Jak napisać pismo do pracownika o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia? Czasami zdarza się, że w wyniku pomyłki pracownik otrzymuje zbyt wysokie wynagrodzenie za pracę lub wynagrodzenie nienależne. W takiej sytuacji pracodawca może sporządzić wezwanie do pracownika o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia, a ten ma obowiązek takiego zwrotu dokonać.
Czy pracownik ma obowiązek zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia?
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonaną. Natomiast za czas niewykonywania pracy osoba zatrudniona może otrzymywać wynagrodzenie, ale w okolicznościach określonych przepisami prawa pracy.
Jeśli zaś dochodzi do nadpłaty wynagrodzenia lub wypłaty wynagrodzenia pracownika, które nie należy się pracownikowi, ma miejsce tak zwane bezpodstawne wzbogacenie się.
Zgodnie z treścią art. 405 Kodeksu cywilnego:
Kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości.
Oznacza to, że pracownik ma obowiązek zwrócić pracodawcy nadpłacone lub nienależnie wypłacone wynagrodzenie. Tylko w jednym przypadku osoba zatrudniona będzie z takiego obowiązku zwolniona. Jak wskazuje art. 409 KC:
Pracownik nie będzie zmuszony do zwrotu nadpłaconego lub nienależnie wypłaconego wynagrodzenia pracownika, jeśli rozdysponował już otrzymaną kwotę na swoje bieżące wydatki, nie wiedząc, że otrzymał je bezpodstawnie.
Warto wspomnieć, że nie tylko wynagrodzenie może zostać przekazane pracownikowi bezpodstawnie. Inne świadczenia, które pracownik również powinien zwrócić, jeśli mu się nie należały to:
- ekwiwalent za urlop wypoczynkowy – gdy pracodawca wypłacił go, choć pracownik wykorzystał urlop w naturze
- odprawa z tytułu zwolnienia pracownika z pracy z przyczyn niedotyczących pracowników – gdy pracodawca wypłacił odprawę, a pracownik został przywrócony do pracy wyrokiem sądu.
Jak odzyskać nadpłacone wynagrodzenie?
Nie każdy pracownik wie, że otrzymał nadpłacone lub nienależne wynagrodzenie i nie każdy ma świadomość, że powinien je zwrócić. Pracodawca w takiej sytuacji zawsze musi sporządzić więc pismo do pracownika o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia. Takie wezwanie powinno informować osobę zatrudnioną o obowiązku dokonania zwrotu, jednocześnie wyznaczając na tę czynność konkretny termin.
Wezwanie do zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia musi wyznaczać konkretną datę na dokonanie zwrotu, ponieważ po bezskutecznym upływie wskazanego terminu pracodawca ma prawo skierować taką sprawę do sądu. Niekiedy jedynie w ten sposób – uzyskując tytuł wykonawczy – może odzyskać środki, przekazując należność do ściągnięcia komornikowi.
Aby odzyskać nadpłacone lub nienależnie wypłacone wynagrodzenie, pracodawca może wykorzystać gotowy do wypełnienia wzór pisma o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia, który uwzględnia między innymi takie elementy jak:
- data i miejsce sporządzenia,
- dane pracownika,
- dane pracodawcy,
- oznaczenie kwoty do zwrotu,
- wskazanie podstawy prawnej, z której wynika obowiązek zwrotu,
- określenie terminu na zwrot nadpłaconego/nienależnego wynagrodzenia za pracę,
- podpis pracodawcy.
Czy można potrącić nadpłacone wynagrodzenie z kolejnego wynagrodzenia?
Pracodawcy często zastanawiają się, czy pisemna prośba o zwrot nadpłaty wynagrodzenia jest konieczna, czy nie można po prostu potrącić kwoty nadpłaconego lub nienależnie wypłaconego wynagrodzenia z pensji pracownika.
Warto wiedzieć więc, że choć wydaje się to bardzo wygodnym rozwiązaniem – zwłaszcza z perspektywy przełożonego – to dla legalności takiego rozwiązania niezbędna jest pisemna zgoda na potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia, udzielona przez danego pracownika. Jeśli pracownik nie wyraża takiej zgody lub już nie pracuje w danym zakładzie, potrącenie będzie niemożliwe.
Przepisy Kodeksu pracy mówią wyraźnie, że pracodawca może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia tylko w ściśle określonych sytuacjach oraz w ściśle określonych granicach. Zgodnie z treścią art. 87 KP, z wynagrodzenia pracodawca może odliczyć:
- kwoty egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie świadczeń alimentacyjnych,
- kwoty egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie innych świadczeń (długów),
- zaliczki udzielone pracownikowi przez pracodawcę,
- kary pieniężne nałożone na pracownika przez pracodawcę, na przykład za nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Takich potrąceń dokonuje się z wynagrodzenia po odliczeniu od niego:
- składek na ubezpieczenia społeczne,
- zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
- wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego.
Nawet w tych przypadkach pracodawcę obowiązują pewne ograniczenia. Może on potrącić:
- do trzech piątych wysokości wynagrodzenia w przypadku egzekucji świadczeń alimentacyjnych,
- do jednej drugiej wysokości wynagrodzenia w przypadku egzekucji innych należności.
Dodatkowo pracownikowi należy zostawić tak zwaną kwotę wolną od potrąceń, która wynosi:
- równowartość minimalnego wynagrodzenia za pracę w przypadku potrącania należności na rzecz pracodawcy,
- 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę przy potrącaniu innych kwot.
Kiedy przedawnia się roszczenie zwrotu nadpłaty wynagrodzenia?
Roszczenia o zwrot nienależnie pobranego wynagrodzenia należy dochodzić na podstawie prawa cywilnego, dlatego strony obowiązuje dłuższy termin przedawnienia – 6 lat. Zgodnie z treścią art. 118 KC:
W przypadku, gdyby roszczenie dotyczyło np.nienależnie wypłaconego ekwiwalentu urlopowego, roszczenie przedawniłoby się po trzech latach.
Zsumowanie informacji
Nadpłata wynagrodzenia zdarza się dość często, szczególnie jeśli w firmie pracuje więcej pracowników. Niestety nadpłacone wynagrodzenie nie znajduje się w kategorii należności, które można potrącić z wynagrodzenia bez zgody pracownika – jasno mówi o tym art. 87 § 1 Kodeksu pracy:
1)sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
2)sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
3)zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
4)kary pieniężne przewidziane w art. 108 kary porządkowe.
Pracodawca nie może więc żądać od pracownika zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia, jeśli zostało ono błędnie naliczone z winy pracodawcy, sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej, jeśli pracownik rozdysponował już nadpłacone wynagrodzenie ze stosunku pracy (takie postępowanie mogłoby się wydawać jest dla pracownika bezpodstawnym wzbogaceniem – jednak sądy inaczej na to patrzą).
Warto jeszcze dodać, że w przypadku wypłacenia pracownikowi większego niż należne wynagrodzenia – zwrot różnicy może odbyć się przez potrącenia z pensji, ale tylko za pisemną zgodą pracownika (źródło: art. 91 § 1 Kodeksu pracy). Tutaj jednak należy wpierw wezwać pracownika do zwrotu nadpłaconej pensji. Wzór wezwania pobierzesz na samej górze.
