Jak napisać pismo do ZUS wyjaśniające nieobecność w domu podczas kontroli? Korzystając ze zwolnienia lekarskiego, pracownik powinien przebywać w domu i odpoczywać, aby dojść do zdrowia.
Z powodu wielu nadużyć na tle tak zwanego “L4” powszechnym rozwiązaniem stały się kontrole ZUS, w ramach których pracownik zakładu może odwiedzić chorego pracownika w jego miejscu zamieszkania i sprawdzić, czy ten faktycznie korzysta z urlopu zgodnie z przepisami. Nieobecność w trakcie kontroli nie zawsze oznacza jednak łamanie zasad.
Kiedy można spodziewać się kontroli na zwolnieniu lekarskim?
Istota kontroli prawidłowości zwolnień lekarskich polega na sprawdzeniu, czy w okresie niezdolności do pracy ubezpieczony pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej bądź też, czy nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego przeznaczeniem.
Pracownika na zwolnieniu lekarskim może kontrolować zarówno pracodawca, jak i ZUS. Przełożony zwykle nie fatyguje się w tym celu osobiście, ale wyznacza innego upoważnionego pracownika.
Ma do tego prawo w momencie, kiedy sam jest odpowiedzialny za wypłatę wynagrodzenia za czas choroby. Dotyczy to zatem pracodawców, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego ponad 20 pracowników.
Natomiast ZUS kontroluje pracowników na urlopie lekarskim na wniosek pracodawcy. Dotyczy to przełożonych, którzy zatrudniają mniej niż 20 pracowników, dlatego nie odpowiadają za wypłacanie im wynagrodzenia chorobowego – wypłaca je właśnie ZUS.
W jakich godzinach odbywa się kontrola ZUS?
Wiele osób zastanawia się, w jakich godzinach kontrola na L4 odbywa się z ramienia ZUS i z ramienia pracodawcy. Należy wiedzieć więc, że teoretycznie oba podmioty mogą odwiedzić chorego w domu w dowolny dniu i o każdej porze.
Jeśli celem takiej kontroli będzie „przyłapanie” pracownika na gorącym uczynku, kontrola może mieć miejsce nawet w weekend, w godzinach wieczornych. Nie ma żadnych przepisów, które ograniczałyby w tym zakresie pracowników ZUS.
Chociaż przepisy nie ograniczają pracowników ZUS w zakresie terminów przeprowadzania kontroli L4, to ze względów praktycznych przyjmuje się, że takie odwiedziny mogą mieć miejsce w godzinach i dniach pracy urzędu, tj.:
- od poniedziałku do piątku,
- od godziny 7.00 do 15.00 (najczęściej).
Na czym polega kontrola zwolnienia lekarskiego?
Jaki cel mają kontrole ZUS w trakcie urlopu lekarskiego pracownika? Z założenia chodzi w nich o sprawdzenie, czy ubezpieczony:
- nie korzysta ze zwolnienia lekarskiego w celu wykonywania innej pracy zarobkowej,
- nie korzysta ze zwolnienia lekarskiego w sposób niezgodny z jego celem, przy czym warto zaznaczyć, że nie każde zwolnienie lekarskie obliguje pracownika do przebywania w domu – to lekarz decyduje o tym, kiedy pacjent ma leżeć w łóżku, a kiedy może, a wręcz powinien wychodzić, choćby na spacer.
Wtedy kontrola z ZUS sprowadza się również do ustalenia, czy nie ma innego domownika, który mógłby sprawować taką opiekę.
Czym grozi nieobecność podczas kontroli ZUS?
Nieobecność w domu podczas kontroli ZUS to duży problem dla pracownika, który ma obowiązek przebywania w miejscu zamieszkania, w miejscu pracy lub w miejscu prowadzenia działalności pozarolniczej w trakcie urlopu chorobowego.
Ubezpieczony może również wskazać inne miejsce czasowego pobytu – adres nie musi pokrywać się z adresem zamieszkania lub zameldowania. Jeśli jednak miejsce przebywania na chorobowym ulega zmianie, pracownik ma obowiązek powiadomić o tym pracodawcę i Zakład Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 3 dni.
Oznacza to, że adres powinien być aktualny na wypadek kontroli. Co, jeśli pracownika nie będzie pod wskazanym adresem?
Nieobecność w okresie orzeczonej niezdolności w trakcie kontroli ZUS może skutkować:
- utratą prawa do wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy,
- utratą prawa do zasiłku chorobowego, jeśli to ZUS wypłaca zasiłek chorobowy lub opiekuńczy,
- zwolnieniem dyscyplinarnym – nieprawidłowe korzystanie ze zwolnienia lekarskiego to naruszenie obowiązków pracowniczych.
Na szczęście, w uzasadnionych przypadkach pracownik może złożyć pismo wyjaśniające do ZUS, w którym wytłumaczy, dlaczego nie było go pod wskazanym adresem w trakcie kontroli.
Wyjaśnienie nieobecności podczas kontroli ZUS
Wyjaśnienie nieobecności podczas kontroli ZUS jest jak najbardziej możliwe, bowiem nawet pracownik chory ze zwolnieniem opatrzonym kodem „leżący”, może opuścić miejsce zamieszkania, aby udać się do apteki lub do lekarza.
Jeśli ponowna kontrola okaże się nieskuteczna lub niemożliwa, pracodawca lub pracownik ZUS powinni wezwać pracownika do złożenia wyjaśnień. Nieobecność w trakcie kontroli nie jest więc równoznaczna z możliwością ukarania pracownika na urlopie. Ma on bowiem szansę złożyć pismo do ZUS wyjaśniające nieobecność w domu podczas kontroli zwolnienia lekarskiego.
Jak napisać pismo wyjaśniające nieobecność podczas kontroli?
Aby wytłumaczyć się ze swojej absencji, pracownik może wykorzystać gotowy do wypełnienia wzór pisma do ZUS wyjaśniające nieobecność w domu podczas kontroli. Taki dokument musi zawierać oczywiście datę i miejsce sporządzenia, dane ubezpieczonego oraz odpowiednie uzasadnienie.
W tym miejscu należy podkreślić, że nie wszystkie argumenty zostaną uznane za obiektywny powód absencji. Jak napisać wyjaśnienie do ZUS w sprawie nieobecności podczas kontroli?
Pracownik może wyjaśnić swoją nieobecność:
- koniecznością udania się na wizytę lekarską,
- koniecznością wykonania badań, na przykład z krwi,
- hospitalizacją spowodowaną nagłym pogorszeniem stanu zdrowia,
- wizytą w aptece lub w sklepie spożywczym,
- odbywaniem rehabilitacji.
Zsumowanie artykułu
Zgodnie z art. 68 ustawy zasiłkowej, podmioty uprawnione do kontrolowania ubezpieczonych odnośnie prawidłowości przy wykorzystywaniu zwolnienia lekarskiego oraz upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich są:
- ZUS,
- i płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.
Co ważne, kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy zarobkowej nasila się w okresie, w którym występuje zwiększona absencja z powodu choroby lub sprawowania opieki. Mimo to kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego pracownicy ZUS mogą przeprowadzić w dowolnym momencie.
Podstawa prawna: Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.
