Protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej nie jest sporządzany obowiązkowo, lecz w ramach dobrej praktyki – dla celów dowodowych. Dokument powinien określać między innymi czas oraz miejsce zebrania, a także porządek obrad i wyniki głosowania nad uchwałami.
Jakie elementy musi zawierać protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej?
Zgodnie z przepisami, wspólnota mieszkaniowa musi zorganizować zebranie członków wspólnoty przynajmniej raz w roku w pierwszym kwartale. Takie zebranie można udokumentować z pomocą naszego wzoru protokołu z zebrania wspólnoty mieszkaniowej.
Druk zawiera między innymi opis porządku obrad, czy informacje o przebiegu posiedzenia, w tym omówienie wniosków i uchwał. Załącznikiem do druku powinna być lista obecności członków wspólnoty. Przykładowy protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej zwykle jest jednak o wiele dokładniejszy i ujmuje:
- otwarcie zebrania,
- stwierdzenie prawidłowości zwołania zebrania,
- określenie liczby obecnych członków wspólnoty i ich udziałów,
- wskazanie, czy zebranie może podejmować wiążące uchwały,
- określenie trybu zbierania głosów,
- wskazanie przewodniczącego i sposobu jego wybrania,
- wskazanie protokolanta,
- przebieg dyskusji nad uchwałami,
- wyniki głosowania,
- wolne wnioski członków wspólnoty.
Jaki jest cel przygotowania protokołu z zebrania wspólnoty?
Druk przykładowego protokołu z zebrania wspólnoty można wykorzystać przede wszystkim po to, aby przekazać dokument osobom nieobecnym na zebraniu. Pismo pełni bowiem rolę dowodową. Stanowi formę opisu zebrania z uwzględnieniem najważniejszych decyzji, jakie członkowie wspólnoty podjęli w ramach głosowania nad uchwałami.
Protokół nie zawiera jednak treści uchwał – te mogą stanowić załącznik do dokumentu. Sam protokół ma być bowiem zwięzły i rzeczowy. Jeśli uchwały podejmowane podczas zebrania wywołują skutki prawne, zebranie członków wspólnoty mieszkaniowej powinno być protokołowane przez notariusza.
