Wezwanie do wydania dokumentów księgowych to jedynie przypomnienie, że biuro rachunkowe ma obowiązek dokonania zwrotu dokumentacji, która dotyczy prowadzenia innej firmy. Bezprawne przetrzymywanie takiej dokumentacji, czyli odmowa wydania dokumentów księgowych, to przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego.
Czasami jednak przedsiębiorca zmuszony jest ponaglić biuro rachunkowe do zwrócenia mu dokumentów niezbędnych do dalszego prowadzenia spraw firmy, a wtedy zastosowanie znajduje pisemne wezwanie do wydania dokumentów księgowych. Jak takie wezwanie napisać?
Odmowa zwrotu dokumentów księgowych to przestępstwo
Bezprawne przetrzymywanie dokumentów księgowych przez biuro rachunkowe jest przestępstwem. Mówi o tym art. 276 Kodeksu karnego w brzmieniu:
Biuro rachunkowe nie ma prawa przetrzymywać czy wręcz odmawiać zwrotu dokumentacji księgowej, która dotyczy innej firmy. Poza tym nie ma też prawa przekazywać takich dokumentów osobom niepowołanym.
Z tego względu przy zwrocie dokumentacji wykorzystuje się protokół przekazania dokumentów księgowych, który uwzględnia dane podmiotu odbierającego dokumenty oraz listę przekazanych pism, deklaracji czy druków.
Kiedy biuro rachunkowe powinno oddać dokumenty księgowe?
Zwrot dokumentów przez biuro rachunkowe powinien nastąpić w momencie rozwiązania umowy pomiędzy biurem a przedsiębiorcą, ewentualnie po otrzymaniu wezwania do dokonania takiego zwrotu.
Współpraca pomiędzy biurem rachunkowym a przedsiębiorcą kończy się wraz z upływem okresu trwania umowy terminowej lub po jej rozwiązaniu za porozumieniem stron czy za wypowiedzeniem.
Jak odzyskać dokumenty księgowe od biura rachunkowego?
Jeśli przedsiębiorca zastanawia się, jak odzyskać dokumenty z biura rachunkowego, oznacza to, że firma nie wywiązała się ze swojego obowiązku i nie dokonała takiego zwrotu niezwłocznie po zakończeniu współpracy z klientem.
W takich okolicznościach warto „przypomnieć” jej o tym obowiązku poprzez przygotowanie formalnego wezwania do zwrotu czy też do wydania dokumentów księgowych. Odpowiednie zapisy przedsiębiorca może zawrzeć już w swoim wypowiedzeniu umowy o usługi księgowe.
W przypadku, gdy wydanie dokumentów przez biuro rachunkowe nie nastąpi w ciągu maksymalnie tygodnia od dnia zakończenia współpracy z firmą, konieczne okaże się wystosowanie do niej pisemnego wezwania w tej sprawie.
Do przygotowania stosownego pisma przedsiębiorca może wykorzystać nasz gotowy do wypełnienia wzór wezwania do wydania dokumentów księgowych, który uwzględnia:
- datę i miejsce sporządzenia dokumentu,
- oznaczenie umowy zawartej z biurem,
- dane przedsiębiorcy,
- dane biura rachunkowego,
- wskazanie terminu zwrotu dokumentacji,
- wypis dokumentów, jakie powinny zostać wydane,
- ostrzeżenie o konsekwencjach braku zwrotu dokumentacji w terminie.
Czy biuro może odmówić wydania dokumentów księgowych?
Decyzja o zakończeniu współpracy z biurem rachunkowym może mieć różne podłoże. Czasem przedsiębiorca jest niezadowolony z poziomu świadczonych usług, innym razem wybiera tańsze rozwiązanie.
Biuro rachunkowe nie może jednak – w ramach sankcji czy odwetu – odmówić zwrotu dokumentacji księgowej byłemu klientowi. Wynika to bezpośrednio z przepisów prawa, zatem w umowie zawieranej z biurem rachunkowym nie mogą znaleźć się zapisy, które pozwalałyby na takie działania.
Wraz z zakończeniem współpracy pomiędzy podmiotami, powinno nastąpić automatyczne rozliczenie się stron, czyli natychmiastowy zwrot dokumentacji księgowej. Odmawiając takiego zwrotu lub zwlekając z nim, biuro rachunkowe popełnia przestępstwo, za które grozi wysoka grzywna, kara ograniczenia wolności, a nawet kara pozbawienia wolności do dwóch lat.
Warto zauważyć również, że biuro rachunkowe nie ma prawa zatrzymać dokumentacji w ramach kary za brak rozliczenia z klientem. Spory związane z uregulowaniem zaległych opłat biuro musi załatwiać na drodze sądowej. Obie kwestie należy traktować całkowicie osobno.
Oznacza to, że biuro powinno zwrócić dokumenty byłemu klientowi, nawet jeśli ten zalega z płatnościami na rzecz przedsiębiorstwa. Później może natomiast skierować sprawę takich należności do sądu, wcześniej wzywając firmę do uiszczenia płatności w wyznaczonym terminie (pisemnie).
Zwrot dokumentacji księgowej powinien nastąpić nie tylko na podstawie przepisów Kodeksu karnego, ale również na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego. Dokumenty księgowe stanowią bowiem wyłączną własność tej firmy, której dotyczą.
Zgodnie z art. 55 Kodeksu cywilnego, księgi i dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej są częścią:
a właściciel danej rzeczy ma prawo żądać od osoby, która włada faktycznie jego rzeczą, żeby rzecz ta została mu wydana (art. 222 Kodeksu cywilnego).
Jak widać, przedsiębiorca może powołać się na szereg różnych przepisów, aby odzyskać należącą do niego dokumentację księgową. Natomiast biuro rachunkowe nie ma żadnych podstaw, aby ją zatrzymać.
Protokół przekazania dokumentów księgowych
Protokół wydania, przekazania, odebrania czy zwrotu dokumentów księgowych to ten sam dokument, stanowiący potwierdzenie realizacji obowiązkowego zwrotu dokumentacji księgowej. Pismo poświadcza nie tylko sam fakt wydania dokumentów, ale również to, jakie dokumenty zostały zwrócone oraz kto odebrał je od biura rachunkowego.
Sporządzenie protokołu jest w interesie obu stron. Dokument często uwzględnia też nakaz sprawdzenia poprawności i kompletności przekazanej dokumentacji.
Kilka zdań podsumowujących
Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) w wyroku z dnia 1 sierpnia 2019 r. sygn. II FSK 2746/17 jasno orzekł, że biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentacji księgowej byłego klienta, nawet jeśli klient nie uregulował płatności za usługę księgową.
Jeśli więc biuro rachunkowe odmawia wydania naszej firmowej dokumentacji bądź odwleka w czasie jej wydanie, należy wystosować pismo o wydanie dokumentów księgowych w określonym terminie, grożąc pewnymi konsekwencjami prawnymi i dodatkowymi kosztami, jakie biuro księgowe będzie musiało ponieść.
Po przesłaniu takiego pisma do biura rachunkowego lub dostarczeniu pisma osobiście, odzyskanie dokumentów księgowych nie powinno sprawić więcej problemów.
