Wizerunek pracownika stanowi dobro osobiste i jednocześnie daną osobową. Z racji tego jest chronione przez Kodeks cywilny, Kodeks pracy oraz RODO. Jak widać, ustawodawca traktuje bardzo poważnie dane pracowników i próbuje chronić je z każdej strony (dosłownie).

Już na samym początku możemy się domyślić, że – co do zasady – do publikacji wizerunku pracownika potrzebna będzie jego zgoda. Istnieją jednak wyjątki od powyższego. Sprawdź, czym jest wizerunek, jak jest chroniony oraz jakie kary grożą pracodawcy za nieprzestrzeganie praw osobistych swoich pracowników.

Wizerunek pracownika – jak go definiować?

Wizerunek człowieka (nie tylko pracownika) to sposób postrzegania go przez innych ludzi. Na sposób postrzegania składa się szereg elementów składowych, m.in. wygląd zewnętrzny (wzrost, budowa ciała, rodzaj sylwetki, sposób mówienia, sposób poruszania się), zachowanie, charakter, życiorys czy doświadczenie zawodowe.

Kluczowe w omawianej kwestii jest wyobrażenie innych ludzi o danej osobie na podstawie przedstawionego wizerunku. Jest to związane z tym, że zazwyczaj wizerunek osoby kształtowany zostaje na podstawie fragmentów informacji o niej oraz na postawie informacji domniemanych.

Tworzy się więc wyobrażenie o danej osobie, które może być zupełnie niezgodne z prawdą. Dlatego też tak ważne jest, aby pracodawca, wykorzystując dane pracownika nie godził w jego interesy.

Przecież nie tak trudno wyobrazić sobie sytuację, kiedy pracownik „promujący” swoją twarzą nierzetelnego pracodawcę może mieć następnie problem ze znalezieniem nowego miejsca pracy, czy z zaufaniem u konsumentów.

Wizerunek pracownika – jak chroni je prawo?

W kwestii wizerunku pracownika największe znaczenie ma Kodeks pracy (dalej jako KP) oraz RODO. KP chroni nie tylko dane osobowe zatrudnionych pracowników, lecz także kandydatów na stanowisko pracy.

Stąd też myśląc o wizerunku, nie można mieć na uwadze jedynie zdjęć czy filmów publikowanych na stronie www. pracodawcy, czy wykorzystywanych w ramach kampanii marketingowej np. na portalach społecznościowych. Ochronie podlega wizerunek w każdej postaci, np. zdjęcia znajdującego się na identyfikatorze pracownika czy fotografii dołączanej do CV lub znajdującej się w portfolio pracownika.

Zgodnie z art. 22[1] i nast. KP każde dane osobowe pracownika, w tym jego wizerunek mogą być przetwarzane przez pracodawcę wyłącznie w sytuacji, gdy jest to niezbędne do wykonywania przez zatrudnionego zleconej pracy lub do zajmowania konkretnego stanowiska.

Oznacza to, że pracodawca może wykorzystywać wizerunek pracownika jedynie w przypadku, gdy pracownik wyraził na to zgodę. Oczywiście istnieją od tego pewne wyjątki (o tym w dalszej części artykułu).

Kodeks pracy stanowi, iż pracodawca może żądać od pracownika ujawnienia jedynie takich danych osobowych jak:

• imię i nazwisko;
• data urodzenia;
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
• wykształcenie;
• kwalifikacje zawodowe;
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia;
• adres zamieszkania;
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Publikacja wizerunku a zgoda pracownika

Wizerunek pracownika dotyka wprost nie tylko ustawy pracowniczej, ale także ustawy – Prawo autorskie. Zgodnie z art. 81 ust. 1 Prawa autorskiego, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej, przy czym zezwolenie nie jest to wymagane, jeżeli właściciel wizerunku otrzymał umówioną zapłatę za pozowanie.

Zgoda musi być jednoznaczna i oczywista. Jednocześnie Prawo autorskie nie wymaga, aby zgoda ta przyjmowała jakąś szczególną formę prawną – może być nawet dorozumiana, wykonana poprzez przyjęcie oferowanej zapłaty.

Treść oświadczenia wyrażającego zgodę powinna określać ramy udzielenia wizerunku. Zgoda musi dokładnie określać, w jakim zakresie wizerunek pracownika zostanie wykorzystany.

Jeśli pracownik wyrazi zgodę na publikację swojego wizerunku na stronie internetowej pracodawcy, publikacja jego fotografii w formie reklamy na portalu społecznościowym będzie stanowiło naruszenie prawa. To samo dotyczy zdjęcia przesyłanego w CV, jego posiadanie w bazie nie jest jednoznaczne z możliwością publikowania go na stronie www. firmy.

Kiedy zgoda nie jest wymagana?

Generalną zasadę, kiedy pracodawca może wykorzystać wizerunek pracownika, reguluje RODO. Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit.f) rozporządzenia przetwarzanie wizerunku pracownika bez jego zgody jest możliwe, jeśli będzie związane z usprawiedliwionym interesem pracodawcy, który jednocześnie nie narusza interesów pracownika. Usprawiedliwiony interes musi być skonkretyzowany i możliwy do wykazania.

RODO umożliwia również przetwarzanie wizerunku pracownika bez jego zgody, jeżeli wynika to z przepisów innych ustaw. Będzie to miało miejsce w przypadku zawodów, w których niezbędne jest posługiwanie się identyfikatorem, m.in. policja, ochrona, adwokat, radca prawny.

W takim przypadku udostępnienie wizerunku następuje poprzez zamieszczenie zdjęcia danej osoby na legitymacji służbowej i jest on przetwarzany na postawie art. 6 ust. 1 lit.c) RODO w związku z konkretnym przepisem ustawy.

Wyjątki od zady generalnej wrażania zgody na wykorzystywanie wizerunku tworzy także Prawo autorskie – nie ma to tak bardzo ścisłego związku z prawami pracowniczymi, lecz w określonych sytuacjach również będzie miało zastosowanie. Zgoda nie jest wymagana, gdy   

• osoba, której wizerunek jest rozpowszechniany, mimo niewyrażenia zgody otrzyma wynagrodzenie i je przyjmie;
• publikowany jest wizerunek osoby powszechnie znanej, o ile jej wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych i społecznych – chodzi tu głównie o wizerunek polityka czy osoby pełniejącej funkcję zaufania publicznego;
• wizerunek danej osoby stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza. Publikacja wizerunku pracownika nie wymaga zgody, jeżeli stanowi jedynie element przypadkowy lub uzupełniający przedstawionej całości, np. zdjęcie grupowe pracowników czy fotografia z imprezy firmowej.

Wizerunek pracownika – kara za wykorzystanie go bez uzyskania zgody

Wykorzystanie przez pracodawcę wizerunku pracownika bez jego zgody, w przypadkach które nie stanowią wyjątku od zasady, wiąże się z możliwością nałożenia na pracodawcę kary finansowej. Brak jednoznacznej i wyraźnej zgody pracownika będzie oznaczało naruszenie Kodeksu pracy oraz RODO.

Bezprawne wykorzystanie wizerunku jest jednoznaczne z naruszeniem ochrony danych osobowych. Za taki czyn RODO przewiduje karę pieniężną w wysokości nawet do 20 mln euro lub do 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.

Jeśli wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa u pracownika, poszkodowany ma prawo żądać jej naprawienia. Wysokość świadczenia jest zależna od rozmiaru szkody. Pracownik ma prawo również do żądania od pracodawcy wypłacenia zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny.

Dodatkowo pracownik, którego wizerunek został bezprawnie wykorzystany – może żądać zaniechania takiej publikacji, jak również podjęcia przez pracodawcę czynności potrzebnych do usunięcia skutków jego działania, m.in. przeprosin poprzez złożenie oświadczenia odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie.

Przydatny wzór pisma:

• Zgoda pracownika na monitoring wzór
• Umowa użyczenia pracownika wzór