Wniosek o przywrócenie terminu w postępowaniu administracyjnym

Sprawy urzędowe nie należą do najprostszych, tyczy się to również terminów. Termin do złożenia wniosku, do załatwienia sprawy administracyjnej, do odwołania, do skargi na decyzję, do skargi kasacyjnej. Jest tego cała masa. Co więcej sprawy załatwiane są przed organami administracyjnymi (typu urząd miejski) oraz przed sądami administracyjnymi. Wszędzie tam terminy mogą się od siebie różnić. Nie dziwi więc, że „zwykły Kowalski” może się w nich nie orientować. Do tego dochodzi instytucja domniemania doręczenia, która pozwala organom na uznanie, iż decyzja dotarła do strony postępowania, a co za tym idzie termin na jej zaskarżenie rozpoczął swój bieg. W każdym wypadku, gdy uchylony został termin, pomóc może wniosek o przywrócenie terminu.

W postępowaniu administracyjnym wniosek o przywrócenie terminu należy złożyć w ciągu siedmiu dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminowi. Jednocześnie z wniesieniem prośby o wznowienie należy dopełnić czynności, dla której określony był termin. Co istotne wniosek o przywrócenie terminu do złożenia wniosku o przywrócenie terminu jest niedopuszczalny. Oznacza to, że jeżeli storna spóźni się również ze wskazanym siedmiodniowym terminem, decyzja pierwotna staje się prawomocna i nie służy od niej odwołanie.

Instytucja przywrócenia terminu

Wniosek o przywrócenie terminu w postępowaniu administracyjnym można złożyć na mocy art. 58 Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej jako KPA).  Instytucja przywrócenia terminu ma charakter czysto proceduralny, mający na celu ochronę strony przed negatywnymi skutkami uchybienia terminowi dla podjęcia czynności administracyjnej, o ile uchybienie nastąpiło bez winy strony. Przywrócenie terminu jest poprzedzane złożeniem odpowiedniego wniosku do właściwego organu administracyjnego pisemnie lub ustnie do protokołu.

Instytucji przywrócenie terminu nie stosuje się do wszystkich terminów zawartych w Kodeksie. Przepis art. 58 KPA stosuje się wyłącznie do terminów proceduralnych związanych z dokonywaniem czynności w toku postępowania administracyjnego. Nie przywraca się terminów instrukcyjnych, gdyż te nie są wiążące, a ich przekroczenie nie wywołuje skutków w zakresie ważności czy skuteczności dokonanych przez strony pozostałych czynności. Nie przywraca się także terminów obligujących organ administracji publicznej do załatwienia sprawy w określonym terminie.

Przesłanki przywrócenia terminu

Przepis art. 58 KPA w swojej treści określa cztery przesłanki, które muszą zostać spełnione łącznie, aby organ lub sąd mógł dokonać przywrócenia terminu. Dla skutecznego skorzystania z omawianej instytucji, strona musi spełnić poniższe przesłanki:

• wystąpić z wnioskiem o przywrócenie terminu;
• wniosek musi zostać złożony w przeciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia terminowi;
• z wnioskiem o przywrócenie terminu musi zostać dopełniona czynność, dla której określony był uchylony przez stronę termin;
• uprawdopodobnić, że uchybienie terminowi nastąpiło bez jej winy.

Wniosek o przywrócenie terminu – wystąpienie z pismem

Na wstępie należy podkreślić, iż prawo administracyjne nie przewiduje w żadnej sytuacji przywrócenia terminu z urzędu. Stąd też jedyną możliwością jego przywrócenia jest złożenie wniosku. Co istotne wniosek o przywrócenie terminu nie może zostać złożony w sposób dorozumiany. Przywrócenie terminu może nastąpić wyłącznie na wyraźną prośbę zainteresowanego.

Dodatkowo sam fakt dokonania określonej czynności po terminie nie może być podstawą do domniemania, że osoba zainteresowana składa wniosek o przywrócenie terminu. Brak wniosku o przywrócenie terminu w piśmie wniesionym z uchybieniem terminu, dopełniającym spóźnionej czynności nie stanowi braku formalnego i nie wymaga wezwania strony do jego uzupełnienia.

Postępowanie administracyjne może chronić zarówno interes faktyczny i prawny strony postępowania, jak i interes innych jego uczestników. Stąd też prawo do wystąpienia z wnioskiem przysługuje każdemu zainteresowanemu rozstrzygnięciem sprawy (również osobom trzecim).

Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny „strona postępowania administracyjnego, niebędąca jedyną stroną tego postępowania, która została w tym postępowaniu pominięta przez niedoręczenie jej decyzji organu pierwszej instancji, może wnieść odwołanie w terminie, który biegnie dla stron postępowania, którym decyzję doręczono, zaś po tym terminie nie służy jej prawo wniesienia odwołania, lecz podanie o wznowienie postępowania na podstawie art. 145 § 1 pkt 4 KPA.

Możliwość skorzystania z wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania służy jedynie stronie, której organ doręczył decyzję” (por. wyrok NSA z dnia 24 listopada 2010 r., sygn. II OSK 1762/09).

Wniosek o przywrócenie terminu – termin na wniesienie pisma

Termin do wniesienia wniosku o przywrócenie terminu wynosi siedem dni, licząc od dnia ustania przyczyny uchybienia terminowi. Datą początkową biegu terminu do wniesienia wniosku o przywrócenie terminu może być dzień, w jakim strona powzięła wiadomość o uchybieniu terminowi. Dotyczy to przypadków, kiedy strona, dokonując czynności, działała w przeświadczeniu, że dokonuje tego w terminie.

Wniosek o przywrócenie terminu – dopełnienie pierwotnej czynności

Kolejnym obligatoryjnym warunkiem przywrócenia terminu jest dopełnienie czynności, dla której określony był termin wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu. Powyższe nie oznacza, iż obie te czynności muszą nastąpić jednocześnie, tj. oba pisma muszą zostać wysłane do organu tego samego dnia, tą samą przesyłką.

Istotne jest, aby obie czynności zostały wykonane w ciągu siedmiodniowego terminu na przywrócenie terminu. Możliwe jest także dopełnienie czynności, w stosunku do której uchybiono terminowi i w dalszej kolejności wystąpienie z żądaniem przywrócenia terminu. Musi się to jednak odbyć przed upływem siedmiu dni od momentu dowiedzenia się o uchybieniu terminowi.

Wniosek o przywrócenie terminu – uprawdopodobnienie braku winy

Ostatnią przesłanką umożliwiającą przywrócenie terminu jest uprawdopodobnienie braku winy w uchybieniu terminowi. Zainteresowany jest zobowiązany do uprawdopodobnienia, nie do udowodnienia, istnienia obiektywnych okoliczności, które spowodowały niemożność dokonania czynności w przewidzianym terminie.

Samo wniesienie wniosku nie jest wystarczające do przywrócenia uchybionego terminu do dokonania czynności, konieczne jest również uprawdopodobnienie przez zainteresowanego, że nie ponosi winy w niedochowaniu terminu.

Zgodnie z wyrokiem NSA w Szczecinie z dnia 2 lutego 2000 r. (sygn. SA/Sz 2125/98), złożenie wniosku o przywrócenie terminu nie zwalnia organu administracyjnego z konieczności podjęcia wszelkich działań, nakierowanych na potwierdzenie przez osobę wnioskującą wiarygodności okoliczności, na które powołała się, podając przyczynę niedopełnienia w terminie określonych czynności procesowych. Oznacza to, iż to na stronie ciąży obowiązek uwiarygodnienia, że dochowała ona należytej staranności, jednak dopełnienie czynności w terminie stało się niemożliwe z powodu trudnej do przezwyciężenia przeszkody, niezależnej od niej i istniejącej przez cały czas, aż do wniesienia wniosku.

Przez pojęcie uprawdopodobnienia należy rozumieć zastępczy środek dowodu w znaczeniu ścisłym lub jako surogat dowodu. Uprawdopodobnienie – w przeciwieństwie do udowodnienia – nie daje pewności, lecz tylko wiarygodność (prawdopodobieństwo) twierdzenia o jakimś fakcie. Uprawdopodobnienie przyczyny uchybienia zastępuje formalny dowód, lecz nie jest równoznaczne z gołosłownym podaniem przez wnioskodawcę przyczyny niezachowania terminu, chyba że przyczyna ta jest powszechnie znana.

Kryterium winy w postępowaniu administracyjnym wiąże się z obowiązkiem strony do szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności proceduralnych. Tym samym przy ocenie okoliczności wskazywanych przez zainteresowanego należy brać pod uwagę obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony należycie dbającej o swoje interesy.

O braku winy w niedopełnieniu obowiązku zachowania terminu do dokonania czynności procesowej można mówić tylko w przypadku stwierdzenia, że dopełnienie obowiązku stało się niemożliwe z powodu przeszkody niedającej się przezwyciężyć.

Przywrócenie terminu nie jest dopuszczalne, gdy strona dopuściła się chociażby lekkiego niedbalstwa, przy przyjęciu obiektywnego miernika staranności, jakiej można wymagać od osoby należycie dbającej o swoje interesy (por. wyrok NSA w Szczecinie z dnia 2 lutego 2000 r. sygn. SA/Sz 2125/98). Brak winy w uchybieniu terminowi można przyjąć tylko wtedy, gdy strona nie mogła przeszkody usunąć, nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku

Kiedy przywrócenie terminu nie będzie możliwe?

Orzecznictwo sądów administracyjnych jest pełne przykładów sytuacji, kiedy przywrócenie terminu jest możliwe, a kiedy jest wykluczone. Przede wszystkim sądy wskazują, iż nie można traktować jako niezawinione uchybienie terminowi przypadku, gdy zainteresowany mimo cierpienia na poważną lub przewlekłą chorobę, posiada obiektywne możliwości podjęcia określonych czynności procesowych.

Poniżej wskazujemy kilka przykładów, kiedy to sądy odmówiły prawa do przywrócenia terminu:

1. Długotrwała niedyspozycja zdrowotna – np. niedyspozycję ze strony układu pokarmowego, czy też okresowe obrzęki oraz bóle stawów stóp uniemożliwiające nawet założenie obuwia – nie jest wystarczającym powodem.  
2. Samo zwolnienie lekarskie nie wystarcza do przyjęcia braku winy zainteresowanego w uchybieniu terminowi. Nie jest ono bowiem równoznaczne z niemożnością dokonania czynności procesowej przez zainteresowaną i nadania pisma przez pocztę osobiście lub przez osobę trzecią (por. wyrok NSA z dnia 27 lipca 2018 r., sygn. II OSK 2171/16).
3. Za okoliczność uniemożliwiającą przywrócenie terminu orzecznictwo sądowe uznaje także przebywanie w areszcie śledczym (por wyrok NSA w Lublinie z dnia 14 kwietnia 1997 r., sygn. SA/Lu 864/96.).
4. Wyjazd z miejsca zamieszkania również nie jest dostateczną przesłanką od przywrócenia terminu.
5. Nieznajomość prawa nie może być uznana za okoliczność usprawiedliwiającą uchybienie terminowi do wniesienia odwołania (por wyrok NSA z dnia 29 sierpnia 1997 r., sygn. III SA 101/96).
6. Za fakt nieposiadający statusu przesłanki uzasadniającej przywrócenie terminu uznaje się zaniedbanie pracownika odpowiedzialnego za korespondencję w przedsiębiorstwie lub innej jednostce. (por. wyrok NSA w Gdańsku z dnia 9 marca 2000 r., sygn. I SA/Gd 1288/99).
7. Za fakt nieposiadający istotnego znaczenia dla przywrócenia terminu uznać trzeba wewnętrzne problemy organizacyjne danej jednostki, które spowodowały niemożność wysłania pisma w danym terminie.
8. Zagubienie pisma w żadnym przypadku nie może zostać potraktowane jako niezawinione uchybienie terminowi do wniesienia środka zaskarżenia (por. wyrok NSA z dnia 16 listopada 1999 r., sygn. I SA 674/99).
9. Uzasadniająca przywrócenie terminu nie jest również okoliczność braku znajomości języka polskiego przez osobę zainteresowaną – obcokrajowca (por. wyrok NSA z dnia 30 sierpnia 2001 r., sygn. V SA 175/01.

Udzielenie pełnomocnictwa a uchybienie terminowi

Istotną z punktu widzenia terminów procesowych jest instytucja pełnomocnika. Wiele osób decydując się na jego usługi, liczy na jego fachowość oraz skrupulatność. Pełnomocnik działa w imieniu i na rzecz mocodawcy, wykonując wszelkie niezbędne czynności w postępowaniu do którego został „najęty”. W związku z tym doręczenie pisma pełnomocnikowi uważa się za równoznaczne z doręczeniem pisma stronie postępowania. 

Z racji profesjonalnego charakteru prowadzenia spraw procesowych uchybienie terminowi z winy pełnomocnika nie stanowi podstawy do jego przywrócenia. Jednocześnie, jeżeli pełnomocnik dochował należytej staranności i mimo to uchybił terminowi, także będzie on mógł skutecznie żądać przywrócenia terminu.

Błędne pouczenie strony – czy uzasadnia przywrócenie terminu?

W sytuacji, gdy organ błędnie pouczył stronę, iż nie przysługuje jej odwołanie lub skarga, a strona dowiedziała się o rzeczywistym stanie prawnym po upływie ustawowego terminu, wówczas okoliczność ta stanowi podstawę do przywrócenia terminu. Warunkiem przywrócenia uchybionego terminu jest złożenie omawianego wniosku.

Elementy wniosku

Wniosek o przywrócenie terminu odpowiadać powinien minimum wymogów formalnych określonych w art. 63 § 1–3 KPA, tj. pismo musi być wniesione pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracyjnego utworzoną na podstawie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Pismo to powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie. Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

Podobne wzory pism:

• Opinia o pracowniku do sądu wzór
• Wycofanie wniosku z sądu rodzinnego wzór
• Wzór uzasadnienia wniosku o przydział mieszkania komunalnego
• Usprawiedliwienie nieobecności w sądzie wzór
• Jak napisać usprawiedliwienie nieobecności w sądzie?
• Skarga na referendarza sądowego w przedmiocie zwolnienia od kosztów