Wynajem mieszkania dla firmy na cele mieszkaniowe może korzystać ze zwolnienia VAT, o ile przedsiębiorca wynajmuje takie mieszkanie dla swoich pracowników, a nie na cele działalności gospodarczej. Umowa najmu musi więc bardzo dokładnie określać cel jej zawarcia. Jak sporządzić odpowiedni dokument?
Najem na cele użytkowe i cele mieszkaniowe
Umowa najmu mieszkania może zostać zawarta zarówno na cele mieszkaniowe, jak i na cele użytkowe, czyli na cele związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, na przykład w celu prowadzenia sprzedaży detalicznej. Również umowa najmu mieszkania dla firmy może zostać zawarta w tych dwóch celach, czyli:
- na cele użytkowe – pod biuro, sklep, gabinet,
- na cele mieszkaniowe – dla pracowników zatrudnionych w firmie.
Umowa najmu mieszkania na firmę najczęściej dotyczy prowadzenia działalności w danym lokalu. Mieszkanie może posłużyć wtedy jako pomieszczenie socjalne, biuro obsługi klienta, sala konferencyjna czy sekretariat.
Natomiast wynajem mieszkania dla firmy na cele mieszkaniowe związany będzie z koniecznością zapewnienia pracownikom zakwaterowania. Firmy często traktują taki wynajem mieszkania również jako dodatkowy benefit dla osób zatrudnionych, czyli jako niepieniężną część wynagrodzenia, która pozwala im zatrzymać przy sobie dobrego pracownika.
Jeśli firma zawiera z osobą fizyczną umowę najmu na cele użytkowe, nie mamy do czynienia ze stosunkiem najmu, w którym występuje wynajmujący i lokator. Zastosowania nie znajdą więc bardzo ważne przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy oraz zmianie Kodeksu cywilnego z 21 czerwca 2001 roku.
Czym jest wynajem na cele mieszkaniowe?
Jak sama nazwa wskazuje, wynajem mieszkania na cele mieszkaniowe ma służyć zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych. Kiedy umowę najmu na cele mieszkaniowe zawierają ze sobą dwie osoby fizyczne, nie ma wątpliwości, że najemca planuje w lokalu po prostu mieszkać.
W przypadku firm, cel wynajmu lokalu nie jest już tak oczywisty. O wynajmie na cele mieszkaniowe można mówić wtedy, kiedy mieszkanie wynajmowane jest dla pracowników firmowych.
Przedsiębiorstwa traktują takie rozwiązanie jako dodatkowy benefit jak telefon służbowy czy służbowy samochód. Często jednak firma zmuszona jest wynająć mieszkanie dla pracownika, kiedy chce oddelegować go do pracy w innym mieście. Ma bowiem obowiązek zorganizować mu zakwaterowanie na czas delegacji.
Jaki rodzaj umowy najmu można zawrzeć z firmą?
Wynajem domu dla firmy wymaga sporządzenia umowy w formie pisemnej. Jaką umowę najmu można zawrzeć z przedsiębiorstwem?
Z firmą nie można zawrzeć umowy najmu okazjonalnego (okolicznościowego), ponieważ najemcą nie jest w tym przypadku osoba fizyczna. Tymczasem taki stosunek najmu można nawiązać tylko z osobą fizyczną i tylko w przypadku najmu na cele mieszkaniowe.
Inna opcja – najem instytucjonalny – to rozwiązanie dostępne dla tych właścicieli nieruchomości, którzy prowadzą własną działalność i zajmują się wynajmowaniem lokali. Tego typu umowę można zawrzeć już z osobą prawną.
Kiedy wynajmującym jest osoba fizyczna, najem instytucjonalny nie wchodzi w grę. Jedyną dostępną możliwością pozostaje zwykła umowa najmu, której treść odpowiednio zabezpiecza interesy stron.
Podsumowując: umowa najmu mieszkania z firmą, zawierana przez osobę fizyczną (nieprowadzącą działalności gospodarczej) na cele mieszkaniowe – to umowa najmu zwykłego, czyli tradycyjna umowa. Jakie elementy powinna zawierać?
Elementy umowy najmu mieszkania firmie na cele mieszkaniowe?
Umowa najmu z firmą na cele prowadzenia działalności gospodarczej musi jak najlepiej regulować taki stosunek prawny, ustalając prawa i obowiązki stron. Dokument powinien być zatem bardzo dokładny, sporządzony w oparciu o sprawdzony wzór, który uwzględnia zarówno elementy obligatoryjne umowy, jak i potrzebne w danych okolicznościach elementy dodatkowe.
Najistotniejsze dane w umowie najmu z firmą na cele mieszkaniowe to:
- data i miejsce zawarcia,
- oznaczenie stron umowy najmu,
- oznaczenie przedmiotu najmu (mieszkania),
- określenie wysokości czynszu najmu i innych opłat,
- określenie terminu i sposobu płatności,
- określenie czasu trwania umowy,
- opis praw i obowiązków stron najmu,
- określenie warunków wypowiedzenia umowy,
- podpisy stron najmu.
Wynajem mieszkania firmie na cele mieszkaniowe warto zabezpieczyć też dodatkowymi zapisami. W umowie może pojawić się informacja na temat:
- zakazu dokonywania zmian w lokalu,
- wytycznych dot. sposobu korzystania z lokalu,
- zakazu podnajmowania lokalu osobom trzecim,
- kaucji zwrotnej i sposobu jej rozliczenia (kaucja z tytułu najmu lokalu zgodnie z prawem nie może być większa niż dwunastokrotność miesięcznego czynszu za dany lokal, która obowiązuje w dniu zawarcia umowy najmu).
Kiedy wynajem mieszkania dla firmy podlega zwolnieniu od podatku VAT?
Wynajmowanie mieszkania firmie to odpłatne świadczenie usług. Taki wynajem mieszkania lub domu będzie zwolniony od podatku VAT, jeśli spełnione zostaną trzy warunki (łącznie):
- wynajem odbywa się na cele mieszkaniowe,
- wynajem jest dokonywany na własny rachunek,
- wynajmowana nieruchomość ma charakter mieszkalny.
O warunkach tych informuje art. 43. ustawy o VAT, według którego zwolnieniu podlegają między innymi:
“usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu, o których mowa w art. 22a ust. 1 ustawy z dnia 26 października 1995 r. o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa”
Oznacza to, że ze zwolnienia nie korzysta wynajem:
- dotyczący nieruchomości o charakterze innymi niż mieszkalny,
- dokonywany przez podmiot działający na cudzy rachunek,
- na cele inne niż mieszkaniowe, na przykład na cele prowadzonej działalności gospodarczej.
