Newsletter to bardzo popularne narzędzie marketingowe. Jest tak nie bez przyczyny, bowiem spełnia ono wiele pożytecznych funkcji. Przede wszystkim pozwala nam odsiać „zabłąkanych” użytkowników sieci, od tych którzy faktycznie mogą potrzebować naszej pomocy.
Jest idealne do oferowania naszych usług – w końcu osoba zapisująca się na naszą listę mailingową niejako oczekuje, że otrzyma skrojoną pod nią propozycję zakupową. Pozwala nam także przypomnieć się tym klientom, którzy mogliby już o nas zapomnieć – ludzka pamięć (szczególnie ta w Internecie) bywa bardzo ulotna.
Jednakże, aby zacząć korzystać z omawianego narzędzia w pierwszej kolejności potrzebujemy zapisu na listę sprzedażową. Zapis ten z kolei powinien być zgodny z prawem, a to bezpośrednio prowadzi do wniosku, że potrzebna będzie nam zgoda na newsletter.
Zgoda na newsletter a RODO
Tam, gdzie newsletter tam pozyskiwanie danych od użytkowników. Z kolei tam gdzie pozyskiwanie danych osobowych tam RODO. Tak jest – newsletter wiąże się z polityka prywatności naszej strony internetowej.
Dlatego też tak ważne jest, aby formularz mailingowy posiadał zgodę na newsletter, która będzie zgodna z przepisami o ochronie danych osobowych. W związku z faktem, że w ramach zapisu na listę mailingową pozyskujemy dane osób fizycznych (co najmniej adres email) wymagane jest spełnienie kilku obowiązków RODO.
Najważniejszym z nich jest obowiązek informacyjny z art. 13 RODO. Zgodnie z nim wskazać należy co najmniej na poniższe informacje:
- tożsamość administratora danych (imię i nazwisko lub firmę);
- dane kontaktowe administratora danych;
- jeżeli został powołany – tożsamość inspektora ochrony danych oraz jego dane kontaktowe;
- cele przetwarzania danych osobowych;
- podstawę przetwarzania danych osobowych;
- informacje o odbiorcach danych, m.in. chodzi tu o dostawcę systemu mailingowego;
- wskazanie praw przysługujących osobie fizycznej, której dane są przetwarzane;
- okres przetwarzania i przechowywania danych osobowych;
- jeżeli zachodzi potrzeba – informację o przekazywaniu danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Będzie to konieczne jeżeli korzystamy z zewnętrznych systemów świadczących usługi mailingowe.
Powyższe informację, z racji na wielość informacji, najlepiej zawrzeć w polityce prywatności i jedynie umieścić odesłanie do polityki pod zapisem do newslettera.
Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby dokonać tego przez wskazanie wszystkich informacji w mailu wysyłanym wraz z informacją o dokonaniu zapisu na listę. Można to zrobić także w checkboxie lub w tekście pod zapisem, jednak to z całą pewnością sprawi, że formularz stanie się nieczytelny.
Cel zbierania danych i treść zgody
Cel zbierania danych przy zapisie na newsletter jest prosty – dane zbierane są w celu możliwości wysyłania newsletteru. Dotyczy to zatem art. 6 ust. 1 lit. b. i f. RODO.
Przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków: b. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. f. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Przykładowa treść informacji pod newsletterem może brzmieć następująco:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych powyżej, przez spółkę ABC Sp. z o.o., w celu otrzymywania newslettera, zgodnie z art. 6 ust. lit. b. i f. RODO. Oświadczam, iż jestem świadoma/y, że zgodę tę mogę w każdej chwili wycofać. Więcej informacji znajduje się w Polityce Prywatności.”
Zgoda na newsletter – czy tylko RODO ma znaczenie?
Nie tylko RODO wymaga od nas spełnienia obowiązku informacyjnego. Podobnie do tematu podchodzi ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawa – Prawo telekomunikacyjne.
Jak mówi art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną:
- Zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.
- Informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny.
- Działanie, o którym mowa w ust. 1, stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów ustawy, o której mowa w art. 9 informacja handlowa, ust. 3 pkt 1.
Do tego dochodzi art. 172 Prawa telekomunikacyjnego, który wskazuje, iż:
Powyższe przepisy oznaczają, że każda wiadomość posiadająca w sobie element marketingu, np. opis oferowanej usługi lub towaru, promocji czy oferty kierowanej wyłącznie do subskrybentów sprawia, że konieczna staje się zgoda na newsletter użytkownika naszego serwisu.
