Braki formalne mogą doprowadzić do nierozpoznania /odrzucenia pisma, dlatego osoba otrzymująca wezwanie do uzupełnienia dokumentów powinna pamiętać, że musi odpowiedzieć na nie w terminie wyznaczonym w treści wezwania, najczęściej 7-dniowym. Brakiem formalnym nie zawsze są jednak dokumenty, czyli wymagane załączniki.
Niekiedy wezwanie do uzupełnienia braków formalnych może dotyczyć jedynie braku podpisu wnioskodawcy czy niektórych danych w formularzu. Jak powinno wyglądać wezwanie do usunięcia braków formalnych wniosku?
Czym są braki formalne?
Na początek warto wyjaśnić, czym są braki formalne, czyli czego dotyczy prośba o uzupełnienie braków formalnych. Informacji na ten temat należy szukać w przepisach kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z treścią art. 64:
§ 2. Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.
Oznacza to, że brakiem formalnym są takie dane wnioskodawcy, które uniemożliwiają rozpatrzenie wniosku. Podstawowym brakiem formalnym będzie więc brak adresu osoby składającej wniosek, a także brak innych danych, które pozwalałby taki adres ustalić.
Poza tym, za brak formalny uznaje się brak informacji czy załączników, bez których nie można wszcząć danego postępowania administracyjnego i rozpoznać wniosku.
Może to być zatem brak wymaganych dokumentów, niewypełniony w pełni wniosek czy brak podpisu na formularzu. Wszystkie te braki łączy jedno – ryzyko pozostawienia pisma bez rozpatrzenia w przypadku nieuzupełnienia ich w terminie.
Jak napisać wezwanie do uzupełnienia braków formalnych?
Pismo z wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych wniosku samo w sobie musi spełniać kilka wymogów formalnych. Warto przygotować je zatem w oparciu o gotowy wzór pisma o uzupełnienie wniosku, pamiętając, że dokument musi uwzględniać między innymi:
- datę i miejsce sporządzenia,
- dane organu sporządzającego pismo,
- dane adresata wezwania,
- oznaczenie rodzaju pisma,
- oznaczenie podstawy prawnej wezwania,
- oznaczenie wniosku/podania, którego dotyczy wezwanie,
- wskazanie terminu na uzupełnienie braków formalnych, który nie może być krótszy niż 7 dni,
- wskazanie nowego terminu rozpoznania pierwotnego wniosku (przy założeniu, że wnioskodawca uzupełni braki).
Pismo o uzupełnienie dokumentów czy innych braków formalnych powinno być jak najbardziej rzeczowe i konkretne. Jego celem jest nie tylko uświadomienie wnioskodawcy, że w jego piśmie są braki, ale również wskazanie, o jakie braki chodzi tak, aby ten był w stanie je uzupełnić.
Oznacza to, że wezwanie do uzupełnienia dokumentów czy usunięcia innych braków formalnych powinno wskazywać, jakich informacji brakuje we wniosku czy jakich dokumentów wnioskodawca nie dołączył do pisma wymagane dokumenty.
Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych wniosku może przyjmować zwykłą formę pisemną, choć orzecznictwo mówi o formie “niezaskarżalnego postanowienia”. Wystarczy jednak, że dokument uwzględnia dane organu wzywającego do uzupełnienia braków, dane osoby wzywanej i określenie samych braków formalnych, które wymagają usunięcia.
Najważniejszym elementem takiego pisma jest natomiast wyznaczenie wnioskodawcy terminu na uzupełnienie braków formalnych, a termin ten nie może być krótszy niż 7 dni, licząc od daty doręczenia wezwania.
Jeśli wnioskodawca nie zdąży uzupełnić braków w tym terminie, jego pismo pozostanie bez rozpatrzenia, o czym także – obowiązkowo – powinno informować wezwanie do uzupełnienia braków formalnych. Pismo przesyła się do wnioskodawcy listem poleconym. W taki sam sposób jego odbiorca może złożyć również pismo uzupełniające braki formalne.
Braki formalne a pisma procesowe (sądowe)
Braki formalne pojawiają się nie tylko w pismach składanych w postępowaniach administracyjnych, ale również w postępowaniach prowadzonych przez sądy. Zgodnie z treścią art. 130 kodeksu postępowania cywilnego:
Każde pismo procesowe, zgodnie z treścią art. 126 kodeksu postępowania cywilnego, powinno zawierać natomiast:
2) imiona i nazwiska lub nazwy stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników; 3) oznaczenie rodzaju pisma; 4) osnowę wniosku lub oświadczenia; 5) w przypadku gdy jest to konieczne do rozstrzygnięcia co do wniosku lub oświadczenia – wskazanie faktów, na których strona opiera swój wniosek lub oświadczenie, oraz wskazanie dowodu na wykazanie każdego z tych faktów; 6) podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika; 7) wymienienie załączników.
Na uzupełnienie braków formalnych wnioskodawca ma 7 dni, o czym zostanie poinformowany przez sąd, jeśli ten stwierdzi istnienie braków formalnych, np. brak uiszczenia opłaty sądowej, brak wymaganych danych stron, czy brak niezbędnych załączników.
W terminie 7 dni osoba wezwana do uzupełnienia braków (np. brakujących dokumentów) powinna przygotować pismo uzupełniające, które może złożyć w sądzie bezpośrednio lub przesłać pocztą.
W przypadku listu poleconego liczy się termin widniejący na stemplu pocztowym, ale jeśli dokumenty zostaną przesłane np. kurierem innej firmy, to muszą dotrzeć do sądu we wskazanym terminie (tutaj nie ma znaczenia termin nadania przesyłki).
Jeśli wezwany do uzupełnienia braków formalnych wniosku nie zdąży usunąć braków w terminie, otrzyma zwrot pisma pierwotnego. Zwrócone pismo nie wywołuje natomiast żadnych skutków procesowych czy materialnoprawnych – tak, jakby nigdy nie zostało złożone.
