Biznesplan nie stanowi formalnego pisma, które należy formułować na właściwym formularzu przy zachowaniu szeregu wymogów ustawowych. Stanowi bardziej pisemne sprecyzowanie celów biznesowych oraz zaplanowanie działań, mających te cele przybliżyć.

Nie ma jednej uniwersalnej recepty na idealny biznesplan. Każda gałąź biznesu wymaga innego podejścia. Jednakże można wyróżnić elementy, które będą wspólne dla każdego przedsiębiorstwa.

Będą to m.in. analiza możliwości rynkowych oraz konkurencji, porównanie cen oferowanych produktów lub usług do tych istniejących już na rynku, określenie dostawców i odbiorców, czy chociażby określenie zagrożeń dla działalności firmy.

Biznesplan – czy aby na pewno potrzebny?

Niektórzy ruszają do „boju” bez większego planowania, niektórym z nich nawet to wychodzi. Jednakże najwięksi gracze na rynku zawsze mają plan długoletniego działania. Co więcej, mają również plan B i C, gdyby pierwotny zamysł się nie powiódł.

Biznesplan w biznesie nie jest wymogiem. Jest jednak narzędziem, które pozwoli przedsiębiorcy na przeprowadzenie analizy możliwości rynkowych oraz środków umożliwiających osiągnięcie założonych celów w konkretnym otoczeniu biznesowym.

Ma za zadanie pokazać wady i zalety planowanej działalności. Bo co jeśli post factum okaże się, że nasz „idealny pomysł na firmę” nie ma realnych szans na powodzenie z powodu barier finansowych, braku odbiorców czy też istnienia ograniczeń prawnych (np. koncesje czy uprawnienia zawodowe)?

Sam proces tworzenia planu biznesowego pozwoli przedsiębiorcy na ochłonięcie i spojrzenie chłodnym okiem na realne szanse powiedzenia się biznesu.

Po co więc tworzyć biznesplan?

Minusem tworzenia biznesplanu jest konieczność poświęcenia na to dużej ilości czasu. I na dobrą sprawę, w tym miejscu negatywy się kończą. Im bardziej rozbudowany i szczegółowy projekt działania, tym większa szansa na sukces.

Najistotniejszym zadaniem biznesplanu jest dostarczenie przedsiębiorcy informacji niezbędnych do podjęcia świadomej decyzji w temacie: czy w ogóle warto zaczynać, a jeżeli tak to jak zrobić to najefektywniej.

Co więcej, powzięcie nowych, precyzyjnych danych pozwoli na modyfikacje pierwotnych założeń i tym samym uniknięcie wielu błędów, które mogłyby odbić się niekorzystnie na portfelu inwestora.

Przedsiębiorcy to osoby silnie kreatywne, które wpadają na nowy pomysł biznesowy kilkanaście razy na dobę. Spisanie pomysłów na papierze w formie biznesplanu pozwala uporządkować dotychczasowe idee i plany, dobrze je przemyśleć, a następczo skupić się na konkretnym celu.

Należy również pamiętać, że w niektórych sytuacjach, biznesplan będzie nieodzowny. Będzie tak w przypadku, gdy przedsiębiorca zamierza sfinansować swoją działalność przy pomocy dotacji lub kredytu. Urzędy oraz banki nie wypłacą środków bez zapoznania się z planem biznesowym przedsiębiorcy.

Każda instytucja posiada własne regulacje wewnętrzne, warto więc zapoznać się z indywidualnymi wymogami stawianymi przed beneficjentem, jeszcze przed przystąpieniem do tworzenia biznesplanu.

A co w przypadku, gdy firma już działa? Czy warto poświęcać czas na tworzenie planu działania? Oczywiście, że tak. Biznesplan ma za zadanie także pomóc w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Dzięki jasno sformułowanym celom oraz dokładnemu określeniu sposobu ich realizacji, z całą pewnością będzie prostsze i efektywniejsze.

Na początek – pismo przewodnie biznesplanu

Dobry biznesplan powinien zaczynać się od pisma przewodniego, tj. streszczenia planu działania. Owe pismo powinno zawierać esencje biznesplanu, najważniejsze fakty i informacje przemawiające za wdrążeniem stworzonego projektu w życie. Pismo przewodnie powinno zawierać niejako „spis treści” całego dokumentu oraz krótkie przedstawienie każdego tematu.

W streszczeniu należy wyróżnić takie kwestie jak:

• idee oraz cele handlowe;
• nazwę firmy, dane osobowe przedsiębiorcy oraz jego kwalifikacje;
• określenie branży w której ma działać firma;
• oferowane produkty lub usługi;
• określenie odbiorców;
• korzyści dla odbiorów korzystających z towarów lub usług firmy;
• wskazanie dostawców;
• wskazanie konkurencji oraz zagrożeń biznesowych;
• wskazanie wybranego przez przedsiębiorcę rodzaju marketingu i sposobu sprzedaży;
• analizy finansowe przedsiębiorstwa – zwięzłe przedstawienie przychodów, kosztów i zysków, które może osiągać firma;
• prognozy na przyszłość;
• w przypadku wniosku o kredyt lub dotację – należy wskazać kierunki i wielkości wydatkowania otrzymanych środków.

Tworzymy biznesplan

Przechodząc do sedna, przedstawimy najważniejsze elementy jakie powinien zawierać biznesplan. Oczywiści w zależności od rodzaju działalności, może być potrzebne poruszenie także innych, specjalistycznych kwestii. My skupimy się na sprawach najistotniejszych, bez których biznesplan nie będzie w sposób właściwy spełniał swojego przeznaczenia.

1.    Idee i cele handlowe przedsiębiorstwa

Przed przejściem do konkretów, warto zastanowić się w jaki sposób firma ma funkcjonować na danym rynku. Czy może spełniać jakąś rolę społeczną, np. naukową, informacyjną. Jaki jest pierwszorzędny cel działalności – nie zawsze pieniądze napędzają  przedsiębiorców.

Następnie pora zając się sprawami bardziej przyziemnymi, tj. założenia finansowe. Należy wskazać cele handlowe, jakie firma powinna osiągnąć w najbliższych latach. Chodzi tu przede wszystkim o stwierdzenie, czy dana działalność w przeciągu np. 5 lat doprowadzi do zwrotu inwestycji, przejęcia określonego udziału w rynku, czy też osiągnięcia przychodu pozwalającego na nowe inwestycje.

Dokładne określenie założeń pozwoli skupić się na danym celu i dążyć do niego, bez podejmowania dodatkowych, nierzadko niepotrzebnych działań. Dodatkowo owy spis pozwoli w przyszłości zweryfikować czy biznes rozwija się zgodnie z pierwotnym zamysłem i czy podjęte działania są adekwatne do potrzeb.

2.     Informacje o przedsiębiorcy

Oprócz suchych faktów o przedsiębiorstwie, tj. nazwie przyszłej firmy czy planowanej siedzibie, warto scharakteryzować postać samego przedsiębiorcy.

Wskazując dane przedsiębiorstwa, przede wszystkim należy określić:

• firmę (nazwę przedsiębiorstwa);
• planowaną siedziby firmy;
• dane kontaktowe przedsiębiorcy.

Przechodząc do osoby przedsiębiorcy, tu może być nieco trudniej. Trzeba spojrzeć na siebie krytycznie i wypunktować swoje zalety i wady, przydatne umiejętności oraz obszary, które wymagają poprawy. Do najważniejszych informacji o przedsiębiorcy należą:

• imię i nazwisko;
• data urodzenia, PESEL;
• wykształcenie;
• kwalifikacje;
• odbyte kursy i szkolenia;
• dodatkowe umiejętności, przydatne w prowadzeniu planowanej działalności;
• doświadczenie zawodowe;
• motywacje;
• zainteresowania. 

3.     Opis działalności gospodarczej

Kolejnym punktem biznesplanu jest opis planowanej działalności gospodarczej. W ramach tego punku należy wskazać:

• formę prawną planowanej działalności;
• lokalizację lokalu firmy;
• termin rozpoczęcia działalności;
• opis oferowanego produktu.

Forma prawna

Firma musi działać pod konkretną formą prawną. Może to być jednoosobowa działalność gospodarcza (osoba fizyczna), jak również spółka prawa handlowego – osobowa lub kapitałowa (osoba prawna).

Lokalizacja lokalu firmy

Ten podpunkt będzie istotny, jeżeli przedsiębiorca planuje prowadzić działalność w innym miejscu, aniżeli wskazuje na to siedziba firmy. Warto wskazać również czy lokal przeznaczony do prowadzenia firmy jest własnością przedsiębiorcy, będzie przez niego wynajmowany czy użyczany.

Termin rozpoczęcia działalności

Termin rozpoczęcia działalności jest ważny, kiedy w grę wchodzi działalność niejako „sezonowa”, np. biuro podróży, firma remontowa. Termin rozpoczęcia funkcjonowania może mieć duży wpływ na dobry i zyskowny start, jak również na porażkę firmy na rynku.

Opis produktu 

Działalność gospodarcza siłą rzeczy musi opierać się na sprzedaży towarów lub usług, toteż nie można tworzyć planu działalności bez charakteryzacji oferowanych produktów .  

Trzeba dokładnie je opisać, określić ich możliwości, funkcje, zalety i wady. Należy zastanowić się, na czym konkretnie przedsiębiorca chce zarabiać, np. niektóre produkty mogą sprzedawane na granicy opłacalności, za to usługi dodatkowe świadczone obok mogą przynosić wysokie zyski (sprzedaż komputerów za niską cenę, wysoki koszt montażu urządzenia).

Dodatkowo warto wskazać powody dlaczego klienci mieliby sięgać po usługi firmy, co wyróżnia jej produkty od innych istniejących na rynku oraz jakie działania zamierza podjąć przedsiębiorca, aby przekonać klientów, iż jego towary/usługi mają przewagę nad konkurencją.

Jeżeli sprzedaż produktu wymaga koncesji lub pozwolenia, trzeba wskazać rodzaj pozwolenia, okres jego trwania, koszt wydania pozwolenia, oraz jego wpływ na końcową cenę produktu.

Dodatkowo, jeżeli firma zamierza obracać towarami z terminami ważności, należy to wskazać. Warto również zastanowić się, jak zminimalizować ryzyko związane z upływem terminu i popsuciem się produktu oraz w jaki sposób przedsiębiorstwo poradzi sobie ze stratami, jakie niesie za sobą upłynięcie terminu przydatności.

Na końcu należy wskazać na jakim etapie znajduje się oferowany produkt (produkty). Czy będzie on dopiero produkowany przez przedsiębiorcę lub sprowadzany, czy też został już wytworzony i tylko czeka na sprzedaż.

4.     Analiza marketingowa

Przeprowadzenie analizy marketingowej ma dać odpowiedź na pytanie: jak dotrzeć do klienta, jak doprowadzić do sprzedaży oraz jak zachować odbiorców? Analiza marketingowa składa się z analizy:

• rynku;
• reklamy i promocji;
• klientów;
• dostawców;
• konkurencji;
• poziomu cen;
• SWOT (analiza strategiczna).

Analiza rynku

Analiza rynku polega na zbadaniu rynku docelowego, liczby potencjalnych odbiorców oraz przybliżonej ilości sprzedaży.

W pierwszej kolejności należy określić rynek, na jakim ma funkcjonować przedsiębiorstwo. Chodzi o obszar w sensie geograficznym – rynek lokalny danego miasta, gminy, powiatu, województwa, rynek krajowy, europejski, globalny. Przedsiębiorca musi zastanowić się jakie są jego realne możliwości i dostępne środki transferowe.

Następnie należy oszacować liczbę potencjalnych klientów w skali dnia, miesiąca czy roku. Warto sprawdzić, w jakich porach dnia klienci najchętniej korzystają z danych usług. Dla przykładu salon prasowy najwięcej klientów przyciągnie rano, z kolei bar największe obłożenie ma wieczorem i w nocy.

Trzeba zastanowić się również, jak często ludzie odwiedzają dane miejsce. Może mieć to znaczenie w mniejszych miejscowościach. W przypadku restauracji, mniejsza liczba ludności przełoży się na mniejszą liczbę wizyt gości jednocześnie, co może wskazać przedsiębiorcy jak dużego lokalu będzie potrzebował.

Określenie zasięgu terytorialnego firmy oraz liczy potencjalnych klientów wprost wskaże na jaką wielkość sprzedaży może liczyć przedsiębiorca. Wystarczy przemnożyć cenę produktu przez szacowaną liczbę sprzedanych produktów. Analiza ta pokaże na jakie zyski może liczyć firma.

Analiza reklamy i promocji

Tutaj przedsiębiorca powinien skonkretyzować jakie działania promocyjne planuje podjąć. Należy określić środki dostępnej promocji i przybliżyć jaki jest cel każdego ze wskazanych narzędzi reklamowych. Następnie trzeba wskazać te najefektywniejsze w odniesieniu do danego rodzaju działalności oraz określić czas promocji i koszty jej przeprowadzenia.

Dla skonkretyzowania planu działania, warto aby przedsiębiorca rozbił poszczególne zamierzone działania reklamowe i wskazał wartość wydatków niezbędnych do ich przeprowadzenia w skali miesiąca. Roczne zestawienie wszystkich wydatków pokaże, jakie realnie należy przeznaczyć środki na reklamę.

Analiza klientów

Analiza klientów ma odpowiedzieć na pytania:

• do jakiego rodzaju podmiotów ma trafić towar lub usługa firmy?
• w jaki sposób firma będzie dostarczała klientom towaru lub usługi?
• w jaki sposób klienci będą płacili za zamówione produkty?

Analiza klientów to swoista selekcja rynku zbytu. Przedsiębiorca musi wiedzieć czy zamierza z produktem trafić do osób fizycznych (konsumentów) czy prywatnych (firm). Jest to ważne o tyle, że w relacjach ze wspomnianymi osobami obowiązują inne przepisy prawne.

Następnie należy określić w jaki sposób firma będzie dostarczała zakupione produkty – czy będą dostępne w sklepie stacjonarnym, czy internetowych, a może w obu jednocześnie, czy będą sprzedawane bezpośrednio przez przedsiębiorcę czy zostaną zlecone osobom trzecim (pośrednikom).

Warto wskazać także rodzaj rozliczania się z klientami. W dzisiejszych czasach jest to bardzo ważna kwestia. Klient chce wiedzieć czy będzie musiał wybrać pieniądze z banku, aby zapłacić, czy wystarczy posiadanie karty płatniczej, a może jest możliwość płatności BLIK. Niektóre firmy korzystają także z możliwości płatności na raty, albo z odroczonego terminu płatności.

Analiza dostawców

W ramach analizy dostawców, przedsiębiorca musi opisać z jakich dostawców będzie korzystał (dane dostawców), jakie mają oni doświadczenie (ile działają na rynku) oraz jakie są opinie na ich temat (można to z łatwością sprawdzić w Internecie). Taka analiza pozwoli na „przesianie” rynku z jednostek o słabej renomie i kiepskiej obsłudze.

Kolejno trzeba wskazać warunki płatności dostawcom – sposób zapłaty (w gotówce, przelewem) oraz terminy wymagane przez kontrahentów (np. 14 lub 30 dni od wystawienia faktury).

Warto zastanowić się też nad najefektywniejszym i najbardziej opłacalnym sposobem dostaw. Finansowo może mieć duże znaczenie, czy towar będzie dostarczał producent, pośrednik czy też sam przedsiębiorca będzie odbierał produkty. Istotna jest także kwestia częstotliwości dostaw oraz możliwości transportowych (ilości towarów przewożonych w jednej partii) danych dostawców. To wszystko może mieć duży wpływ na ostateczne koszty działalności firmy.

Analiza konkurencji

Analiza konkurencji ma za zadanie uświadomić przedsiębiorcę jakie są jego szanse na sukces w danej gałęzi biznesowej. W tym celu należy wskazać najważniejszych konkurentów na rynku i określić ich mocne i słabe strony, ich ceny, oferowane usługi dodatkowe, jakość sprzedawanych produktów oraz lata doświadczenia.

Analiza powinna wskazywać na:

• liczbę firm wykonywujących podobną działalność;
• najpoważniejszych konkurentów na rynku;
• mocne i słabe strony konkurencji.

Analiza poziomu cen

Na poziom cen wpływają przede wszystkim:

• konkurencja;
• klienci;
• zwyczaje zakupowe;
• koszty produkcji.

Określenie powyższego, pozwoli przedsiębiorcy na określenie adekwatnej ceny produktu.

Z kolei odejście od standardowej ceny, ustalonej przez aktualny rynek, może nieść za sobą różnego rodzaju korzyści. Modyfikowanie ceny służy m.in. do:

• wzrostu zysku (w przypadku obniżenia ceny rynkowej);
• generowania większych przepływów pieniężnych;
• poprawy rentowności inwestycji;
• utrzymania stałego narzutu dla wszystkich produktów;
• przyciągnięcia nowych klientów;
• wzrostu udziału w rynku;
• utrzymaniu obecnych klientów poprzez zaoferowanie niższej ceny lojalnym klientom;
• szybszego wprowadzenia produktu na rynek;
• cross-sellingu (obniżka cen na jeden towar w celu sprzedaży innych po cenach standardowych);
• poprawy sprzedaży niszowych produktów (np. tworzenie pakietów z bardziej popularnymi produktami). 

Przejście przez powyższe podpunkty pozwoli przedsiębiorcy dobrać właściwą cenę produktu do strategii promocyjnej.

Ustalając cenę końcową produktu (brutto) trzeb mieć na uwadze sposób ustalania marży nakładanej na produkt oraz politykę rabatową firmy. Odnośnie polityki rabatowej, przedsiębiorca musi określić czy będzie takową stosował.

Jeżeli tak, to powinien wskazać czy będzie stosował rabaty ilościowe, rabaty dla pośredniaków czy rabaty dla stałych klientów oraz określić jakie będą warunku zastosowania danego sposobu rabatowania.

Analiza strategiczna SWOT

Analiza strategiczna polega na rozważeniu wpływu czynników ekonomicznych, społecznych, etycznych i technologicznych na działalności firmy. Przedsiębiorca powinien zastanowić się ponadto jaka jest możliwość pojawienia się nowej konkurencji i podobnych produktów na rynku. Jaki wpływ na działalność mogą mieć nas czynniki prawne i polityczne.

Analiza SWOT polega na wskazaniu przez przedsiębiorcę:

• mocnych stron (strengths) planowanego biznesu – oryginalność pomysłu, szeroka oferta usług, wysoka jakość produktu, przystępna cena;
• słabych stron (weaknesses) – nieznana marka, niski budżet firmy, zła lokalizacja firmy;
• możliwości (opportunities) – możliwość dotarcia do skonkretyzowanych grup odbiorców (np. danej grupy zawodowej), gdzie nie istnieje duża konkurencja;
• zagrożenia (threats) – zamiary i działania konkurencji.  

5.    Plan finansowy

Plan finansowy stanowi najważniejszą część biznesplanu. Jak sama nazwa wskazuje mówi o finansach firmy, o przychodach, kosztach i dochodach. Plan finansowy ma za zadanie wskazać przedsiębiorcy czy jego działalność umożliwi zwrot inwestycji oraz po jakim czasie i w jakiej wysokości firma zacznie na siebie zarabiać. Plan finansowy należy sporządzić na pierwsze dwa lata funkcjonowania firmy w ujęciu miesięcznym lub kwartalnym.

W tym punkcie biznesplan powinien określić:

• z jakich źródeł będzie pochodzić finansowanie przedsiębiorstwa;
• jakie będą przychody i wydatki firmy;
• jakie firma planuje osiągać zyski.

Prawidłowy plan finansowy powinien obejmować:

• plan sprzedaży towarów lub usług w przyjętych okresach czasu (np. miesiąc, kwartał, rok). Ustala się w nim wielkość sprzedaży określaną w ilościach produktów oraz wartościach pieniężnych, a także przewidywany wzrost lub spadek sprzedaży w danych okresach;
• nakłady inwestycyjne – określają wydatki krótkoterminowe, średnioterminowe oraz długoterminowe oraz wskazują źródła finansowania (wkład własny, kredyty, dotacje). Nakłady obejmują m.in. zakup towarów, wynagrodzenie pracowników, obciążenia podatkowe, raty kredytowe i leasingowe itd. Planowane wydatki powinny właściwie uzasadnione;
• bilans – jest to zestawienie stanu posiadania firmy. Składają się na niego aktywa, tj. aktualnie posiadane zasoby (środki pieniężne, maszyny i urządzenia, nieruchomości itd.) oraz pasywa, tj. źródła pozyskania pieniędzy (kredyty, pożyczki, kapitał własny).
• plan przepływów pieniężnych (cash flow)  – jest to zestawienie wpływów i wydatków pieniężnych netto, w układzie miesięcznym na najbliższe lata. Celem planu jest wskazanie i wyjaśnienie źródeł zwiększenia lub zmniejszenia stanu środków zawartych w bilansie oraz stwierdzenie ile środków i w jakim okresie firma będzie potrzebowała;
• rachunek zysków i strat –przedstawia wszelkie osiągane przychody i ponoszone koszty pośrednie i bezpośrednie przez przedsiębiorstwo. Celem zestawienia jest ukazanie zdolności firmy do samofinansowania swoich inwestycji. Należy pamiętać, że wszelkie przychody i koszty należy właściwie umotywować;
• harmonogram realizacji przedsięwzięć – zawiera planowany termin rozpoczęcia i zakończenia prac, opis poszczególnych etapów realizacji przedsięwzięcia oraz opis głównych czynników wpływające na realizację poszczególnych elementów planu.

6.    Zarządzanie firmą i kadry

Jeżeli planowane jest rozpoczęcie jednoosobowej działalności gospodarczej, punkt ten jest zbędny. W tej formie działalności wiadomo, że przedsiębiorca jest pracodawcą i pracownikiem w jednej osobie, jak również że ponosi on odpowiedzialność za firmę całym swoim majątkiem.

Jeżeli jednak w planach jest założenie przedsiębiorstwa wraz z wspólnikami, która będzie zatrudniała pracowników, warto jest dokładnie unormować tę kwestię. Należy wskazać więc:

• kto będzie zarządzał firmą;
• kto będzie reprezentował firmę na zewnątrz;
• ilu pracowników przedsiębiorstwo będzie zatrudniać;
• kto i za co będzie odpowiedzialny;
• kwalifikacje, kompetencje i doświadczenie osób, które będą mogły aplikować na dane stanowiska.

W przypadku, gdy przedsiębiorca (zarówno osoba fizyczna i prawna) zamierza korzystać z firm zewnętrznych do obsługi księgowej, prawnej czy informatycznej, należy umieść tę informację w omawianym punkcie.

Biznesplan – podsumowanie

Wskazane w niniejszym artykule aspekty stanowią bazę poprawnie skonstruowanego biznesplanu. Jednakże, w zależności od rodzaju planowanej działalności, biznesplan może zostać rozbudowany i poszerzony o bardziej specjalistyczne wskazania i analizy.

W tym wypadku, im więcej danych, tym łatwiej wyciągnąć wnioski czy planowane przedsięwzięcie ma szanse na powodzenie.