Szczegółowe zasady prowadzenia akt osobowych pracowników zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

Zgodnie z powyższym rozporządzeniem akta osobowe powinny składać się z trzech części:

 Część A – dotyczy dokumentacji zgromadzonej w związku z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie;
 Część B – dotyczy dokumentacji dotyczącej nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
 Część C – dotyczy dokumentacji związanej z ustaniem zatrudnienia pracownika.

Część A – w tej części kompletować będziemy takie dokumenty jak:

1. kwestionariusz osobowy pracownika;
2. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy pracownika;
3. świadectwa ukończenia szkoły, studiów oraz szkoleń – w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia oraz kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania oferowanej pracy;
4. orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
5. inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Część B – tutaj trafią dokumenty:

1. umowa o pracę;
2. dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;
3. pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową;
4. oświadczenie pracownika będącego rodzicem o zamiarze lub jego braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14;
5. dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu bądź rozliczenia;
6. dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych;
7. oświadczeń dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
8. dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagród lub wyróżnień oraz wymierzeniem mu kary porządkowej;
9. pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego;
10. dokumenty dotyczące obniżenia pracownikowi wymiaru czasu pracy;
11. orzeczenia lekarskie wydanych w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi;
12. umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;
13. kopia zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.

Część C – w tej części należy umieścić dokumentację związaną z:

1. wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę;
2. wydaniem świadectwa pracy;
3. obowiązkiem wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy;
4. dokonaniem czynności dotyczących zajęcia wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
5. umowami o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli pracodawca zawarł taką umowę z pracownikiem.