Jak napisać do firmy o sponsoring? To pytanie, które zadają sobie osoby po raz pierwszy przygotowujące pismo o wsparcie finansowe. Warto pamiętać, że taki dokument ma w głównej mierze przedstawiać cele proszącego o wsparcie, a także wyliczać korzyści, jakie z udzielenia takiej pomocy czerpać będzie sponsor. Jak powinna wyglądać oficjalna prośba o wsparcie finansowe do sponsora i jakie informacje należy w takim piśmie umieścić?
Jakich branży dotyczy sponsoring i na czym polega?
Sponsoring to umowa partnerska, na której korzystają oba podmioty. Sponsor przekazuje sponsorowanemu potrzebne wsparcie – środki finansowe lub materialne, niezbędne do realizacji konkretnego celu. Natomiast sponsorowany oferuje mu w zamian swój potencjał komercyjny, dzięki czemu jego firma może wypromować się, budując pozytywny wizerunek marki.
Przedsiębiorca, którego stać na taką inwestycję, będzie zwracał uwagę na to, czy wartości jego firmy pokrywają się z tymi, które reprezentuje sobą sponsorowany. W ramach umowy sponsorskiej firma będzie bowiem kojarzona z daną inicjatywą czy osobą i jej projektem.
Sponsoring znajduje zastosowanie w wielu różnych dziedzinach życia społecznego. Najczęściej listy sponsorskie przygotowują jednak przedstawiciele świata sportu, kultury, sztuki, nauki czy ekologii. Sponsorowanie może dotyczyć też sfery społecznej, oświaty i ochrony zdrowia.
Jak zdobyć sponsora?
Aby uzyskać wsparcie finansowe lub materialne, należy przygotować pismo o sponsoring, skierowane do konkretnego podmiotu. Z prośbą o sponsoring najczęściej występuje się do organizacji non profit czy korporacji.
W większości przypadków wystarczy przejrzeć historię potencjalnego sponsora, aby upewnić się, czy widnieją w niej ślady podobnych darowizn. Na inwestowanie w sponsoring stać przede wszystkim duże firmy, ale niekiedy sponsorami zostają także osoby prywatne dysponujące dużym kapitałem.
List do sponsora o wsparcie finansowe powinien zostać rozpatrzony pozytywnie, jeśli trafi do podmiotu znajdującego się w dobrej sytuacji ekonomicznej. Warto zasięgnąć więc stosownych informacji na ten temat, zanim skierujemy prośbę o sponsoring do firmy, która sama ma w danym momencie problemy finansowe.
Obowiązkowe elementy pisma o sponsoring
Jak napisać podanie o sponsoring? Choć nie istnieje żaden odgórnie narzucony wzór takiego pisma, to warto pamiętać, że w dokumencie zawsze muszą znaleźć się trzy obowiązkowe elementy, w tym:
- opis prośby – wskazanie, czego oczekuje od sponsora sponsorowany w ramach udzielonego wsparcia,
- opis sposobu wykorzystania otrzymanego wsparcia – zarówno w przypadku pieniędzy, jak i produktów (materiałów),
- opis korzyści – co zyska sponsor w ramach umowy sponsorskiej.
Zanim sponsorowany wyjaśni, co chciałby otrzymać od sponsora, powinien pokrótce przedstawić swoją działalność, plany, cele, inicjatywy czy dotychczasowe sukcesy. Ma to na celu zobrazować misję sponsorowanego i wyjaśnić, na jakie cele przeznaczone zostaną fundusze.
Ta część listu sponsorskiego często okazuje się znacznie ważniejsza, niż opis korzyści dla sponsora. Początkowy fragment pisma decyduje bowiem o tym, czy prośba przyciągnie uwagę, wzbudzi emocje i skłoni adresata do udzielenia pomocy.
Jak napisać prośbę o sponsoring?
Wiele osób zastanawia się, jak napisać do firmy o sponsoring, aby zwiększyć swoje szanse na pozytywną odpowiedź sponsora. Kluczowe jest w tym przypadku przygotowanie pisma, które będzie osobiste i szczere, a przy tym zwięzłe i konkretne. Dokument powinien mieć charakter emocjonalny, ale nie agresywny czy żebrzący. Dobrze również, jeśli uwzględnia przykłady i prawdziwe historie, zamiast ogólników.
Jeśli sponsorowany opisuje siebie jako podmiot potrzebujący wsparcia, to powinien:
- krótko opisać swoją organizację czy swoją osobę,
- opisać korzyści ze swojej działalności,
- podać przykłady swoich działań i osiągnięć,
- wyjaśnić cele działalności, jej perspektywy, wskazać komu ma pomóc i w jaki sposób.
Taka sama zwięzła i rzeczowa forma tekstu wskazana jest przy fragmencie dotyczącym potrzeb sponsorowanego. Zamiast ogólnej prośby o gotówkę czy materiały, w piśmie warto określić konkretną sumę potrzebnych środków lub rodzaj i ilość niezbędnych produktów.
Najważniejszą zasadą jest jednak przygotowywanie prośby z myślą o tym, aby zawrzeć jak najwięcej informacji w jak najkrótszym liście, ponieważ sponsorzy, którzy otrzymują takich pism setki, a nawet tysiące, nie poświęcają zbyt wiele czasu na dokładne zapoznanie się z każdą tego typu wiadomością.
Jakie korzyści można zaproponować sponsorowi za pomoc finansową?
Pismo o wsparcie finansowe zawsze wylicza korzyści, na jakie może liczyć sponsor, jeśli zgodzi się udzielić pomocy sponsorowanemu. Korzyści te mają związek z pozytywnym obrazem marki, ze zwiększaniem jej popularności i renomy wśród potencjalnych klientów.
W sponsoringu chodzi przede wszystkim o to, by nazwa i logo sponsora kojarzyły się ze wspieraną działalnością, która powinna w jakimś stopniu wiązać się z misją, celami czy wartościami firmy.
Poza odpisami podatkowymi większość korzyści dla sponsora to korzyści niematerialne, czyli między innymi:
- podziękowania wygłoszone w trakcie wydarzenia,
- informacje o sponsorze, np. w mediach społecznościowych,
- udział przedstawicieli firmy w wydarzeniach,
- wzmianki o sponsorze, np. w tekście książki,
- logo i nazwa firmy umieszczone w widocznych miejscach, np. na koszulkach graczy,
- dyplom z podziękowaniami,
- pierwszeństwo lub wyłączność do relacjonowania zdarzenia, wykonywania zdjęć i ich publikowania.
Kilka słów na koniec
Aby wystosować do potencjalnego sponsora list, w którym poprosimy o finansowe wsparcie, należy wpierw dobrze przemyśleć profity, jakie sponsor może zyskać, nawiązując z nami współpracę. W pierwszej kolejności warto grzecznościowo opisać nasze przedsięwzięcie, proponując firmie konkretne korzyści, np.:
- ocieplenie wizerunku firmy,
- umieszczenie logo sponsora na produktach, czy eventach,
- umieszczenie logo firmy na koszulkach sportowców,
- zamieszczenie informacji o sponsorze w internecie, social mediach itp.
- możesz zaproponować też darmowe bilety,
- itd.
Pisząc list sponsorski, który jest spójny i uwzględnia korzyści, jakie odniesie firma sponsorująca, mamy o wiele większe szanse na pozytywne rozpatrzenie naszej prośby. Aby więc uprościć Ci uzyskanie wsparcia sponsora, przygotowaliśmy gotowy wzór listu sponsorskiego, który pobierzesz na samej górze.
Polecane wzory pism:
