Należy zdać sobie sprawę, że zawarcie umowy z innym przedsiębiorcą powinno zostać gruntownie przemyślane. Taka umowa powinna regulować wszelkie kluczowe dla danego rodzaju działalności kwestie, a także zawierać potrzebne klauzule współmiernie chroniące interesy obu kontrahentów.
Jest to bardzo ważne, gdyż próba renegocjacji ustaleń umownych po jej podpisaniu może stać się niemożliwa bądź utrudniona. Z kolei dochodzenie swoich racji przed sądem zazwyczaj jest czasochłonne i drogie.
Potwierdzenie danych kontrahenta
Pierwszą i podstawową czynnością jaką powinien wykonać przedsiębiorca przed podjęciem negocjacji ze swoim kontrahentem jest dokładne zebranie informacji o nim. Najistotniejsze dane znajdują się w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (dla osób prawnych) oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dla osób fizycznych).
Rejestry te zawierają podstawowe dane identyfikujące przedsiębiorcę lub prowadzoną przez niego firmę, m.in. wskazują informację o dacie rozpoczęcia działalności gospodarczej kontrahenta, formie i trybie prowadzenia przedsiębiorstwa, dokładnym adresie siedziby firmy, danych wspólników i osób reprezentujących przedsiębiorstwo oraz wysokości kapitału zakładowego firmy.
Przed podpisaniem umowy warto jest zwrócić także uwagę, czy nasz przyszły partner biznesowy nie posiada dyskwalifikującego go zadłużenia oraz, czy nie jest prowadzone wobec niego postępowanie upadłościowe, ugodowe lub windykacyjne.
Takich informacji dowiemy się z powyższych rejestrów oraz z różnego rodzaju Krajowych Rejestrów Długów, np. Biura Informacji Gospodarczej SA oraz BIG InfoMonitor.
Jednocześnie należy pamiętać, że dane w rejestrach przedsiębiorców w przeciwieństwie do rejestrów długów, w większości uzupełniane są bezpośrednio przez samych przedsiębiorców. Wiąże się to z ryzykiem, że informacje o przedsiębiorcy będą nieaktualne lub nieprawdziwe.
Dlatego też dobrą praktyką jest potwierdzenie informacji o przedsiębiorcy w Internecie – możliwe jest wyszukanie kontrahenta w ogólnodostępnych porównywarkach czy wyszukiwarkach firm oraz zapoznanie się z ocenami, oraz opiniami o danej firmie.
Oświadczenia i zapewnienia stron
Projekt umowy na wstępie powinien zawierać oświadczenia i zapewnienia przedsiębiorców, tj. stanowiska stron składane w celu zapewnienia prawidłowości wykonania postanowień zawieranej umowy.
Kontrakty rozbudowane i szczegółowe, a także umowy nienazwane (nieuregulowane kompleksowo przez Polskie prawo) powinny zawierać także preambułę, która to służy przede wszystkim właściwemu zrozumieniu intencji, zamiarów oraz celów stron umowy. Ma także bardzo istotne znaczenie interpretacyjne w przypadku ewentualnego sporu sądowego między kontrahentami.
Najistotniejsze elementy umowy
Najistotniejszymi, a częstokroć także obligatoryjnymi elementami każdej umowy jest jej przedmiot, termin jej realizacji oraz wynagrodzenie stron.
Co więcej w umowie warto zawrzeć zapisy pomocnicze oraz techniczne, czyli takie, które mają na celu ułatwienie wywiązanie się z umowy w sposób właściwy i akceptowalny dla stron. Wśród ww. zapisów możemy wyróżnić m.in.:
- zasady ponoszenia kosztów związanych z transakcjami;
- zasady przenoszenia ryzyka utraty, zniszczenia lub uszkodzenia towaru;
- zapisy o reklamacji bądź z rękojmi za wady fizyczne i prawne;
- zasady postępowania w razie niewywiązania się lub niewłaściwego wywiązania się przez jedną lub obie ze stron z postanowień umownych;
- zasady postępowania w razie pogorszenia się sytuacji materialnej którejś ze stron;
- zasady zastrzegania prawa własności;
- zasady dokonywania cesji praw z umowy.
Prawidłowo skonstruowana umowa powinna zawierać także regulacje mające na celu ochronę interesów stron w razie nieuczciwego lub nierzetelnego postępowania którychś z kontrahentów.
Właściwe wykonanie umowy bardzo dobrze zabezpieczają takie instytucje, jak kara umowna, gwarancja, zastaw hipoteczny lub rejestrowy czy oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Istotne dla obu stron umowy będzie zawsze szczegółowe opisanie warunków zawieszenia bądź rozwiązania zawartego kontraktu.
Należy pamiętać również, że bardzo ważne jest, aby sposób formułowania zapisów w umowach był jak najbardziej jednoznaczny i czytelny. Przesadny formalizm, nadużywanie języka specjalistycznego czy zawarcie w kontrakcie zbyt wielu klauzul umownych sprawi, że umowa stanie się niezrozumiała dla odbiorcy, może także wzbudzić podejrzenia stron umowy.
Umowę należy więc konstruować w sposób jak najbardziej prosty, posługując się w miarę możliwości językiem ogólnym. Dodatkowym atutem umowy będzie również skonstruowanie słowniczka pojęć umownych, w którym zostaną zawarte definicje słów oraz zwrotów mogących przysporzyć problemy w zrozumieniu lub interpretacji.
Klauzule i gwarancje umowne
Prawidłowo skonstruowana umowa będzie miała na celu także ochronę interesów zawierających ją kontrahentów. Poniżej omówione klauzule i gwarancje mają szeroki i dosyć ogólny charakter, dzięki czemu można jest stosować w większości umów biznesowych.
Klauzule
- klauzula arbitrażowa – jest to zapis, na mocy którego przedsiębiorcy w razie konfliktu wynikającego z podpisanej umowy, w pierwszej kolejności poddadzą się pod sąd polubowny (w takiej sytuacji pozew skierowany do sądu powszedniego jest niedopuszczalny);
- klauzula siły wyższej – zawierana jest w związku z możliwością wystąpienia nadzwyczajnych zdarzeń o charakterze przypadkowym i niedającym się uniknąć (powódź, pożar, huragan). Dzięki temu strony są w stanie zmniejszyć swoje ewentualne straty w przypadku np. przejścia klęsk żywiołowych;
- klauzula hardship – zapis ten pozwala na renegocjacje warunków umowy w sytuacji, kiedy w wyniku zaistnienia zdarzenia o charakterze szczególnym, dalsza realizacja umowy staje się dla obu stron nieopłacana;
- klauzula poufności – jeżeli zawarcie umowy wiąże się z możliwością ujawnienia tajemnic przedsiębiorstwa, co mogłoby mieć negatywne skutki dla jednego z przedsiębiorców, zapis ten zobowiązuje drugiego z kontrahentów do zachowania w tajemnicy wszystkiego czego dowiedział się w trakcie wykonywania umowy.
Gwarancje:
- gwarancja bankowa – jest pisemnym zobowiązaniem banku do zapłaty wierzycielowi kwoty wskazanej w gwarancji, tj. sumy gwarancyjnej, w przypadku gdy zleceniodawca gwarancji (jeden z kontrahentów) na którego została wystawiona, nie wywiąże się ze swojego zobowiązania;
- gwarancja ubezpieczeniowa – jest pisemnym zobowiązaniem zakładu ubezpieczeń do wypłaty na rzecz wierzyciela określonej sumy pieniężnej, na jego żądanie i oświadczenie, w sytuacji, w której dłużnik nie realizuje swoich zobowiązań określonych w umowie.
Język umowy
Jeżeli umowa zostaje zawierana z zagranicznym przedsiębiorcą, ważnym z punktu widzenia interpretacji postanowień zawartych w kontrakcie, jest ustalenie języka lub języków umowy.
W takich sytuacjach zaleca się sporządzenie kontraktów w językach macierzystych wszystkich stron umowy obu oraz wskazanie umowy wiążącej.
Będzie to miało istotne znaczenie, jeżeli okaże się koniecznym przeprowadzenie postępowania sądowego – sformułowanie umowy w jednym języku może utrudniać postępowanie dowodowe dla strony, która w tym języku się nie posługuje.
Zawarcie umowy między przedsiębiorcami – podsumowując
Zawarcie umowy między przedsiębiorcami powinno zawsze być poprzedzone negocjacjami, tak aby każda ze stron umowy była świadoma, czego się zobowiązuje i na co może liczyć od swojego kontrahenta. Zapobiega to również sytuacjom, kiedy po zawarciu umowy jedna ze stron czuje się pokrzywdzona i już na starcie próbuje ona ją zerwać lub renegocjować.
Ważnym dla przedsiębiorcy powinna także kwestia, czy jego przyszły partner biznesowy jest podmiotem uczciwym, rzetelnym oraz wypłacalnym. Dlatego też przed rozpoczęciem współpracy należy dokładnie zbadać przyszłego kontrahenta.
Jeżeli wszystkie wstępne kwestie są jasne i nie budzą wątpliwości, przedsiębiorca powinien zadbać, aby zawierana umowa była skonstruowana w sposób prawidłowy (nie posiadała elementów, które czynią ją niezgodną z przepisami prawa) oraz aby właściwie zabezpieczała interesy wszystkich stron umowy.
Polecane wzory pism:
