Opisane w wyżej wskazanym rozporządzeniu zasady rozliczania podróży służbowych znajdują zastosowanie do pracodawców sfery budżetowej, jak i pracodawców prywatnych, o ile nie ustalili oni innych zasad odbywania podróży służbowych.

Na wydatki wyjazdu służbowego możemy zaliczyć takie koszty jak: koszt przejazdów; koszt dojazdów środkami komunikacji miejscowej; koszt noclegów; koszt innych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb oraz diety.

Koszt przejazdu

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości potwierdzonej biletami lub fakturami. Pracodawca jest obowiązany pokryć (lub zwrócić pracownikowi) prócz ceny biletu środka transportu także różnie inne opłaty związane z podróżą, m.in. miejscówki, parkometry, opłaty autostradowe itp.

Zgodę na podróż służbową pracownika przy użyciu samochodu

Pracodawca może również wyrazić zgodę na podróż służbową pracownika przy użyciu samochodu osobowego, motocyklu lub motoroweru niebędącego własnością pracodawcy.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu w wysokości określonej w Rozporządzeniu Ministra Transportu z dnia 23 października 2007 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy

Stawki te wynoszą:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł;
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – od 0,5214 zł do 0,8358 zł;
• dla motocykla – 0,2302 zł;
• dla motoroweru – 0,1382 zł.

Koszt dojazdów środkami komunikacji miejscowej

Pracownik oddelegowany środkiem komunikacji publicznej ma prawo w obrębie w miejscowości, w której się znajduje, do wykorzystywania środków komunikacji miejscowej. Pracownik może brać dokumenty księgowe bezpośrednio na pracodawcę, tj. bilety miejskie bądź miejscowe albo też rozliczać się w ramach ryczałtu, czyli 20% diety (20% x 30 zł = 6 zł) za każdą dobę pobytu w delegacji. Jeżeli pracodawca porusza się pojazdem firmowym, prywatnym lub gdy pracownik nie ponosi w ogóle kosztów dojazdu ryczałt nie przysługuje również w przypadku.

Koszt noclegów

Zwrot kosztów noclegu w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie przysługuje pracownikowi w wysokości rzeczywiście opłaconej, potwierdzonej rachunkiem, np. paragonem lub fakturą VAT.

Ustawa stawia jednak limit owego kosztu, który kształtuje się na poziomie dwudziestokrotność stawki diety (20 x 30zł = 600zł). Pracodawca może także wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej wspomniany limit.

Zwrot zryczałtowanej kwoty

W przypadku nieposiadania przez pracownika rachunku kosztów noclegu przysługuje mu zwrot zryczałtowanej kwoty w wysokości 150% diety (1,5x 30 zł = 45 zł). Przy tym ryczałt za nocleg przysługuje tylko wtedy, gdy podróż służbowa trwała pomiędzy godzinami 21 i 7 przez co najmniej 6 godzin.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługują za czas w trakcie przejazdu oraz w przypadku gdy pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do swojego miejsca zamieszkania.

Dieta

Zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w zw. z art. 82 ust. 2 ustawy z dnia 28 lipca 2005 roku o kosztach sądowych w sprawach cywilnych wskazuje, że dieta przysługująca w czasie podróży wynosi 30,00 zł za dobę podróży.

Od powyższego istnieją wyjątki, mianowicie dieta nie przysługuje jeżeli pracownik został delegowany do miejscowości swojego pobytu stałego lub czasowego, także w przypadku gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, w dniu wolnym od pracy, w którym pracownik, przebywając w delegacji ponad 10 dni, powraca do miejscowości pobytu stałego lub czasowego środkiem transportu określonym przez pracodawcę.

Rozliczenie delegacji

Dla celów podatkowych wyjazd w podróż służbową powinien rozpoczynać się formalnym poleceniem wyjazdu, zawartym na specjalnym dokumencie. Dokument powinien zawierać takie elementy jak:

• termin wyjazdu z określeniem daty i godziny;
• miejscowość, do której pracownik został oddelegowany;
• cel podróży służbowej;
• czas delegacji;
• środek transportu, jakim pracownik uda się w podróż służbową;

Do formularza delegacji pracownik powinien załączyć wszelkie rachunki potwierdzające wydatki poniesione przez pracownika podczas podróży bądź/oraz zaznaczyć należne diety, oraz kwoty objęte ryczałtami.

Jeżeli uzyskanie stosownych rachunków nie było możliwe, pracownik jest zobowiązany złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Termin rozliczenia delegacji następuje w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Na wniosek pracownika pracodawca może przed wyjazdem w podróż służbową przyznać pracownikowi zaliczkę na niezbędne koszty podróży.

Podobne wzory pism:

• Wyjazd służbowy wzór polecenia