Ustalenie zdalnego sposobu świadczenia pracy może nastąpić na etapie zatrudniania pracownika lub później, czyli w trakcie trwania zatrudnienia. Przejście na pracę zdalną następuje na wniosek pracownika. Prośba o pracę zdalną może zostać przesłana w formie elektronicznej (e-mail) lub papierowej.
Uzgodnienie warunków pracy zdalnej wymaga zachowania formy pisemnej, ponieważ miejsce świadczenia pracy to jeden z warunków pracy i płacy, ustalonych w umowie o pracę.
Prośba o pracę zdalną zaakceptowana przez pracodawcę powinna skutkować więc zawarciem porozumienia zmieniającego, czyli sporządzeniem aneksu do umowy o pracę, którym strony ustalą nowe zasady świadczenia pracy w formie zdalnej.
Na chwilę obecną nie obowiązuje odgórnie narzucony wzór prośby o pracę zdalną. W dokumencie zawsze należy powołać się jednak na art. 67 (19) § 1 i 2. kodeksu pracy.
