Notatka służbowa to dokument o charakterze formalnym. Jest ona wykorzystywana w ramach wewnętrznej komunikacji w urzędach, instytucjach i firmach.
Ma potwierdzać jakieś zdarzenie czy poprawność wykonania polecenia służbowego. Przepisy nie określają, kto może sporządzić notatkę służbową, dlatego przyjmuje się, że prawo to przysługuje zarówno pracownikom, jak i przełożonym.
Nie obowiązuje żaden konkretny schemat przygotowywania notatek służbowych, ale przyjmuje się, że taki dokument powinien zawierać między innymi:
- miejsce i datę sporządzenia,
- dane nadawcy i odbiorcy wiadomości zawartej w treści notatki,
- treść notatki,
- podpis sporządzającego notatkę.
Notatka służbowa może zostać uzupełniona o ewentualne załączniki. Należy rozpocząć ją od określenia powodu napisania notatki. Można stosować w niej wyróżnienia i wypunktowania.
Warto podać też dane kontaktowe. W notatce nie powinny pojawić się opinie, osądy, informacje na temat spraw prywatnych. Treść dokumentu musi być obiektywna.
