Jak napisać upoważnienie do załatwienia spraw? Upoważnienie do załatwienia spraw to pełnomocnictwo administracyjne. W postępowaniu administracyjnym strona nie zawsze zobowiązana jest działać osobiście. W wielu przypadkach może zostać zastąpiona przez wyznaczoną osobę – pełnomocnika. Jak napisać upoważnienie do załatwiania spraw urzędowych?
Czy upoważnienie i pełnomocnictwo to to samo?
W znaczeniu prawnym, pełnomocnictwo nie jest tym samym pojęciem co upoważnienie. Zgodnie z przepisami, pełnomocnictwo to jednostronne oświadczenie mocodawcy, którym ten upoważnia pełnomocnika do przeprowadzenia konkretnych działań.
Pełnomocnictwo pozwala pełnomocnikowi działać w imieniu mocodawcy i wykonywać na jego rzecz określone czynności. Pełnomocnik może działać w takim zakresie, jaki dopuścił mocodawca. Na przykład: zawrzeć umowę sprzedaży mieszkania, ale tylko w określonej cenie czy terminie.
Upoważnienie w sprawach administracyjnych pozwala pełnomocnikowi wykonać ściśle określone czynności. Pełnomocnik ustalony na podstawie upoważnienia wypełnia wolę zlecającego. Występując w imieniu mocodawcy, może odebrać za niego dokumenty lub złożyć wniosek w urzędzie.
Jak ustanawia się pełnomocnictwo administracyjne?
Upoważnienie do załatwienia spraw w urzędzie wymaga udzielenia pełnomocnictwa na piśmie. Można również zgłosić je ustnie do protokołu w trakcie postępowania – zgłoszenia dokonuje się przed organem prowadzącym postępowanie.
Pełnomocnictwo administracyjne musi określać zakres czynności, do których mocodawca upoważnia pełnomocnika. Dokument może dotyczyć działania w imieniu mocodawcy w toku całego postępowania administracyjnego, dokonywania niektórych czynności lub dokonania jednej konkretnej czynności.
Jeśli mocodawca upoważnia pełnomocnika do wykonania szczególnej czynności, na przykład zbycia lub nabycia nieruchomości, pełnomocnictwo musi przyjmować formę pełnomocnictwa szczególnego – czyli w formie aktu notarialnego.
Kto może zostać pełnomocnikiem?
Pełnomocnictwa do załatwiania spraw może udzielić każda osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna posiadająca zdolność prawną. Pełnomocnikiem strony może zostać natomiast wyłącznie osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych.
Nie ma znaczenia, czy pełnomocnik posiada takie wykształcenie i doświadczenie jak adwokat lub radca prawny. Upoważnić do załatwiania spraw można każdą osobę, nawet tę bez wykształcenia prawniczego, ważne jedynie, aby miała ona pełną zdolność prawną (osoba posiadająca ograniczoną zdolność do czynności prawnych to np. osoba ubezwłasnowolniona, osoba niepełnoletnia).
Jak udzielić pełnomocnictwa?
Upoważnienie do załatwiania spraw musi przyjmować formę pisemną lub ustną, ale wtedy wymaga od mocodawcy osobistego udania się do urzędu celem spisania protokołu. Pisemne upoważnienie można przygotować natomiast również w formie elektronicznej.
Pełnomocnictwo musi zawierać szereg niezbędnych elementów formalnych, dlatego najwygodniej jest przygotować je w oparciu o wzór upoważnienia do załatwienia spraw urzędowych. Najważniejsza część takiego pisma to wskazanie, jakiej osoby dotyczy pełnomocnictwo, czyli podanie danych pełnomocnika.
Upoważnienie musi wyjaśniać również, czy mocodawca udziela pełnomocnictwa:
- ogólnego – do reprezentacji w każdej sprawie prowadzonej w danym urzędzie lub przed wszystkimi organami.
- szczególnego – do reprezentacji w danej sprawie, do konkretnych czynności, jak złożenie wniosku, odebranie zaświadczenia.
*rozróżniamy też inne rodzaje pełnomocnictw jak: pełnomocnictwo procesowe, pełnomocnictwo rodzajowe.
Wypełniony wzór pełnomocnictwa upoważnienie do załatwienia spraw należy złożyć następnie w urzędzie, w którym prowadzone jest postępowanie administracyjne. Co ważne, pełnomocnictwo należy złożyć do każdej sprawy, w której mocodawcę ma reprezentować pełnomocnik.
Druga ważna kwestia związana z upoważnieniem do załatwiania spraw, to odpłatność pełnomocnictwa, którą wnosi się w urzędzie (w kasie) lub przekazuje na specjalny rachunek bankowy. Mocodawca uiszcza opłatę skarbową za pełnomocnictwo od każdej sprawy, w której reprezentuje go pełnomocnik.
Opłata ta wynosi 17 zł. Zwolnione z opłaty są osoby z grona rodziny (mąż, żona, rodzice, dzieci, rodzeństwo). Dowód uiszczenia opłaty skarbowej należy dołączyć do pisemnego pełnomocnictwa.
Jakie dane musi zawierać pełnomocnictwo administracyjne?
Warto zacząć od tego, że nie wszystkie sprawy administracyjne wiążą się z koniecznością udzielenia formalnego pełnomocnictwa osobie, która ma załatwić coś za mocodawcę.
W przypadku prostych spraw, zwłaszcza od członków rodziny strony postępowania administracyjnego często nie wymaga się przedstawiania takiego dokumentu.
Niemniej jednak w większości przypadków urzędnicy mogą wymagać okazania dokumentu pełnomocnictwa, dlatego warto wiedzieć, że nawet najprostsze upoważnienie powinno zawierać:
- datę i miejsce sporządzenia,
- dane mocodawcy,
- odpowiedni tytuł,
- dane pełnomocnika, w tym: imię, nazwisko, numer PESEL, numer dowodu osobistego (dane potrzebne do wylegitymowania pełnomocnika przez urzędników),
- treść oświadczenia woli mocodawcy wraz z określeniem celu upoważnienia, na przykład “upoważniam do odbioru dokumentów”,
- czytelny podpis mocodawcy.
Kiedy wygasa upoważnienie?
Należy wiedzieć, że mocodawca może w dowolnym momencie odwołać udzielone pełnomocnictwo. Odwołanie pełnomocnictwa nie wymaga zachowania żadnej formy szczególnej, ale często bezpieczniej jest sporządzić je na piśmie.
Pełnomocnictwo wygasa także z chwilą spełnienia celu, w jakim zostało przygotowane oraz z upływem terminu, na jaki zostało udzielone. Kiedy upoważnienie wygasa, pełnomocnik powinien zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Na odpisie pełnomocnictwa zaznacza się wtedy, że umocowanie wygasło.
