Przepis art. 34a ustawy o transporcie drogowym określa w jaki sposób, używane w celach służbowych mogą być pojazdy prywatne. Okazuje się, że na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy. Ponadto minister właściwy do spraw transportu w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów. W tym przypadku uwzględniany jest: rodzaj pojazdu mechanicznego, jego pojemność oraz limit kilometrów w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, właściwych ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika.

Jak zawrzeć taką umowę?

Umowa cywilnoprawna na podstawie, której do celów służbowych może być wykorzystywane auto prywatne zawierać powinna:
• postanowienia dotyczące pojazdu, jakiego będzie używał pracownik,
• informację o pojemności skokowej silnika,
• zobowiązanie pracownika do używania prywatnego samochodu do celów służbowych,
• zgoda na powyższe pracodawcy,
• zasady refundacji kosztów ponoszonych przez pracownika,
• okres trwania umowy i sposób jej rozwiązania.

Zwrot kosztów

Zwrot kosztów za użytkowanie przez pracownika auta do celów służbowych może się odbywać w oparciu o miesięczny ryczałt pieniężny, czyli niezależnie od faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów lub w oparciu o kilo metrówkę, czyli o faktycznie przejechane przez pracownika kilometry.

Opodatkowanie

Pamiętajmy, że kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy, bez względu na wysokość tych kwot.

W niektórych sytuacjach zwrot poniesionych przez pracownika kosztów z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych jest zwolniony z podatku. Ma to miejsce, gdy samochód prywatny jest wykorzystywany do celów służbowych w jazdach zamiejscowych i to tylko w ramach limitów stawek i kwot określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Drugim przypadkiem jest sytuacja, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów albo możliwość zwrotu kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw.