Jak napisać list do sponsora o wsparcie finansowe? Sponsoring polega na dobrowolnym finansowaniu określonej inwestycji czy działalności konkretnej osoby lub organizacji. Dzisiaj znajduje on zastosowanie w wielu dziedzinach życia i może przyjmować nie tylko formę pieniężną, ale też rzeczową lub usługową. Aby ubiegać się o sponsora, należy przygotować list sponsorski z prośbą o wsparcie.
Co to jest sponsoring?
Sponsoring jest umową partnerską pomiędzy dwoma podmiotami, z których jeden – sponsor – przekazuje drugiemu – sponsorowanemu – określone środki niezbędne do realizacji jakiegoś celu. Mogą to być środki finansowe, ale też rzeczy lub usługi.
Sponsorowany oferuje w zamian przede wszystkim swój potencjał komercyjny, czyli możliwość reklamowania przedsiębiorstwa lub jego usług czy produktów.
Na sponsoringu korzystają obie strony umowy sponsorskiej. Sponsorowany otrzymuje potrzebne do osiągnięcia swojego celu środki, natomiast sponsor może zwiększyć świadomość swojej marki czy zadbać o jej wizerunek, korzystając z pozytywnego skojarzenia własnej działalności z osobą czy inicjatywą sponsorowaną.
W praktyce, na sponsoring najczęściej decydują się duże firmy, które dbają o swój wizerunek w oczach konsumentów. Przykładowo, firma produkująca koszulki może przekazać je grupie sportowców, a ci w zamian założą odzież logowaną na mecz, co mieści się w działaniach marketingowych, dlatego stanowi dla marki uzasadniony koszt – inwestycję.
Kto może zostać sponsorem?
Wiele osób zastanawia się, do kogo zaadresować pismo o sponsoring. Choć taką pisemną prośbę o wsparcie można zaadresować właściwie do każdego, to największe szanse na uzyskanie pozytywnej odpowiedzi mają te osoby, które swój list sponsorski skierują do organizacji non-profit czy firmy, która już nie raz sponsorowała różne wydarzenia czy inicjatywy.
Z oczywistych względów, list sponsorski należy kierować do podmiotu, który znajduje się aktualnie w dobrej sytuacji finansowej. Jeśli potencjalny sponsor sam ma problemy natury materialnej, raczej nie zgodzi się dodatkowo sponsorować innego podmiotu.
Poza tym warto pamiętać, że list do sponsora o wsparcie finansowe powinien zostać zaadresowany bezpośrednio, czyli do konkretnej osoby odpowiedzialnej za sponsoring i darowizny.
W taki sposób autor pisma zyskuje pewność, że jego wniosek zostanie rozpatrzony przez osobę decyzyjną. Dodatkowo pozwala mu to odpowiednio spersonalizować pismo, dzięki czemu będzie ono skuteczniejsze.
Jakie elementy powinno zawierać pismo z prośbą o sponsoring?
Jak napisać do firmy o sponsoring? To pytanie zadaje sobie wiele osób zainteresowanych taką formą finansowania po raz pierwszy. Warto pamiętać więc, że list do sponsora musi obowiązkowo zawierać zawsze trzy kluczowe elementy:
- Opis przedmiotu sponsoringu – co sponsorowany chce otrzymać od sponsora?
- Opis celu sponsoringu – jak sponsorowany wykorzysta otrzymane wsparcie?
- Opis korzyści dla sponsora – co sponsorowany oferuje w zamian za wsparcie?
Opisując cel sponsoringu, osoba sporządzająca taki list powinna skupić się na wywołaniu emocji u adresata. Konieczna jest też szczerość i precyzja. List powinien wyjaśniać, w jaki sposób sponsorowany wykorzysta każdą przysłowiową złotówkę czy przedmiot ofiarowany w ramach sponsoringu. Ten element pisma jest właściwie opisem działalności sponsorowanego podmiotu.
Osoba zabiegająca o pomoc sponsora powinna zatem:
- opisać swoją działalność, podejmowane inicjatywy,
- wyliczyć korzyści ze swojej działalności,
- podać przykłady swoich osiągnięć.
Jeśli zaś list przygotowuje osoba, która dopiero „startuje”, powinna napisać:
- co ma na celu jej projekt,
- komu i jak pomoże,
- dlaczego ma perspektywy na odniesienie sukcesu.
Pismo do sponsora o wsparcie musi też w precyzyjny sposób odpowiadać na pytanie, o jakie wsparcie chodzi sponsorowanemu. Jeśli są to pieniądze, to w jakiej kwocie. Jeśli produkty, to jakie i w jakiej ilości.
Przy tym konieczne jest wskazanie, w jaki sposób sponsorowany planuje wykorzystać każdą formę wsparcia, czyli na co wyda pieniądze i co zrobi z przekazanymi przedmiotami.
Odpowiadając na pytanie „jak napisać prośbę o sponsoring?”, nie sposób nie odnieść się też do ogólnego charakteru takiego pisma, które powinno być:
- krótkie,
- zwięzłe,
- konkretne,
- schludne,
- czytelne,
- pozbawione błędów,
- utrzymane w grzecznym tonie.
Dlaczego list o sponsoring ma być jednocześnie możliwie treściwy i dokładny? Jeśli pismo kierowane jest do znanego sponsora, osoba decyzyjna może nie mieć czasu zapoznać się z nim w całości. Im więc bardziej skondensowana będzie jego treść, tym lepiej.
Co można zaoferować sponsorowi w zamian za pomoc?
List z prośbą o wsparcie finansowe musi obiecywać sponsorowi „coś w zamian”. Charakter takich korzyści jest z reguły marketingowy – sponsorowany otrzymuje pomoc w zamian za reklamę dla sponsora.
Dzięki temu sponsoring traktowany jest jako inwestycja w budowanie pozytywnego wizerunku marki, a także jako zaplanowany sposób działania, który pozwala jej zwiększyć swoją popularność.
W liście sponsorskim jako korzyści z udzielenia wsparcia można wymienić:
- wzmianki na temat sponsora o realizacji szczytnego celu,
- umieszczenie nazwy/logo firmy w widocznym miejscu,
- zaproszenie przedstawicieli firmy do udziału w publicznych wydarzeniach,
- zamieszczenie informacji o sponsorze na stronie internetowej oraz w mediach społecznościowych,
- wygłoszenie publicznych podziękowań,
- przyznanie certyfikatu/dyplomu z podziękowaniami,
- udzielenie pierwszeństwa lub wyłącznego prawa do relacjonowania wydarzenia, wykonywania zdjęć.
Zsumowanie informacji
Jak napisać prośbę do firmy o sponsoring? uzyskanie finansowej pomocy wcale nie jest takie trudne – jak mogłoby się wydawać. Wystarczy wystosować do potencjalnego sponsora list, w którym grzecznościowo opowiemy o naszym przedsięwzięciu i zaproponujemy jakieś profity, np. te ocieplające wizerunek firmy.
Zwrócenie się do firmy o zasponsorowanie powinno być uprzejmą prośbą, która zawiera także elementy opisujące profity wynikające z zasponsorowania.
Aby uprościć Ci uzyskanie wsparcia sponsora, stworzyliśmy gotowy do wypełnienia wzór listu, który pobierzesz na samej górze artykułu. Pisząc list do sponsora, wystarczy jedynie uzupełnić pobrany formularz o nasze dane i dane firmy, do której zwracamy się o pomoc.
Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby o pomoc finansową zwrócić się do wielu firm, robiąc wcześniej research, w którym wytypujemy najlepsze do współpracy podmioty.
Polecane wzory pism:
