W postępowaniu administracyjnym, dla załatwienia spraw kpa przewidział trzy terminy: 

• niezwłoczne załatwienie sprawy – sprawy objęte tym terminem należą do nieskomplikowanych. Sprawy te są rozpatrzone na podstawie faktów i dowodów powszechnie znanych albo znanych z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie;
• jeden miesiąc – jest to okres końcowy, tzn. że sprawę należy załatwić maksymalnie do ostatniego dnia tego okresu. W przypadku postępowania wszczynanego na żądanie strony – termin liczony jest od dnia doręczenia żądania organowi administracji. Natomiast w postępowaniu odwoławczym –  liczony jest od dnia otrzymania odwołania przez organ wyższej instancji;
• dwa miesiące – termin ten jest przewidziany dla spraw w postępowaniu wyjaśniającym przed organem pierwszej instancji, o ile sprawy te mają charakter szczególnie skomplikowany. Pojęcie „szczególnie skomplikowany” nie zostało zdefiniowane w kodeksie, dlatego też skomplikowanie sprawy jest kwestią ocenną referenta sprawy.

Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje także wydłużenie terminów dzięki konstrukcji niewliczania do okresu załatwiania spraw pewnych okresów. Są to:

• terminy przewidziane dla dokonania określonych czynności;
• okresy zawieszenia postępowania;
• okresy opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

Dopuszczenie się zwłoki przez organ administracji publicznej

Jeżeli organ dopuścił się opóźnienia, ma on obowiązek zawiadomienia o tym fakcie stronę. Jednocześnie organ jest zobowiązany podać przyczyny zwłoki oraz wskazać nowy termin załatwienia sprawy. Ten sam obowiązek ciąży na organie również w sytuacji opóźnienia w załatwieniu sprawy powstałego z przyczyn od niego niezależnych. Zaznaczyć należy, że naruszenie obowiązujących terminów przez organ nie może powodować ujemnych skutków dla strony.

Z przyczyn oczywistych, na niezałatwienie przez organ sprawy w terminie, stronie służy zażalenie do organu administracji publicznej wyższego stopnia. W przypadku uznania zażalenia za zasadne, organ wyższego stopnia wyznacza dodatkowy termin załatwienia sprawy. Zarządza także wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie.

Jak należy obliczać terminy

Zgodnie z art. 57 §1 kpa, jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu.

Terminy określone w tygodniach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim tygodniu, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi tygodnia.

Terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca.

Terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było – w dniu poprzedzającym bezpośrednio ten dzień.

Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

Kiedy termin uważa się za zachowany?

Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:

1. wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru;
2. nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe;
3. złożone w polskim urzędzie konsularnym;
4. złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej;
5. złożone przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku;
6. złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego.

Przypomnijmy, że nowelizacja z dnia 1 czerwca 2017 roku wprowadziła kilka dosyć istotnych zmian, jak chociażby instytucję  milczącego załatwienia sprawy. W związku z tym zaczęły obowiązywać również nowe terminy.

Postępowanie uproszczone

Przepis art. 35 § 3a kpa dla załatwienia sprawy w postępowaniu uproszczonym wprowadził termin niezwłoczny. Przy czym nie może być to później niż w przeciągu miesiąca od dnia wszczęcia postępowania.

Ponaglenie

W przypadku wniesienia ponaglenia na podstawie art. 37 § 4 kpa, organ ma obowiązek przekazać sprawę organowi wyższego stopnia bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania. Zgodnie z art. 37 §5 k.p.a. organ wyższego stopnia rozpatruje ponaglenie w terminie siedmiu dni od dnia jego otrzymania.

Mediacja

Organ prowadzący sprawę zawiadamia strony o możliwości przeprowadzenia mediacji z jednoczesnym wnioskiem o wyrażenie zgody na jej przeprowadzenie. Zgoda ta może zostać wyrażona w terminie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia. Natomiast zgodnie z art. 96e §1 i §2 kpa w przypadku skierowania sprawy do mediacji organ odracza jej rozpatrzenie na okres do dwóch miesięcy.  Termin ten może zostać przedłużony maksymalnie o kolejny miesiąc.

Milczące załatwienie sprawy

Sprawę uznaje się za załatwioną w sposób milczący przy w całości uwzględnieniu żądania strony, jeżeli w terminie miesiąca od dnia doręczenia żądania strony właściwemu organowi albo innym terminie określonym w przepisie szczególnym organ ten nie wyda decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie albo nie wniesie sprzeciwu w drodze decyzji.

Zawiadomienie przez publiczne obwieszczenie

Zgodnie z przepisami art. 49 §2 i art. 49a kpa., obwieszczenie uznaje się za skuteczne z upływem 14 dni od daty jego ujawnienia. Jednocześnie stronom zawiadomionym w drodze publicznego obwieszczenia przysługuje prawo do wniesienia o odpis wydanej decyzji lub postanowienia. Organ jest zobowiązany wydać taki odpis w terminie nie dłuższym niż 3 dni od dnia otrzymania wniosku.