Rozmowa dyscyplinująca to forma upomnienia pracownika. Poprzedza ona między innymi zwolnienie dyscyplinarne. Rozmowę dyscyplinującą przeprowadza się na przykład w przypadku, gdy:
- pracownik nieprawidłowo wykonuje swoje zadania,
- pracownik jest konfliktowy,
- pracownik obraża współpracowników,
- pracownik nie stosuje się do zaleceń i ciągle popełnia te same błędy,
- pracownik pracuje nieefektywnie,
- pracownik notorycznie się spóźnia.
Po przeprowadzeniu rozmowy z pracownikiem pracodawca może wykorzystać wzór notatki służbowej z rozmowy dyscyplinującej, aby zadbać o potwierdzenie jej odbycia. W dokumencie należy opisać przebieg takiej rozmowy oraz jej przyczynę.
Notatka służbowa z rozmowy dyscyplinującej pełni rolę dowodową. Będzie jednym z dokumentów potwierdzających zasadność ewentualnego zwolnienia pracownika – jeśli rozmowa nie przyniesie pożądanego skutku.
Chociaż przepisy nie mówią o tym, jakie elementy powinna zawierać notatka służbowa z rozmowy dyscyplinującej, to z pewnością należy ująć w niej między innymi datę i miejsce sporządzenia, dane autora oraz jego podpis. Notatka powinna być też krótka i treściwa, pozbawiona prywatnych osądów czy obraźliwych opinii.
