęcie uchwały oraz zamknięcie obrad.
Protokół najsprawniej przygotowuje się w oparciu o gotowy do wypełnienia wzór protokołu z zebrania, który pomaga ująć w piśmie wszystkie wymagane informacje w sposób uporządkowany.
