Umowa o zachowanie poufności – wzór z omówieniem

Umowa o zachowanie poufności jest bardzo częstym elementem stosunku pracy. Strony mogą ją zawrzeć już w samej umowie o pracę lub jako oddzielny dokument. Umowa ta oznacza porozumienie zawierane pomiędzy co najmniej dwoma stronami, na mocy którego strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy ściśle określonych informacji.

Bezpieczeństwo informacji, które mają istotne znaczenie dla prawidłowego działania i rozwoju przedsiębiorstwa, jest jedną z fundamentalnych podstaw prowadzenia biznesu. Najczęściej są to informacje handlowe, finansowe, plany i strategie rozwoju firmy, bazy danych klientów i kontrahentów, informacje o produktach i usługach oraz wypracowany w tym zakresie know-how.

Konkurencja nie śpi, pozyskanie przez nią poufnych informacji firmy może okazać się opłakane w skutkach. Dlatego też umowa o zachowanie poufności stała się niejako standardowym elementem każdej umowy o pracę.

Umowa o zachowanie poufności a przestrzeganie tajemnicy pracodawcy

Umowa o zachowanie poufności wynika wprost z przepisów Kodeksu Pracy (dalej jako KP). W art. 100 § 2 pkt 4 KP przepis wskazuje, iż pracownik jest obowiązany w szczególności do dbania o dobro zakładu pracy, chronienia jego mienie oraz zachowywania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Tak więc zawarcie omawianej umowy nie tworzy nowych obowiązków pracowniczych, a jedynie je uszczegóławia oraz uściśla. Umowa ta zawierana jest po to, aby pracownik był świadomy swoich obowiązków względem pracodawcy i znał konsekwencje niedochowania tajemnicy przedsiębiorstwa.

Ujawnienie informacji poufnych, nawet bez zawarcia umowy, może oznaczać dla pracownika rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 § 2 KP).

Wskazany powyższej obowiązek pracownika do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa dotyczy przede wszystkim danych firmy nieujawnionych do wiadomości publicznej, takich jak informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Wskazany w KP obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę – należy odróżnić od obowiązku zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa, o którym mowa w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Ten drugi dotyczy jedynie podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Natomiast obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, obowiązuje u wszystkich pracodawców.

W tym wypadku więc chodzi przede wszystkim o informacje handlowe, techniczne, technologiczne i organizacyjne. Dodatkowo zgodnie z orzecznictwem, naruszenie obowiązku zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, może polegać na uzyskaniu wiedzy o nich przez nieuprawnionego pracownika.

Umowa o zachowanie poufności a zakaz konkurencji

Obowiązek zachowania poufności wiąże się z umową o zakazie konkurencji. Naruszenie przez pracownika umowy o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy przez podjęcie działalności konkurencyjnej stanowi wystarczającą przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę.

Jeżeli takiej umowy nie zawarto, to w aspekcie naruszenia pracowniczego obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy jako przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie należy ocenić, czy podjęcie przez pracownika działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy stanowi naruszenie jego interesów, godzi w dobro zakładu pracy lub wyrządza (może wyrządzić) szkodę. (por. wyr. SN z dnia 18 czerwca 2007 r., II PK 338/06).

Tajemnica zawodowa a zaostrzenie przepisów

W przypadku niektórych grup zawodowych obowiązek zachowania poufności jest o wiele szerszy, aniżeli w przypadku pozostałych, „standardowych” zawodów. W przypadku poniższych pracowników stosowany jest także obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej. Obowiązek ten dotyczy w szczególności:

1. osób zatrudnionych w bankach, za pośrednictwem których bank wykonuje czynności bankowe – zobowiązanych zachować tajemnicę bankową, która obejmuje wszystkie informacje dotyczące czynności bankowej, uzyskane w czasie negocjacji, w trakcie zawierania i realizacji umowy;
2. służb statystyki publicznej, rachmistrzów spisowych, ankieterów statystycznych oraz innych osób wykonujących czynności w imieniu i na rzecz statystyki publicznej, mających bezpośredni dostęp do danych indywidualnych i danych osobowych – zobowiązanych do przestrzegania tajemnic statystycznych;
3. pracowników urzędów skarbowych oraz izb skarbowych; funkcjonariuszy celnych i pracowników urzędów celnych oraz izb celnych; wójtów, burmistrzów (prezydentów miast), starostów, marszałków województwa oraz pracowników urzędów ich obsługujących; członków samorządowych kolegiów odwoławczych oraz pracowników biur tych kolegiów;
4. funkcjonariuszy służby więziennej – zobowiązanych do zachowania w tajemnicy wszystkich spraw, o których powzięli wiadomość bezpośrednio lub pośrednio w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, jeżeli sprawy te uznano za tajne albo gdy utrzymania ich w tajemnicy wymaga dobro publiczne lub względy służbowe;
5. osób wykonujących czynności wynikające z ustawy o ochronie zdrowia psychicznego – zobowiązanych do zachowania w tajemnicy wszystkiego, o czym powezmą wiadomość w związku z wykonywaniem tych czynności.