Notatka służbowa to opis zdarzenia, które wpłynęło na wykonywanie pracy przez pracownika. Kiedy taki dokument jest negatywny, służy udokumentowaniu i uzasadnieniu nałożonej na osobę zatrudnioną kary. Notatka służbowa – nieobecność w pracy będzie więc notatką dyscyplinującą.
Żadne przepisy nie określają, jak powinna wyglądać i co powinna zawierać notatka służbowa. Z pewnością taki dokument powinien być jednak rzeczowy, krótki i pozbawiony osobistych opinii. Najwygodniej jest przygotowywać notatki służbowe w oparciu o konkretny wzór, w tym przypadku wzór notatki służbowej – nieobecność w pracy.
Należy pamiętać, że notatka służbowa – nieobecność w pracy nie może dotyczyć samej nieobecności, lecz nieobecności nieusprawiedliwionej, czyli faktu nieusprawiedliwienia nieobecności w pracy.
Pracownik ma bowiem obowiązek uprzedzić o swojej nieobecności z wyprzedzeniem, a jeśli jest to niemożliwe, musi usprawiedliwić swoją nieobecność osobiście, telefonicznie czy za pośrednictwem innej osoby.
