Jak napisać wyjaśnienie rażąco niskiej ceny – wzór

Rażąco niska cena to termin związany z udziałem w przetargach. Zamawiający może wezwać wykonawcę do wyjaśnienia zaproponowanej przez niego „rażąco niskiej ceny” w przypadku, kiedy budzi ona wątpliwości – wydaje się zbyt niska.

W odpowiedzi na takie wezwanie wykonawca ma prawo przedstawić swoją kalkulację wyceny. W przeciwnym razie jego oferta może zostać odrzucona. Jak prawidłowo napisać wyjaśnienie rażąco niskiej ceny?

Dla ułatwienia Ci sporządzenia takiego dokumentu – przygotowaliśmy gotowy przykładowy wzór wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, który pobierzesz powyżej.

Czym jest rażąco niska cena?

Rażąco niską cenę można rozumieć jako cenę wyraźnie zbyt niską, budzącą wątpliwości, np. co do jakości świadczonych usług. Prawo zamówień publicznych określa jednak bardzo dokładnie, kiedy wykonawca może zostać wezwany do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Są to natomiast dwa przypadki:

• gdy cena oferty złożonej w terminie jest niższa o minimum 30% od wartości przedmiotu zamówienia ustalonego przed wszczęciem postępowania (wartości powiększonej o podatek od towarów i usług),
• gdy cena oferty złożonej w terminie jest niższa o minimum 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, które nie zostały odrzucone. 

Przedsiębiorca może więc spodziewać się, kiedy zostanie wezwany do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Jedynym wyjątkiem od tych zasad jest powstanie rozbieżności cenowych wynikających z okoliczności oczywistych, np. gdy jeden z wykonawców przesadzi z ceną, czym zawyży średnią ofert.

Po przedstawieniu wszystkich cen przedsiębiorca może wykorzystać wzór obliczenia rażąco niskiej ceny i upewnić się, czy zostanie wezwany do złożenia wyjaśnień. Wystarczy, że zsumuje wartość brutto wszystkich ofert i podzieli je przez ilość ofert, a następnie obliczy 30% z tej kwoty i porówna wynik do własnej oferty.

Wyjaśnienie rażąco niskiej ceny ma wskazać sposób, w jaki wykonawca będzie w stanie zrealizować dane zlecenie w określonej przez siebie kwocie. Takie wyjaśnienie ma wskazywać zatem, że przedstawiona cena wcale nie jest rażąco niska, przy czym oceny wyjaśnień dokonuje zamawiający. 

Co warto wiedzieć przed przygotowaniem wyjaśnienia rażąco niskiej ceny?

Otrzymując wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, zgodnie z tym co mówi prawo Zamówień Publicznych, przedsiębiorca powinien wiedzieć, że czeka go sporo pracy przy rzetelnym przygotowaniu odpowiedzi na takie wezwanie, jeśli nie chce stracić szansy na wygranie przetargu. Coraz częściej za wystarczającą nie uznaje się bowiem odpowiedzi, która zawiera jedynie ogólne wyjaśnienia oraz kalkulację dotyczącą najważniejszych pozycji kosztowych.

Należy pamiętać, że wyjaśnienie rażąco niskiej ceny musi przekonać nie tylko zamawiającego, ponieważ inne osoby biorące udział w przetargu mogą wnieść odwołanie od przedstawionej kalkulacji. Wykonawcy mają prawo złożyć odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej, jeśli ich zdaniem cena jest rażąco niska, a jej wyjaśnienie przedsiębiorcy w ich opinii – niewystarczające.

Co ciekawe, nie należy zakładać, że po wyjaśnieniu realności niskiej ceny wszystkie oferty w cenie podobnej lub nawet wyższej również zostaną uznane za realne. Niekiedy okazuje się bowiem, że odrzuceniu podlegają oferty droższe dla zamawiającego, a te tańsze uznaje się za wiarygodne cenowo. W wyjaśnieniach nie można powoływać się też na cenę rynkową, czy cenę oferowaną przez innych wykonawców – nie gwarantuje to uwzględnienia wyjaśnień. 

Jak napisać wyjaśnienie rażąco niskiej ceny?

Wielu przedsiębiorców nie wie, jak podejść do tematu przygotowania wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Na początek warto podkreślić zatem, że takie wyjaśnienia mają ukazywać wszystkie koszty, jakie przedsiębiorca poniesie w związku z realizacją zamówienia. Celem ich przedstawienia jest udowodnienie, że ogólny koszt realizacji nie przewyższa wynagrodzenia zaproponowanego zamawiającemu przez wykonawcę. 

Przykładowe wyjaśnienie rażąco niskiej ceny jest więc szczegółową, kompletną kalkulacją kosztów. Musi zawierać wszystkie wydatki związane z realizacją zamówienia, czyli także koszty pośrednie, a dodatkowo rezerwę na nieprzewidziane wydatki lub niespodziewany wzrost tych kosztów. Nie bez znaczenia jest także zysk dla wykonawcy – w końcu nikt nie realizuje zamówień za darmo. 

Aby dokument był jak najbardziej szczegółowy, warto przygotować go w oparciu o nasz sprawdzony wzór wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Kalkulacja nie może być ogólna, zatem im więcej pozycji wyszczególnia, tym większe szanse na to, że zostanie zaakceptowana.

Poza tym, wyjaśnienie zastosowania takich, a nie innych cen, również będzie miało ogromne znaczenie, dlatego wykonawca powinien opisać okoliczności, które pozwalają mu zastosować korzystniejsze ceny, na przykład poprzez:

• uwzględnienie posiadanych rabatów u dostawców materiałów,
• wyjątkowo korzystnych warunków dostaw,
• oszczędności metody wykonania zamówienia publicznego,
• sprawne zarządzanie procesem produkcji,
• usprawnienie wybranych rozwiązań technicznych,
• korzystne warunki dostaw lub usług,
• itd.

Należy podkreślić przy tym, że na każdy przedstawiony argument wykonawca musi posiadać dowód, choćby w postaci wiadomości e-mail z informacją o udzielonym mu rabacie.

Jakie powinny być wyjaśnienia rażąco niskiej ceny?

Jeśli chodzi o dobre wyjaśnienie rażąco niskiej ceny przykład kalkulacji, które powinny zostać zaakceptowane zarówno przez zamawiającego, jak i przez innych wykonawców, musi spełniać następujące wymagania:

• szczegółowość, czyli uwzględnienie wszystkich etapów realizacji zamówienia i związanych z nimi kosztów, nie tylko kilku najważniejszych pozycji,
• kompletność, czyli uwzględnienie wszystkich kosztów realizacji zamówienia,
• spójność, czyli zgodność wyjaśnień ze złożoną ofertą (nie można w kalkulacji pominąć kosztów, które wcześniej uwzględniono w ofercie),
• zgodność z wymogami składającego zamówienie – kalkulacja nie powinna przewidywać prac, czy zastosowania materiałów, które nie spełniają wymagań zamawiającego.

Dowody do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny

Ciężar udowodnienia, że przedstawiona oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na wykonawcy. Nawet jeśli ktokolwiek złoży odwołanie od wyjaśnień wykonawcy do Krajowej Izby Odwoławczej, ciężar dowodu nie obciąży odwołującego się, lecz pozostanie na wykonawcy – jest to wyjątkowa sytuacja, ponieważ zazwyczaj ciężar dowodu spada wtedy na osobę składającą odwołanie.

Wystarczy więc, że inny wykonawca nie zaakceptuje wyjaśnień przedsiębiorcy, a jego oferta może zostać odrzucona. Nie trzeba wykazywać nawet, że dany podmiot nie będzie w stanie zrealizować zamówienia za proponowaną cenę.

Jakie dowody przedstawić więc w swoich wyjaśnieniach? Dowodami do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny są przede wszystkim faktury kosztowe, kopie umów, listy wynagrodzeń pracowników, czy oferty podwykonawców. Kompletując dowody, należy pamiętać o tym, aby były one:

• aktualne,
• proporcjonalne – im większe znaczenie ma dana kwestia, czym więcej dowodów należy przedstawić lub tym mocniejsze dowody należy przedstawić,
• szczegółowe – przykładowo, oferta podwykonawcy złożona z kilku zdań, bez daty, czy warunków realizacji nie będzie traktowana poważnie. 

Należy pamiętać o jednej kluczowej zasadzie: wycena musi być możliwa do weryfikacji, dopiero wtedy możliwe będzie udzielenie zamówienia publicznego. Wykonawca nie powinien przedstawiać informacji, których nie jest w stanie poprzeć dowodami.

Zamawiający, który analizuje później takie wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, często nie potrafi stwierdzić, czy dana oferta charakteryzuje się rażąco niską ceną. Sprawdza zatem, czy wyjaśnienia są zgodne z ofertą, czy kalkulacja kosztów wygląda wiarygodnie, jest kompletna oraz poparta dowodami.

Podsumowanie

Wykonawca zostanie wezwany do złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny gdy oferta będzie nierealistyczna w porównaniu do cen rynkowych podobnych zamówień, a więc gdy:

• Gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia publicznego ustalonego przed wszczęciem postępowania.
• Gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert.

W powyższych przypadkach zamawiający zażąda od wykonawcy wyjaśnień oraz dowodów w określonym terminie, gdzie niezłożenie wyjaśnień wykonawcy w terminie, będzie oznaczać konieczność odrzucenia oferty wykonawcy. Również dobrze

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych