Protokół przekazania dokumentów księgowych to dokument towarzyszący zakończeniu współpracy między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Po wypowiedzeniu umowy, biuro ma obowiązek przekazać swojemu byłemu klientowi wszystkie dokumenty związane z prowadzeniem księgowości firmy.
Przekazanie tej dokumentacji zatwierdza się za pomocą protokołu. Jakie informacje powinien zawierać protokół zdawczo odbiorczy dokumentów z biura rachunkowego?
Obowiązek wydania dokumentów księgowych
Przedsiębiorca ma prawo w dowolnym momencie wypowiedzieć umowę z biurem rachunkowym, które prowadzi księgowość jego firmy. Jeśli złoży wypowiedzenie umowy, to współpraca między podmiotami ulegnie rozwiązaniu wraz z upływem okresu wypowiedzenia.
W konsekwencji, biuro rachunkowe powinno zwrócić byłemu klientowi całą zgromadzoną dotychczas dokumentację. Co ważne, firma nie może uzależniać takiego zwrotu od stanu rozliczeń z przedsiębiorcą. Mówią o tym wyraźnie przepisy kodeksu karnego art. 276 w brzmieniu:
Nie ma więc znaczenia, czy klient uregulował zobowiązania wobec biura – firma musi zwrócić mu dokumenty księgowe. Odmowa ich wydania jest równoznaczna z bezprawnym przetrzymywaniem dokumentacji, a to jest już przestępstwem ściganym z oskarżenia publicznego.
Przedsiębiorca, wypowiadając umowę z biurem, z reguły umieszcza w treści wypowiedzenia wezwanie do zwrotu dokumentacji. Może też wystąpić z takim pismem osobno, w późniejszym terminie.
Jak wezwać biuro do zwrotu dokumentacji księgowej?
Przekazanie dokumentów księgowych z biura rachunkowego powinno nastąpić automatycznie – biuro rachunkowe musi zdawać sobie sprawę z takiego obowiązku. Jeśli firma zwleka ze zwrotem dokumentów, przedsiębiorca może „przypomnieć” jej o konieczności podjęcia określonych działań, przygotowując wezwanie do zwrotu dokumentów księgowych w formie pisemnej.
W wezwaniu do zwrotu dokumentów księgowych przedsiębiorca ma prawo powołać się na treść art. 551 Kodeksu cywilnego, który mówi o tym, że księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej wchodzą w skład tej działalności. Oznacza to, że dokumentacja księgowa jest wyłączną własnością tego przedsiębiorstwa, którego dotyczy.
Przy przekazywaniu dokumentacji księgowej strony powinny przygotować protokół przekazania dokumentów z biura księgowego. Jest on istotny zarówno dla biura, jak i dla przedsiębiorcy.
Poświadcza zwrot dokumentacji i określa, jakie dokumenty zostały przekazane byłemu klientowi. Warto pamiętać, że biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentów na żądanie firmy, której dokumenty dotyczą. Sporządzenie przy tym protokołu odbioru leży w interesie biura księgowego.
Co powinien zawierać protokół przekazania dokumentów księgowych?
Protokół odbioru dokumentów księgowych czy protokół przekazania to dokument potwierdzający fakt:
- wydania dokumentacji przez biuro rachunkowe,
- odebrania dokumentacji przez klienta, ewentualnie przez jego pełnomocnika.
Pismo tego typu musi być jak najbardziej szczegółowe, dlatego warto przygotować je w oparciu o nasz wzór protokołu przekazania dokumentów księgowych, który wystarczy wypełnić odpowiednimi informacjami.
Treść każdego protokołu przekazania i odbioru uwzględnia zazwyczaj:
- datę przekazania dokumentacji,
- datę odbioru dokumentacji,
- dane odbierającego dokumenty,
- dane wydającego dokumenty,
- dane zleceniodawcy,
- wykaz dokumentów podlegających zwrotowi,
- liczba stron protokołu,
- podpisy stron.
Co ważne, protokół przekazania dokumentów księgowych Word posiada zazwyczaj oznaczenie numerów stron, a ich całkowita liczba zostaje określona po to, aby nie było wątpliwości, jaką ilość pozycji zawierała lista wydanych dokumentów.
Poza tym, protokół często zawiera też zapisy, które zobowiązują odbierającego dokumenty do sprawdzenia kompletności dokumentacji, a także zgodności kopii z dokumentami źródłowymi.
Jakie dokumenty zwraca biuro rachunkowe?
Zanim przedsiębiorca wezwie biuro rachunkowe do zwrotu dokumentacji, powinien sprawdzić, które dokumenty firma ma obowiązek zwrócić mu po zakończeniu współpracy. Najważniejsze z nich to:
- wydruki ksiąg rachunkowych,
- deklaracje VAT,
- faktury,
- rejestry środków trwałych,
- listy płac,
- ewidencja wyposażenia,
- zeznania roczne PIT, CIT,
- transakcje zbycia udziałów,
- dokumenty związane z rejestracją firmy,
- pisma do organów państwowych, jak KRS, GUS, US.
Forma zwrotu dokumentacji księgowej
W jakiej formie biuro rachunkowe powinno przekazać byłemu klientowi dokumentację: w formie papierowej czy elektronicznej? Przepisy podatkowe nie odnoszą się do tego tematu, zatem forma przekazania dokumentacji uzależniona będzie od treści umowy zawartej między stronami.
W umowie z biurem rachunkowym mogą znajdować się zapisy dotyczące prowadzenia dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej, a także zapisy dotyczące szczegółów przekazania dokumentacji, np. w formie wydruku dokumentów z systemu księgowego lub na nośniku danych.
Czym grozi brak zwrotu dokumentacji księgowej?
Jak zostało wspomniane, odmowa zwrotu dokumentacji księgowej to przestępstwo. Biuro rachunkowe ma obowiązek zwrócić byłemu klientowi dokumentację dotyczącą jego firmy.
W przeciwnym razie przedsiębiorstwu grozi postępowanie karne, wskutek którego biuro może zostać obciążone karą grzywny (maksymalnie 1 080 000 zł). Właścicielowi biura grozi także kara pozbawienia wolności do 2 lat.
Dlaczego dokumentacja ta jest tak ważna? Po pierwsze, służy ona rozliczeniom z urzędami. Po drugie, potrzebna jest do dalszego prowadzenia księgowości firmy, np. we współpracy z innym biurem rachunkowym.
