Compliance, czyli… nie ma jednoznacznego tłumaczenia compliance w języku polskim. Możemy go jednak rozumieć jako „politykę zgodności” lub „zgodność”.
W praktyce oznacza to, że produkt, jaki przedsiębiorca chce wprowadzić do obrotu musi być zgodny z normami europejskimi. Aby tak było należy przeprowadzić proces compliance umożliwiający m.in. zredukowanie do minimum ryzyka powstania nieprawidłowości związanych np. z niedopuszczeniem wyrobu do sprzedaży. Co zatem zrobić, by zapobiec takim sytuacjom? Bądź compliant.
Praktyka zgodności
Dokumentacja – przygotowana z należytą starannością, zindywidualizowana, sporządzona po szczegółowej analizie, testach i badaniach laboratoryjnych – może okazać się kluczem do sukcesu dla compliance’owego przedsiębiorcy. Co powinno wchodzić w jej skład? Szczegóły poniżej:
- ekspertyza (status prawny produktu),
- regulacje dotyczące bezpieczeństwa wyrobu,
- zalecenia dotyczące badań technicznych (laboratoryjnych),
- umowy (m. in. powierzenia np. pomiędzy producentem a dystrybutorem),
- zestawienie dotyczące wszystkich obowiązków producenta/ importera,
- certyfikat CE.
…,bo warto!
Czemu warto zainwestować w compliance produktowy? „Procedury nie tylko usprawniają procesy wewnątrz organizacji, one przede wszystkim zapewniają ochronę. Stwarzają domniemanie dopełnienia wszelkich obowiązków, zabezpieczają towary jako takie przed potencjalną konfiskatą.
Chronią dobre imię firmy – markę, wprowadzając w życie politykę społecznej odpowiedzialności” – mówi Zuzanna Wiśniewska, założycielka Compliant Product – firmy świadczącej usługi prawnej z zakresu compliance.
Co więcej, wdrożeniowa konsekwencja popłaca – buduje ona długoterminową i stabilną wartość przedsiębiorstwa, pozwala także na realizację celów biznesowych w sposób zrównoważony.
Poprawnie wdrożony compliance może też pozwolić w zminimalizowaniu lub uniknięciu ryzyka związanego z naruszeniem unijnych norm, co zdecydowanie wpływa na pozytywny wizerunek firmy. Pozwoli także na uniknięcie horrendalnych kar finansowych nakładanych przez UE.
Unijne sKARcenie
Nieprzestrzeganie unijnych wymogów pociąga za sobą niezwykle dotkliwe kary dla przedsiębiorcy, który często na pierwszym planie stawia szybki zysk zapominając o tym, że inwestycja w compliance nie jest zbędnym wydatkiem, lecz inwestycją.
Przekonał się o tym m.in. niemiecki producent samochodów – firma Volkswagen, kiedy to w sposób intencjonalny godziła w środowisko naturalne, manipulując parametrami spalin w silnikach diesla, naruszając tym samym unijne przepisy. 15 mld dolarów kary finansowej wymierzonej przez sąd w San Francisco, utrata zaufania klientów, spadek sprzedaży aut, reputacja w rozsypce – to zapewne tylko część strat poniesionych przez koncern motoryzacji w „aferze spalinowej”.
Warto także wspomnieć, że kary mogą wynosić około 10% obrotu osiągniętego w roku poprzedzającym – czym zatem w porównaniu do tego jest koszt poniesiony na wdrożenie compliance…?
Przezorny zawsze ubezpieczony
Warto być mądrym przed szkodą. Jak pokazuje praktyka, zapobiegać jest niejednokrotnie łatwiej (i taniej) niż naprawiać, co dodatkowo wskazywałoby na zasadność stosowania procedur minimalizujących ryzyko nieprzemyślanych decyzji, a co za tym idzie zaprzyjaźnienie się z compliancem produktowym.
Pamiętajmy, że zgodny w tym wypadku znaczy bezpieczny, a jak mawia polskie porzekadło przezorny zawsze ubezpieczony.
Studentka Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego, specjalistka ds. ochrony danych osobowych z dwuletnim doświadczeniem, obecnie młodszy prawnik zajmujący się compliancem w firmie Compliant Product.
