Urzędy mają obowiązek załatwiać sprawy wnioskodawców w wyznaczonym terminie. Jeśli terminy te zostały przekroczone, zainteresowany ma prawo złożyć ponaglenie. Zasadniczo, urzędy administracji publicznej powinny załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki na podstawie dowodów przedstawionych przez wnioskodawcę.
Jeśli sprawa wymaga przeprowadzenia postępowania, to decyzja powinna zostać wydana nie później niż w ciągu miesiąca, ewentualnie dwóch w przypadku spraw skomplikowanych. Po upływie tego terminu warto wykorzystać wzór pisma ponaglenia, aby doprowadzić swoją sprawę do końca.
Ponaglenie przysługuje w dwóch przypadkach: na bezczynności urzędu (gdy sprawa nie została załatwiona w terminie określonym przepisami ani w terminie dodatkowym wyznaczonym przez urząd) oraz na przewlekłości postępowania (gdy sprawa prowadzona jest dłużej – niż jest to niezbędne).
Pracownik, który nie załatwił sprawy wnioskodawcy w terminie, na skutek ponaglenia może zostać ukarany, na przykład dyscyplinarnie.
